Dit afwegingskader beschrijft de verplichte aansluitvoorwaarden waaraan applicaties moeten voldoen bij:

• Aanschaf van nieuwe applicaties;
• Vervanging van bestaande applicaties;
• Significante wijzigingen aan bestaande applicaties.

Het kader is gebaseerd op IRMA (Informatiehuishouding Raamwerk, Model en Afwegingskader) en geeft invulling aan het principe ‘informatiehuishouding by design’. Het afwegingskader is richtinggevend en normerend: applicaties moeten aantoonbaar voldoen aan deze voorwaarden, of afwijkingen gemotiveerd laten vaststellen door het bevoegde gezag.

Dit afwegingskader is van toepassing op:

• Alle applicaties waarin gemeentelijke informatie wordt gecreëerd, ontvangen, gebruikt, beheerd, gedeeld of opgeslagen;
• Alle informatietypen (documenten, data, dossiers, zaken), ongeacht vorm of drager;
• Zowel vakapplicaties, zaaksystemen, procesapplicaties als ondersteunende systemen.

Bij elke aanschaf of vervanging geldt als uitgangspunt: Gemeentelijke processen en informatiebehoeften zijn leidend, niet de applicatie. De applicatie moet aantoonbaar aansluiten op:

• De Informatieplattegrond;
• De bijbehorende processen;
• De informatieobjecten en hun levenscyclus.

Applicaties die deze uitgangspunten niet ondersteunen, zijn niet passend binnen IRMA.

De applicatie moet aantoonbaar ondersteunen dat informatie:

1. Toegankelijk is voor bevoegde gebruikers;
2. Vindbaar is, ook organisatiebreed en over tijd;
3. Betrouwbaar is (juist, volledig, navolgbaar);
4. Veilig wordt verwerkt en beschermd;
5. Duurzaam kan worden beheerd;
6. Herbruikbaar is binnen en buiten processen;
7. Volledig blijft gedurende de hele levenscyclus.

Indien één of meerdere eisen niet (volledig) worden ondersteund, moet expliciet worden gemotiveerd hoe risico’s worden gemitigeerd.

De applicatie moet voorzieningen hebben voor minimaal de volgende IRMA‑voorwaarden:

1. Metadata: ondersteunen van de gemeentelijke Minimale Metadataset;
2. Ordening: logische samenhang tussen informatieobjecten;
3. Context: behoud van relatie met proces, zaak of dossier;
4. Authenticiteit: aantoonbaarheid van herkomst en status;
5. Integriteit: bescherming tegen ongewenste wijziging;
6. Autorisaties: rol- en functiegebaseerde toegang;
7. Vernietiging: geautomatiseerde of ondersteunde vernietiging;
8. Openbaarheid: ondersteuning van openbaarheid en Woo‑verzoeke

Handmatige work‑arounds of afhankelijkheid van gebruikersdiscipline zijn onvoldoende.

Samengevat: