Om gemeentelijke informatie goed te kunnen vinden, (her)gebruiken, bewaren en delen, is metadata onmisbaar. Metadata zijn eenvoudig gezegd de kenmerken van informatie, zoals datum, documenttype of onderwerp.

Binnen IRMA gebruikt de gemeente Den Haag een Minimale Metadataset (MMS). Deze minimale set met essentiële metadatavelden vormt de standaard voor alle vastgelegde informatie, zoals documenten, e‑mails, PDF’s en dossiers.

Goede metadata zorgen ervoor dat informatie:

• (Snel) terug te vinden is;
• Juist geïnterpreteerd kan worden (context);
• Betrouwbaar en compleet blijft;
• Voldoet aan wet- en regelgeving.
• Eenvoudig hergebruikt kan worden;
• Efficiënt beheerd kan worden gedurende de hele levenscyclus.

Elk metadataveld draagt bij aan minimaal één IRMA‑eis (zoals vindbaarheid of betrouwbaarheid) en één IRMA‑voorwaarde (zoals context, ordening of integriteit). Daarom is elk veld noodzakelijk en kan er niet zomaar iets worden weggelaten. Omdat het om een minimale set gaat, kunnen er indien nodig wél extra velden worden toegevoegd.

Voor individuele documenten (zoals e‑mails, brieven of rapporten) wordt vastgelegd:

• Datum: wanneer is de informatie ontvangen of gemaakt?;
• Documenttype: wat voor soort informatie is het?;
• Onderwerp: waar gaat de informatie over?;
• Status: is de informatie in concept of definitief?

Deze gegevens maken terugvinden, beoordelen en hergebruik van informatie eenvoudiger en betrouwbaarder.

Voor zaken en dossiers worden naast de standaard documentmetadata extra metadatavelden vastgelegd, die specifiek bedoeld zijn om het beheer en de context van een geheel van gerelateerde documenten te ondersteunen:

• Einddatum t.b.v. het definiëren van bewaar- en vernietigingstermijnen van informatie;
• Gemeenschappelijk kenmerk t.b.v. het bij elkaar houden van de informatie;
• Resultaat(type) t.b.v. de uitkomst van een zaak.

Op deze manier blijft op hoger niveau duidelijk welke informatie bij welk proces hoort en hoe lang deze bewaard moet worden.

Waar het kan, worden metadatavelden automatisch gevuld door applicaties en het DMS. Dat vermindert handwerk voor medewerkers en zorgt voor uniforme, complete en betrouwbare metadata.

Binnen de gemeente is afgesproken dat voor alle te vernietigen informatie de "Minimale metadataset" wordt gebruikt. Voor alle (mogelijk) te bewaren informatie wordt de “M.D.T.O.” gebruikt omdat deze als ingangseis geldt voor het e-depot.

Uit de gegevens zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond kan reeds “by design” worden vastgesteld dat de informatie die voortkomt uit de gemeentelijke processen voor 83% altijd te vernietigen is. Hiervoor is de Minimale metadataset voldoende. De overige informatie (17%) komt “by design” mogelijk in aanmerking voor overbrenging naar het HGA. O.b.v. de uiteindelijk toegekende resultaattypen wordt vervolgens bepaald welke “mogelijk te bewaren” informatie daadwerkelijk overgebracht moet worden of welke informatie alsnog vernietigd dient te worden. In de praktijk wordt op den duur 2 tot 5% daadwerkelijk overgebracht.

De Minimale metadataset is zodanig opgesteld dat deze gezien kan worden als een integraal onderdeel van het M.D.T.O. Hiervoor is een FIT/GAP opgesteld, die aantoont dat alle velden uit de minimale set ook terugkomen in het M.D.T.O. Het is in de praktijk ondoenlijk en onnodig om een heel zwaar metadata beheerregime toe te passen op informatie die vernietigd dient te worden.

Samengevat: