Veelgestelde vragen

De vragen die we krijgen rondom IRMA hebben we gebundeld en gecategoriseerd. Staat uw vraag er niet bij, is het antwoord onvoldoende duidelijk of wilt u verder prakkiseren naar aanleiding van de richting die de informatiebeheerketen binnen de Gemeente Den Haag, directie Bedrijfsvoering heeft gekozen? Neem contact met ons op middels het contactformulier.

DMS

Vraag	Antwoord
Hoe zorgen jullie ervoor dat het DMS niet te log wordt met alle data?	Informatie wordt tijdig vernietigd op basis van de metadataset. Daarnaast wordt door technisch beheer proactief gemonitord of er steeds voldoende sch[r]ijfruimte is. Tevens wordt de performance van het DMS actief in de gaten gehouden en preventieve maatregelen genomen wanneer bijvoorbeeld de performance achteruit dreigt te lopen
Is de koppeling Sharepoint met het DMS nog lastig geweest?	Er waren om de koppeling te realiseren verschillende uitdagingen. Deze hebben we vastgelegd in een zogenaamde 'FIT/GAP'. De grootste uitdagingen lagen op het vlak van single-sign on en een ander rechtenmodel, maar ook door een heel andere inrichting van SharePoint en het DMS. In de SharePoint inrichting van de gemeente Den Haag wordt de informatie bijvoorbeeld gemetadateerd op het (algemene) aggregatieniveau 'procestype', terwijl binnen DMS het (specifieke) aggregatieniveau 'proces' leidend is. Dit hebben we opgelost met een vertaaltabel. Om alle uitdagingen het hoofd te bieden heeft de gemeente Den Haag veel intelligentie in het koppelvlak moeten (laten) bouwen. Voor de toekomst wordt bekeken of SharePoint heringericht kan worden op basis van de eisen en voorwaarden van IRMA
Hoe zit het met de verschillen in autorisatieopzet tussen DMS en SharePoint?	De autorisaties in SharePoint blijven nadat de informatie is overgezet naar het DMS, behouden. De informatie die oorspronkelijk in SharePoint is opgemaakt of ontvangen kan door de gebruiker alleen via SharePoint gevonden en gebruikt worden. De informatie in DMS is dus alleen via het systeemaccount van SharePoint te benaderen en niet rechtstreeks via het DMS
Wordt er vernietigd vanuit het DMS en betekent dit dat dan bijvoorbeeld ook vernietigd wordt in SharePoint?	De primaire reden om SharePoint (en andere applicaties) op DMS aan te sluiten is om het daadwerkelijke beheer van gemeentelijke informatie te waarborgen. Vanuit de (technische) architectuur is binnen de gemeente Den Haag het DMS als dé primaire applicatie aangewezen om vernietiging of overbrenging uit te voeren. Wanneer een applicatie niet wordt aangesloten op het DMS moeten recordmanagementfaciliteiten in de applicatie zelf worden geregeld (op basis van de wensen en voorwaarden zoals geformuleerd in IRMA). Wanneer informatie uit het DMS wordt vernietigd conform de Selectielijst(en), dan vernietigen we ook de link / verwijzing in de gekoppelde applicaties, zodat de informatie niet meer reconstrueerbaar is
Is koppelbaarheid aan jullie DMS nu ook een harde eis die je aan alle nieuwe informatiesystemen stelt?	Ja, dit hebben we vastgelegd in de (enterprise) architectuur voor informatiebeheer applicaties. Bij de aanschaf van nieuwe applicaties of herinrichting van bestaande applicaties is koppeling met het DMS een vereiste
Binnen 'Common ground' is “bewaren bij de bron” in zwang, maar de gemeente Den Haag sluit juist applicaties op DMS aan om daar record management uit te laten voeren. Hoe zit dat?	Bewaren bij de bron is in de praktijk niet altijd uitvoerbaar of tegen aanzienlijke kosten. Dit zou namelijk betekenen dat in honderden gemeentelijke applicaties recordmanagement functionaliteit ingebouwd zou moeten worden, omdat dit nu meestal niet het geval is. Daarnaast moeten al die applicaties tientallen jaren in de lucht gehouden worden als ze informatie bevatten die bijvoorbeeld pas na 10 of 20 jaar vernietigd dient te worden. De levenscyclus van informatie is doorgaans langer dan de levenscyclus van een applicatie. In het centrale DMS is RM-functionaliteit ingebouwd, zodat aangesloten applicaties op termijn zonder problemen uitgefaseerd kunnen worden. Ook voor toekomstige overbrenging van (langdurig te bewaren) informatie naar het e-depot is het werken met een beperkt aantal koppelingen (waaronder die van het DMS de belangrijkste zal zijn) te prefereren, in plaats van dat met honderden applicaties individueel gekoppeld moet worden. Tevens dient de gemeente in het kader van de Wet Open Overheid (WOO) vanaf mei 2022 informatie proactief 'naar buiten toe te publiceren'. Het is handiger dit vanuit één bron (DMS) te doen dan individueel vanuit honderden vakapplicaties.

IRMA

Vraag	Antwoord
Is IRMA ook jullie ordeningsplan?	Nee, daarvoor hebben we een Informatieplattegrond ontwikkeld. IRMA is een fundament, een (domein)architectuur. De Informatieplattegrond is een van de uitwerkingen die voortkomt uit de eisen en voorwaarden van IRMA
Heeft IRMA ook betrekking op datamanagement?	Ja. Onze definitie van informatie luidt ongeveer “alles wat uit hoofde van de functie ontvangen dan wel gegenereerd wordt, ongeacht de vorm”. Dit geldt dus ook voor data
De 7 eisen zijn toch uit de NEN 15489 en die voldeed niet…	De 7 eisen van IRMA komen niet uit genoemde NEN-norm. Deze eisen zijn voortgekomen uit wet- en regelgeving, de behoefte vanuit de primaire en sturende processen enerzijds (de doelen van informatie) en de ondersteunende processen anderzijds. Om aan deze eisen te voldoen is een tiental voorwaarden opgesteld. Deze voorwaarden zijn van toepassing op één of meerdere eisen. NEN-normen zijn in onze ogen slechts (niet verplichte) hulpmiddelen of richtlijnen. Daarop baseert de gemeente Den Haag géén kaders voor Informatiebeheer. Als de 7 eisen lijken op NEN 15489 berust dit louter op toeval
Als ik IRMA bekijk, zijn de eisen en voorwaarden allemaal gebaseerd op de wet- en regelgeving en normen die Den Haag niet bruikbaar vond. Hoe zit dat precies?	De eisen en voorwaarden van IRMA zijn voornamelijk gebaseerd op de praktijk met wet- en regelgeving als kader. Uitgangspunten zijn de werkprocessen, de doelen van informatie en beheer. Normen zijn geen verplichting en helpen ons louter om de IRMA eisen en voorwaarden te onderbouwen. Wet- en regelgeving is wél een verplichting. Veel organisaties nemen normen als richting, bij IRMA is bij het formuleren van de eisen en voorwaarden uitgegaan van wet- en regelgeving
Gaat IRMA alleen over de applicatielaag (in archimate-termen) of ook over de andere lagen?	IRMA gaat niet over applicatielagen, koppelvlakken applicaties of techniek. ICT is een ondersteunend hulpmiddel bij de inrichting van het gemeentelijke informatiebeheer. De enterprise architectuur is niet de verantwoordelijkheid van Informatiebeheer maar van gemeentelijke architecten. Bij aanschaf of herinrichting van applicaties is er een samenspel tussen o.a. de architecten en Informatiebeheer die allen hun eisen inbrengen
Wat is het verschil tussen IRMA en DUTO?	IRMA is een domeinarchitectuur voor het vakgebied Informatiebeheer, die voornamelijk geënt is op de ondersteuning van de bedrijfsvoering. DUTO is hoofdzakelijk gericht op over te brengen, eeuwig te bewaren informatie. Bij een gemeente is slechts een klein gedeelte van alle informatie die wordt ontvangen of gegenereerd, te bewaren. IRMA bestrijkt zodoende een breder gebied dan DUTO
In hoeverre staat IRMA los van de thema's informatiebeheer uit GEMMA en Gegevensmanagement uit NORA? Of is er overlap/aanvulling?	Wanneer we de sub-functies van GEMMA naast de eisen van IRMA leggen, is IRMA breder van opzet. De IRMA eisen 'volledigheid' en 'veiligheid' zijn bijvoorbeeld niet herleidbaar uit de sub-functies van GEMMA. Daarbij zijn naar onze mening het zwaartepunt van deze sub-functies gericht op over te brengen te bewaren materiaal (o.a. door de nadruk op OAIS-richtlijnen), terwijl het accent van IRMA ligt op het ondersteunen van de bedrijfsvoering
Maakt IRMA onderdeel uit van de gehele informatiearchitectuur van Den Haag?	Nog niet maar daar werken we aan. In eerste instantie is IRMA ontwikkeld als kader voor het gemeentelijke informatiebeheer m.b.t. de ondersteuning van de bedrijfsvoering
De voorwaarden en eisen die bekend zijn voor een nieuwe applicatie of procesinrichting, zijn deze vrij beschikbaar?	Ja, zie het overzicht van eisen en voorwaarden
Is IRMA afgestemd met KOOP i.v.m. aansluiting op PLOOI?	Nee, dat komt in een later stadium. Om überhaupt te kunnen voldoen aan de eisen vanuit de Woo zal de basis van het gemeentelijke informatiebeheer in zijn geheel op orde moeten worden gebracht op basis van de eisen en voorwaarden die zijn gesteld in IRMA. Er zal mogelijk t.z.t. een vertaaltabel worden gemaakt van de 'Minimale metadataset' naar de metadataset die vanuit PLOOI wordt vereist. Op dit moment steekt de gemeente Den Haag er verder nog niet veel effort in omdat de informatie die voorhanden is op de PLOOI-website nog weinig concreet is, bijvoorbeeld met betrekking tot de technische en semantische interoperabiliteit van informatie en daardoor (nog) niet praktisch toepasbaar is
Hoe zorgen jullie ervoor dat al deze informatie ook daadwerkelijk bruikbaar is voor en gebruikt wordt bij o.a. aanbestedingen en projecten?	Bij de start van nieuwe projecten, aanschaf van applicaties of (her)inrichting van applicaties zijn alle vakgebieden binnen bedrijfsvoering betrokken. De 2 primaire uitgangspunten die vanuit Informatiebeheer worden gesteld bij (her)inrichting van applicaties zijn bijvoorbeeld: 1) applicaties inrichten op basis van de 'Minimale metadataset' en 2) aansluiten op het centrale DMS. De eisen en voorwaarden van IRMA zijn het kader waar adviseurs en functioneel beheerders vervolgens op terug kunnen vallen. Uit de eisen en voorwaarden van IRMA zijn diverse producten opgeleverd zoals een Informatieplattegrond, een metadataset en stamtabellen

Metadataset(s)

Vraag	Antwoord
Is de minimale metadataset vastgesteld?	Ja, deze metadataset is vastgesteld in het gemeentelijke CO I&A (Concern Overleg Informatisering & Automatisering) onder voorzitterschap van de Chief Information Officer. De metadataset geldt voor de permanent te bewaren maar nog niet aan het Haags Gemeentearchief overgebrachte informatie en de te vernietigen informatie. Bij overbrenging naar het HGA geldt MDTO
Is er voor de metadata gekeken naar TMLO (en nu MDTO)?	Nee, de Minimale Datatset is niet ontwikkeld vanuit TMLO/MDTO. Besloten is dat de Minimale Metadataset wordt gehanteerd voor zowel op termijn te vernietigen materiaal en blijvend te bewaren materiaal, waarbij voor die laatste categorie geldt dat deze data op het moment van overbrenging aan het HGA moet voldoen aan MDTO

Processen, procestypen, resultaattypen

Vraag	Antwoord
Waar zijn de processen op gebaseerd? De i-Navigator of zelf samengesteld?	De i-Navigator is een beheershulpmiddel, ontwikkeld om de complete informatiehuishouding van een organisatie centraal in kaart te brengen en te beheren. In de i-Navigator worden de belangrijkste gegevens over werkprocessen, informatiebeheer, applicaties en informatiebestanden samengebracht. Niet alle werkprocessen van de gemeente Den Haag konden in de i-Navigator worden ingebracht, daarom is ervoor gekozen separaat aan de I-Navigator een informatieplattegrond te ontwikkelen en te vullen. In de Informatieplattegrond zijn de gemeentelijke processen verbonden met de gemeentelijke diensten, de verantwoordelijke proceseigenaren, thema's, subthema's, procestypen (Selectielijst), resultaattypen (Selectielijst), ZTC, RGBZ, UPL, vertrouwelijkheidsniveau en wettelijke kaders
Houden jullie zelf de processen / resultaattypen bij of gebruiken jullie ook b.v. een tool daarvoor?	De gemeente heeft haar eigen processen ontworpen en deze gecombineerd met o.a. de proces- en resultaattypen uit de vigerende Selectielijst voor gemeenten, maar ook met de RGBZ-zaaktypen. E.e.a. wordt vastgelegd in de stamtabellen voor de 'Minimale metadataset'. We gebruiken hiervoor geen tool als bijvoorbeeld i-Navigator
Gaat IRMA ook in op de informatieprocessen? M.a.w.: beschrijft IRMA ook welke processen er zijn tav informatiebeleid, informatiemanagement en informatiebeheer?	IRMA zelf beschrijft dit niet omdat IRMA een kader is voor beleid omtrent informatiebeheer en voor de inrichting van applicaties. De processen zelf beschrijven we in de stamtabel 'Processen' die is gelieerd aan het metadataveld 'Proces' van de 'Minimale metadataset'. Ook de processen rondom informatiebeleid, informatiemanagement en informatiebeheer zijn hierin (weliswaar onder een andere naam) in beschreven en gekoppeld aan o.a. de proces- en resultaattypen

Terminologie

Vraag	Antwoord
Wat is het verschil tussen informatiebeheer, informatiemanagement en datamanagement?	Het betreft belendende vakgebieden met overeenkomsten maar ook verschillen en andere zwaartepunten. IRMA verbindt en versterkt de verschillende vakgebieden zodat de klant een eenduidige aanpak vanuit de bedrijfsvoering ervaart in plaats van gefragmenteerd. Voor een uitleg per term zie de begrippenlijst

Vernietigen en overbrengen

Vraag

Antwoord

Brengen jullie al archief over naar een e-depot of gaan jullie naar bewaren aan de bron. Hoe zien jullie dat?

het Haags Gemeentearchief is verantwoordelijk voor het e-depot. Hoe e.e.a. binnen de gemeentelijke informatiebeheerketen is geregeld binnen het DMS is uitgelegd en gevisualiseerd in de technische architectuur. De opstellers van IRMA zijn vooralsnog géén voorstander van “beheren bij de bron”, o.a. omdat de levenscyclus van informatie die voortkomt uit applicaties doorgaans langer is dan de levenscyclus van de applicaties zelf. Het DMS regelt centraal het totale beheerregime (vernietigen en overbrengen) van de informatie die voortkomt uit zaken en processen én de proactieve geanonimiseerde publicatie van informatie die daarvoor in aanmerking kont i.h.k.v. de WOO. We willen hier als informatiebeheerketen zicht op kunnen houden en we willen voorkomen dat we in honderden applicaties recordmanagementtools moeten inrichten of dat we vanuit evenzoveel applicaties verkeer inclusief anonimiseersoftware richting een externe website moeten sturen. Het heeft de voorkeur dit soort zaken centraal te regelen

IRMA

Zijbalk

Informatiebeheer Referentie Model Architectuur (IRMA):

Uitwerkingen IRMA:

Diverse utensilia:

Inhoud

Veelgestelde vragen

DMS

IRMA

Metadataset(s)

Processen, procestypen, resultaattypen

Terminologie

Vernietigen en overbrengen

IRMA

Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen

Zijbalk

Informatiebeheer Referentie Model Architectuur (IRMA):

Uitwerkingen IRMA:

Diverse utensilia:

Inhoud

Veelgestelde vragen

DMS

IRMA

Metadataset(s)

Processen, procestypen, resultaattypen

Terminologie

Vernietigen en overbrengen

Paginahulpmiddelen