• DBV/I&A is verantwoordelijk voor het beheer van alle te vernietigen informatie en alle te bewaren informatie tot aan het moment van overbrenging aan het Haags Gemeentearchief (HGA). Uitgangspunt hierbij is dat deze informatie daadwerkelijk onder beheer van Informatiebeheer is gebracht. Voor het beheer van informatie op netwerkschijven of in applicaties die niet op DMS zijn aangesloten kan IB geen verantwoordelijkheid dragen omdat deze informatie zich onttrekt aan het beheerregime;
• Het HGA is verantwoordelijk voor de aan hen overgebrachte eeuwig te bewaren informatie (hiervoor staat een wettelijke retentieperiode van 20 jaar) én het toezicht op het informatiebeheer binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering.

Hieronder vindt u een plaatje hoe het Informatiebeheer van de gemeente Den Haag met elkaar samenhangt op basis van de besluiten die inmiddels binnen de organisatie zijn genomen. Het betreft een concept en zal later worden uitgebreid met o.a. gegevensmanagement / het beheer van amorfe informatie. Voor uitleg over het plaatje, scroll verder naar beneden.

Schematisch overzicht van de samenhang van diverse elementen binnen het Haagse Informatiebeheer

In het door het College vastgestelde 'Strategisch beleidskader informatiebeheer 2021-2025' is een viertal strategische speerpunten gedefinieerd:

1. Digitaal toegankelijk, betrouwbaar en duurzaam Informatiebeheer: het verdergaand digitaliseren en automatiseren van Informatiebeheer volgens wet- en regelgeving met inzet van Artificial Intelligence (AI) en andere technieken;
2. Bewustmaken van verantwoordelijkheden: binnen de gehele gemeentelijke organisatie is eigenaarschap en verantwoordelijkheid voor Informatiebeheer duidelijk belegd in de lijn en hier wordt naar gehandeld. Op centraal niveau loopt van 2020 tot en met 2022 een bewustwordingscampagne, die de samenhang onder de aandacht brengt tussen privacy, security, datagedreven werken en informatiebeheer;
3. Informatiebeheer by design: Door middel van ‘informatiebeheer by design’ worden keuzes op het gebied van Informatiebeheer bij het ontwerpen van nieuwe informatiesystemen en/of processen gemaakt. Zo wordt op systeemniveau geborgd dat de informatie die wordt opgeslagen in het systeem voldoet aan wettelijke eisen en daarmee duurzaam toegankelijk blijft en;
4. (Ondersteunen van) actief openbaar maken van informatie, o.a. ingegeven door de Wet Open Overheid.

Deze speerpunten zijn vervolgens uitgewerkt in het 'Tactisch kader Informatiebeheer 2021-2025':

1. Digitaal toegankelijk, betrouwbaar en duurzaam Informatiebeheer: om aan dit speerpunt te voldoen wordt binnen Informatiebeheer gewerkt “onder architectuur” volgens de eisen en voorwaarden zoals vastgelegd in IRMA en wordt de informatie die onder beheer van de expertise wordt gebracht gemetadateerd conform de Minimale metadataset'. Om het metadateren te vergemakkelijken, het aantal handelingen te reduceren en om uniformiteit te bewerkstelligen maakt een aantal velden maakt gebruik van diverse stam- en vertaaltabellen. Om de inrichting van applicaties te vereenvoudigen en de verbindingen tussen de verschillende metadatavelden in kaart te brengen is een entiteits relatie diagram beschikbaar;
2. Bewustmaken van verantwoordelijkheden: alle ambtenaren zijn informatiewerkers en moeten derhalve getraind en gestimuleerd worden om op de juiste wijze met de informatie die zij vanuit hoofde van hun functie ontvangen dan wel genereren om te gaan;
3. Informatiebeheer by design: applicaties waarin informatie wordt ontvangen of gegenereerd, moeten op het moment dat zij vervangen of geüpgraded worden op zodanige manier worden ingericht dat deze voldoet aan eisen vanuit onder meer Security, Architectuur, Privacy en Informatiebeheer. Vanuit Informatiebeheer zijn [{ftaansluitvoorwaarden|aansluitvoorwaarden]] opgesteld;
4. (Ondersteunen van) actief openbaar maken van informatie: de Woo vraagt om een digitale informatiehuishouding die op orde is. Om aan de Woo te voldoen moeten eenduidige informatieprocessen worden ingericht en moet regie worden gevoerd op die inrichting. Dit alles vormt een uitdaging die veel medewerkers en organisatieonderdelen van de gemeente Den Haag raakt.

De domeinarchitectuur IRMA bevat 7 eisen (Toegankelijkheid, Vindbaarheid, Betrouwbaarheid, Veiligheid, Duurzaamheid, Herbruikbaarheid & Volledigheid) om de gemeentelijke informatie conform wet- en regelgeving te kunnen beheren en 10 voorwaarden (Metadata, Ordening, Authenticiteit, Integriteit, Context, Vernietiging, Openbaarheid, Proces, Vorm en Autorisaties) om aan deze eisen te kunnen voldoen. Producten die op basis van IRMA zijn opgesteld zijn o.a. de Minimale metadataset, het entiteits relatiediagram van de Minimale Metadataset en de Informatieplattegrond.

De technische architectuur schrijft voor dat vak-, proces- en zaakapplicaties bij voorkeur op het gemeentelijke DMS worden aangesloten. Het DMS fungeert hierbij als 'single source of truth' voor de informatie die onder beheer is gebracht bij de Dienst Bedrijfsvoering. Het DMS geldt als het voorkeurskanaal om informatie bijtijds te vernietigen, eeuwig te bewaren informatie na de wettelijke retentieperiode over te brengen naar het e-depot en om informatie proactief geanonimiseerd te publiceren i.h.k.v. de Wet Open Overheid.

De selectie op altijd op termijn te vernietigen informatie / mogelijk eeuwig te bewaren informatie wordt op procesniveau geregeld. De selectie op WOO categorie ook.