Het streven is dat álle informatie, ongeacht de vorm, die uit hoofde van de functie ontvangen dan wel opgemaakt wordt, uiteindelijk belandt in het gemeentelijke DMS. Dit geldt voor 'vormvaste' informatie, zoals Word documenten, PDF's, e-mails) om daar te worden beheerd (o.a. opgeslagen, doorzoekbaar wordt gemaakt, vernietigd of overgebracht aan het Haags Gemeentearchief). Het DMS is binnen de gemeente dé voorkeursplek om:

• Gemeentelijke informatie formeel te mogen vernietigen of overbrengen naar het e-depot (in beheer bij het HGA) conform de gemeentelijke Selectielijsten;
• Gemeentelijke informatie proactief geanonimiseerd te publiceren op een externe website i.h.k.v. de Wet Open Overheid.

Hierbij fungeert het DMS als 'single source of truth' voor de gemeente. Om die redenen streeft de gemeente Den Haag er naar al haar zaak-, proces- of vakapplicaties te koppelen aan het DMS. Hiervoor gelden diverse aansluitvoorwaarden. Het aansluiten van het enorme aantal applicaties dat informatie ontvangt of genereert is binnen de gemeente enorm. Aansluiting van applicaties gebeurt dan ook niet in een “big bang”, maar op een “natuurlijk moment” wanneer applicaties uitgefaseerd en vervangen worden of wanneer zij een majeure upgrade krijgen.

N.b.: Dezelfde uitgangspunten gelden ook voor 'vormloze' informatie (data). Binnen de gemeente Den Haag wordt deze informatie momenteel opgeslagen en beheerd in het UDP (Urban Data Platform). Het UDP zal op termijn worden aangepast op de grondbeginselen van IRMA, anders ontstaat er in de toekomst een enorme “dataschuld”.

• Informatiebeheer “by design”: alle vak-, zaak- en procesapplicaties voldoen (op termijn) aan de vereisten van Informatiebeheer (Minimale Metadataset, ERD en Informatieplattegrond);
• Best of breed: applicaties zijn geoutilleerd voor het afhandelen van processen en zaken, het DMS is geoutilleerd voor het beheer van de informatie die voortkomt uit die applicaties. Zo zijn applicaties o.a. makkelijker te vervangen (de levenscyclus van applicaties is bijvoorbeeld vaak korter dan de informatie die voortkomt uit die applicaties. In de praktijk leidt dit tot allerlei ingewikkelde migraties met kwaliteitsverlies tot gevolg);
• Ontzorgen van de medewerker: de medewerker hoeft zich niet te bekommeren over metadateren of bewaartermijnen. Dit wordt automatisch “onder de motorkap” geregeld in het DMS. Het DMS beheert de informatie op de achtergrond, de medewerker blijft gewoon met de eigen vak-, zaak- of procesapplicatie werken;
• Meerwaarde bieden aan de organisatie / Compliancy: de gemeente is compliant aan wet- en regelgeving (Archiefwet, WOO, AVG) door automatische volledige metadatering en centraal beheer van de informatie die voortkomt uit de applicaties. De >12.000 medewerkers van de gemeente kunnen zich op hun eigen taken blijven concentreren en hoeven geen informatiebeheertaken op zich te nemen. Dit is namelijk een aparte specialisatie die is belegd binnen de gemeentelijke informatiebeheerketen. De medewerker is zich echter wél bewust van zijn/haar rol binnen de gemeentelijke informatiehuishouding;
• Standaardisatie: er wordt zoveel mogelijk aangehaakt bij landelijke standaarden / richtlijnen. Wanneer deze echter niet praktisch toepasbaar zijn wordt hier met redenen omkleed van afgeweken

Hieronder vindt u een plaatje over hoe de Product Owner het gemeentelijke DMS heeft uitgedacht. Rechtsonder ziet u de uitleg van de cijfertjes. Onderstaande ligt ten grondslag aan de inrichting van het DMS. Let op: dit is géén technische architectuurplaat maar een visualisatie. Technische architectuurplaten zijn eventueel op aanvraag beschikbaar.