Voor de gemeente Den Haag is door de leden van het CO I&A overleg besloten dat de Minimale Metadataset leidend is voor het toekennen aan informatie elementen die enerzijds te vernietigen zijn en anderzijds eeuwig te bewaren tót het moment van overbrenging aan het Haags Gemeentearchief (HGA). Ná overbrenging van eeuwig te bewaren informatie aan het HGA geldt de MDTO als metadataset.

De vernietigingsplicht is vastgelegd in Artikel 3 van de Archiefwet: “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden” terwijl de overbrenging van eeuwig te bewaren informatie is beschreven in Artikel 12, Lid 1: “De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats”.

Dat het CO I&A heeft gekozen voor het gebruik van een tweetal metadatasets heeft o.a. te maken met de governance rondom Informatiebeheer waarbij de Dienst Bedrijfsvoering verantwoordelijk is voor de informatie die benodigd is om de gemeentelijke bedrijfsvoering te ondersteunen en het Haags Gemeentearchief verantwoordelijk is voor het cultuur-historische erfgoed. Daarbij is voor eeuwig te bewaren informatie méér metadata benodigd dan voor op termijn te vernietigen informatie, o.a. voor het garanderen van de duurzaamheid van deze informatie.

De doelstellingen van de Minimale Metadataset zijn o.a. het kunnen garanderen van de authenticiteit en integriteit van de gemeentelijke informatie, het vastleggen van de context waarbinnen deze informatie is ontvangen of gecreëerd, het toegankelijk en vindbaar maken van deze informatie én het kunnen beheren van deze informatie (zodat deze tijdig vernietigd of overgebracht kan worden). Omdat de minimale metadataset een gemeentelijke standaard is, wordt het mogelijk om tussen applicaties aan 'inhoudelijke' gegevensoverdracht te kunnen doen. Op basis van de Minimale Metadataset worden overigens ook autorisaties binnen het DMS toegekend.

Semantische interoperabiliteit betekent als het ware dat alle gemeentelijke applicaties dezelfde “taal” spreken. Door alle applicaties “by design” dezelfde inrichting te geven, gebaseerd op de Minimale Metadataset, het entiteits relatie diagram (datamodel) en de gegevens zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond.

Vanuit de 'Common Ground'-gedachte wordt geadviseerd een zogenaamde 'Documenten API' te gebruiken. In deze 'API' is tevens een aantal metadata verplicht. De doelstelling van deze metadata is het kunnen uitwisselen van informatie met andere organisaties. 'Common Ground' is geen wettelijke verplichting, maar een richtlijn. Daarbij gaat 'Common Ground' dus voornamelijk over techniek (technische architectuur en koppelvlakken). Het is belangrijk voor ogen te houden dat de 'Common Ground' API's en de Minimale Metadataset andere doelen dienen.

'Common Ground' concentreert zich voornamelijk op de technische gegevensoverdracht tussen applicaties. De Minimale Metadataset is toegelegd op semantische gegevensoverdracht evenals het garanderen van de authenticiteit, integriteit, toegankelijkheid en terugvindbaarheid. Daarbij wordt de context van waaruit de informatie is ontstaan op basis van de Minimale Metadataset vastgelegd en wordt beheer (vernietiging / overbrenging) daadwerkelijk mogelijk.

Zoals de naam reeds suggereert: de Minimale Metadataset betreft de metadata die minimaal vastgelegd dient te worden om bovenstaande doelstellingen te behalen. Binnen het DMS is echter ook ruimte gecreëerd voor additionele velden. Dit zijn optionele velden die vrijelijk door zaak-, proces- of vakapplicaties gevuld kunnen worden. De metadata die vanuit de 'Common Ground' gedachte verplicht wordt gesteld voor het uitwisselen van informatie kan derhalve in de vrije velden van het DMS worden geplaatst.

Hieronder een afbeelding, met de verschillende 'Common Ground' API's waar gerefereerd wordt aan metadata:

Hieronder een afbeelding met de verschillende API's die van invloed zijn op het DMS. Belangrijk gegeven is dat de Minimale Metadataset méér metadata omvat dan enkel de 'Document API'. De 'Document API' bevat echter niet genoeg metadata om degelijk informatiebeheer mogelijk te maken.

Zie verder het schema van de Minimale Metadataset in combinatie met de 'Common Ground' API's.