Om de overeenkomsten en verschillen tussen verschillende 'grootheden' aan te kunnen wijzen kunnen zogenaamde “FIT/GAP's” worden opgesteld. Zo wordt inzichtelijk gemaakt wat er bijvoorbeeld ontbreekt wanneer je gegevens van systeem A naar systeem B overzet. Binnen Informatiebeheer zijn inmiddels verschillende FIT/GAP's uitgewerkt die benodigd zijn bij de inrichting van de applicaties die een rol spelen binnen de gemeentelijke informatiehuishouding.

Om de semantische interoperabiliteit tussen het DMS en het e-depot te garanderen is (op verzoek van de Gemeentearchivaris) een FIT/GAP Minimale Metadataset en MDTO opgesteld. De Minimale Metadataset wordt binnen de Gemeente Den Haag gebruikt voor alle informatie die voortkomt uit alle op termijn te vernietigen processen. Het MDTO wordt binnen de Gemeente Den Haag gebruikt voor alle informatie die voortkomt uit alle mogelijk te bewaren processen.

De gemeente Den Haag streeft er naar dat metadata op het moment van ontvangst of creatie zoveel mogelijk automatisch wordt gemetadateerd. Achteraf is dit vaak lastig omdat dan bijvoorbeeld de context ontbreekt. Daarom wordt het “by design”-principe toegepast bij de vervanging of bij majeure upgrades van gemeentelijke vak-, proces- of zaakapplicaties.

• FIT/GAP Minimale Metadataset & MDTO metadata

Uit deze FIT/GAP blijkt dat alle velden zoals gedefinieerd in de Minimale Metadataset naadloos passen in het MDTO. Men zou ook kunnen zeggen dat de beperkte metadataset voor te vernietigen informatie integraal onderdeel uitmaakt van het MDTO. Deze FIT/GAP is op 16 mei 2022 vastgesteld door MT I&A.

Om aan de Wet Open Overheid te kunnen voldoen is ook een FIT/GAP van de Minimale Metadataset voorgeschreven metadata vanuit de WOO gemaakt. Voor verdere uitleg, zie:

• FIT/GAP Minimale Metadataset & WOO metadata

Uit de FIT/GAP blijkt dat alle velden zoals gedefinieerd in de Minimale Metadataset volmaakt passen in de WOO metadataset. Deze FIT/GAP is op 16 mei 2022 vastgesteld door MT I&A.

Binnen het 'Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (BBV)' wordt uitgegaan van een negental zogenaamde '(hoofd)taakvelden'. Op verzoek van een vertegenwoordiger van de VNG is een FIT/GAP gemaakt van de gemeentelijke (hoofd)thema's zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond. , zie:

• FIT/GAP (hoofd)thema & (hoofd)taakvelden BBV

Uit de FIT/GAP blijkt dat de gemeentelijke thema's zoals gehanteerd in de Informatieplattegrond voor een groot deel overeenkomen met de (hoofd)taakvelden Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten. Alleen heeft de gemeente Den Haag een aantal categorieën gedefinieerd die we niet terugzien in de BBV-taakvelden: bedrijfsvoering, bestuurlijk-juridische aangelegenheden en stadsdelen. M.n. de eerste 2 categorieën vallen op, omdat binnen de gemeente Den Haag veel processen opgehangen zijn aan deze thema's. Deze FIT/GAP heeft verder géén status, is nergens ter goedkeuring aangeboden.