De normerende laag van IRMA vormt het bindende kader voor de inrichting, het gebruik en de doorontwikkeling van IRMA binnen de organisatie. Deze laag legt vast waaraan moet worden voldaan en onder welke voorwaarden IRMA mag worden toegepast. Daarmee geeft de normerende laag richting, begrenst zij de handelingsvrijheid en borgt zij een uniforme en verantwoorde toepassing.

De normerende laag heeft een verplichtend karakter en is leidend voor bestuurlijke besluitvorming, uitvoering, toezicht en verantwoording. Afwijkingen zijn uitsluitend toegestaan indien deze expliciet zijn gemotiveerd, geautoriseerd en vastgelegd.

De normerende laag is gebaseerd op wet- en regelgeving (o.a. Archiefwet, Archiefbesluit, Archiefregeling, Wet open overheid, Algemene Verordening Gegevensbescherming), landelijke ontwikkelingen (zoals common ground) en interne kaders (bijvoorbeeld de i-Visie).

IRMA moet te allen tijde voldoen aan zeven samenhangende en niet‑onderhandelbare eisen. Deze eisen vormen de kern van het normatieve kader en beschrijven het minimale kwaliteitsniveau waaraan IRMA moet voldoen om als verantwoord en betrouwbaar instrument te kunnen functioneren.

De 7 eisen:

• Zijn richtinggevend voor beleid, ontwerp en uitvoering;
• Gelden organisatiebreed en voor alle toepassingen van IRMA;
• Worden integraal beschouwd: het niet voldoen aan één eis betekent dat niet aan het geheel wordt voldaan;
• Vormen het toetsingskader voor besluitvorming, audits en evaluaties.

Elke eis is uitgewerkt in concrete normen en toetsbare criteria in onderliggende documenten. IRMA mag uitsluitend worden ingezet wanneer aantoonbaar wordt voldaan aan alle zeven eisen.

Naast de eisen gelden tien voorwaarden die bepalen onder welke omstandigheden en randvoorwaarden IRMA mag worden gebruikt. Deze voorwaarden zorgen ervoor dat IRMA niet alleen inhoudelijk juist is, maar ook zorgvuldig, proportioneel en controleerbaar wordt ingezet.

De 10 voorwaarden:

• Zijn complementair aan de 7 eisen;
• Richten zich op governance, organisatie, uitvoering en beheersing;
• Zijn voorwaardelijk: niet naleven betekent dat toepassing van IRMA niet is toegestaan;
• Moeten aantoonbaar zijn geborgd vóór ingebruikname en gedurende het gebruik.

De voorwaarden maken expliciet dat IRMA geen vanzelfsprekendheid is, maar een instrument dat alleen kan functioneren binnen duidelijk afgebakende en geborgde kaders.

De kracht van de normerende laag zit in de samenhang tussen de 7 eisen en de 10 voorwaarden:

• De eisen bepalen wat IRMA moet zijn en leveren;
• De voorwaarden bepalen hoe en wanneer IRMA mag worden ingezet.

Beide zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden en worden gezamenlijk toegepast bij beleidstoetsing, besluitvorming en verantwoording.

Naleving van de normerende laag is verplicht. De organisatie:

• Toetst structureel of IRMA blijft voldoen aan de 7 eisen;
• Ziet erop toe dat aan alle 10 voorwaarden blijvend wordt voldaan;
• Legt verantwoording af over de toepassing en naleving;
• Onderneemt corrigerende maatregelen wanneer normen of voorwaarden in het geding zijn.

De normerende laag vormt daarmee het fundament voor vertrouwen, transparantie en bestuurlijke legitimiteit van IRMA.

De normerende laag van IRMA is direct gebaseerd op de fundamentele laag en concretiseert de daarin vastgelegde visie, principes en kernwaarden. Waar de fundamentele laag richting geeft aan waarom en hoe met informatie wordt omgegaan, vertaalt de normerende laag deze uitgangspunten naar expliciete normen via de 7 eisen en 10 voorwaarden. Daarmee worden de fundamentele principes verankerd in bindende kaders voor toepassing en besluitvorming.

Zie ook de schematische weergave van IRMA.

Samengevat: