De Minimale Metadataset wordt binnen de gemeente Den Haag gebruikt voor:

• Alle op termijn te vernietigen informatie;
• Alle eeuwig te bewaren informatie tot aan het moment van overbrenging aan het HGA.

De MDTO-metadataset (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) wordt binnen de gemeente Den Haag gebruikt voor:

• Alle eeuwig te bewaren informatie ná overbrenging aan het HGA.

De Minimale Metadataset is opgedeeld in een vijftal verschillende niveaus die leiden tot 21 velden, te weten:

• Informatie-element niveau: “Datum”, “Documenttype”, “Onderwerp” en “Status”;
• Zaak / dossier(zaak) niveau: “Einddatum”, “Gemeenschappelijk kenmerk”, “Resultaat(type)”, “Startdatum” en “Vertrouwelijkheid”;
• Procesniveau: “Proces”, “Thema” en “Subthema”;
• Behandelaarsniveau: “Accountnaam”, “Afdeling”, “Dienst”, “Functie” en “Naam behandelaar”;
• Technische gegevens niveau: “Autorisaties”, “Bestandsformaat”, “Omvang” en “Unieke code”.

Bovenop de 21 verplichte minimale metadatavelden is er een viertal “verplicht indien van toepassing”-velden toegevoegd. Dit betreft: “Locatie”, “Persoon”, “Rechtspersoon” of “Vraagstuk”

Open DMS voegt standaard de volgende extra metadata (die géén onderdeel van de Minimale Metadataset zijn) toe:

• Informatie-element niveau: “Documentnummer”;
• Versieniveau: “Auteur”, “Bewerkt op”, “Gemaakt op”, “Laatst bewerkt door” en “Typist”.

De MDTO metadataset is opgedeeld in zogenaamde “klassespecificaties”, te weten:

• Object: een fysiek, digitaal of conceptueel ding in de werkelijkheid dat van belang is voor een organisatie;
• Informatieobject: een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit;
• Locatie: fysieke plaats in de ruimte;
• Actor: persoon, groep, organisatie of functionaris;
• Bedrijfsactiviteit: een taak die wordt uitgevoerd door een organisatie;
• Bestand: een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken.

De Minimale Metadataset kent een andere indeling op hoofd niveau. Deze niveau's zijn echter wel te matchen. Door een andere indeling zitten enkele metadata-elementen verspreid, maar dit is geen beletsel om een fit/gap te maken:

• Bron MDTO: Metagegevensschema Nationaal Archief
• Bron Minimale Metadataset: Minimale Metadatadataschema Gemeente Den Haag