V.I: Aansluitvoorwaarden... toetsings-checklist bij aanschaf, vervanging of wijziging van applicaties

Algemene gegevens

Naam applicatie: ………………………………………………………………………….
Naam leverancier: ………………………………………………………………………..
Doel en scope applicatie: ………………………………………………………………..
Type applicatie:
- ☐ Vakapplicatie
- ☐ Zaakapplicatie
- ☐ Procesapplicatie
- ☐ Anders, namelijk……………………………………………………………………
Project / initiatief: …………………………………………………………………………
Datum toets: ………………………………………………………………………………
Toetser(s): …………………………………………………………………………………

1: Beslisprincipe: proces en informatie zijn leidend

Ondersteunt de applicatie (een) gemeentelijk(e) proces(sen)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is de informatiebehoefte vooraf beschreven?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Sluit de applicatie aantoonbaar aan op bestaande processen i.p.v. andersom?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

Afkeurcriterium: applicatie dwingt procesaanpassing zonder inhoudelijke noodzaak.

2: IRMA eisen: wat moet informatie zijn?

Beoordeel of de applicatie deze eisen structureel ondersteunt.

Ondersteunt de applicatie de toegankelijkheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de vindbaarheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de betrouwbaarheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de veiligheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de duurzaamheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de herbruikbaarheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de volledigheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

3: IRMA voorwaarden: wat is nodig om dit te borgen?

Ondersteunt de applicatie de metadatering van informatie conform het metadatamodel?. N.b.: Voor applicaties die (mogelijk) te bewaren informatie verwerken geldt de M.D.T.O.-metadataset!
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie ordening op proces- of zaakniveau?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de authenticiteit van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de integriteit van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de context van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie vernietiging van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de openbaarheid van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de verwerking van de gemeentelijke werkprocessen?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie alle mogelijke vormen van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie een autorisatiemodel t.b.v. de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

4: Aansluiting op de Informatieplattegrond

Is de applicatie reeds opgenomen in de Informatieplattegrond?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie (een) bedrijfskritisch(e) proces(sen)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie (een) (mogelijk) te bewaren proces(sen)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Kunnen de processen, informatietypen en bewaartermijnen goed vastgelegd worden binnen de applicatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is duidelijk wie de informatie-eigenaar en de verantwoordelijke is?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

5: Metadatamodel

Ondersteunt de applicatie de Minimale Metadataset van IRMA?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Worden metadata waar mogelijk automatisch vastgelegd?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie metadata op document én zaak/dossierniveau?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de M.D.T.O. metadataset? N.b.: deze vraag geldt alleen voor applicaties die (mogelijk) te bewaren processen ondersteunen
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ N.v.t.
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

Afkeurcriterium: structureel handmatige metadatering zonder alternatief

6: Datamodel

Sluit de applicatie aan op het gemeentelijke datamodel (ERD)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Gebruikt de applicatie dezelfde definities en begrippen (semantiek)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is semantische interoperabiliteit met andere applicaties mogelijk?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

7: Technische architectuur

Past de applicatie binnen het federatieve architectuurmodel?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is informatie-uitwisseling mogelijk via open standaarden / API’s?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is vendor lock-in op data of metadata voorkomen?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

8: Ondersteuning van de volledige informatiebeheer levenscyslus

Ondersteunt de applicatie creatie / ontvangst van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie gebruik en beheer van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie delen en openbaar maken van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie vernietiging van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie overbrenging van informatie naar het e-depot? N.b.: deze eis geldt alleen voor applicaties die (mogelijk) te bewaren processen ondersteunen
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

9: Afwegingen en risico's

Zijn er afwijkingen op IRMA?

☐ Nee;
☐ Ja: motiveer:
- ☐ Afwijking………………………………………………………………………………….
- ☐ Risico……………………………………………………………………………………..
- ☐ Mitigerende maatregel………………………………………………………………….
- ☐ Einddatum………………………………………………………………………………..
- ☐ Migratiepad……………………………………………………………………………….

10: Eindconclusie

☐ Voldoet volledig aan IRMA → positief advies;
☐ Voldoet deels → alleen akkoord met vastgestelde mitigerende maatregelen;
☐ Voldoet niet → niet geschikt binnen IRMA

Besluitnemer / bevoegd gezag:
Datum besluit:

Samengevat:

Deze checklist borgt dat applicaties alleen worden aangeschaft of vervangen als zij aantoonbaar bijdragen aan een duurzame, betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding volgens IRMA.

IRMA

Zijbalk

Informatiehuishouding Raamwerk, Model en Afwegingskader (IRMA)

BIJLAGEN IRMA

DIVERSE UTENSILIA

V.I: Aansluitvoorwaarden... toetsings-checklist bij aanschaf, vervanging of wijziging van applicaties

IRMA

Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen

Zijbalk

Informatiehuishouding Raamwerk, Model en Afwegingskader (IRMA)

BIJLAGEN IRMA

DIVERSE UTENSILIA

V.I: Aansluitvoorwaarden... toetsings-checklist bij aanschaf, vervanging of wijziging van applicaties

Paginahulpmiddelen