Het documenttype bestaat enerzijds uit de functie van het document en anderzijds de structuur. De functie betreft het doel wat men beoogd te bereiken, zoals het doen van een aanvraag of het mededelen van een besluit. De structuur is de wijze waarop het doel bereikt dient te worden, bijvoorbeeld aan de hand van een formulier of een nota.

Een document kent per definitie een structuur, meestal een functie. Het documenttype “notitie” bijvoorbeeld heeft de structuur van een notitie (kort gekrabbel), maar betreft eveneens de functie (iets onthouden).