Alhoewel de term “documenttype” wat archaïsch is (er zou beter gesproken kunnen worden van “gegevenstype” bijvoorbeeld) blijft deze ordening van belang voor onder meer de (terug)vindbaarheid van informatie.

Een processtap kan als invoer of uitvoer een informatie-element of document kennen. Dit betekent dat bijvoorbeeld een aanvraag van een subsidie het subsidie proces opstart, waarbij de eerste stap het controleren van het aanvraagformulier betreft. Het aanvraagformulier is dan de invoer van de stap “controleren aanvraag”. Een processtap kan ook uitvoer kennen (een document dat bij uitvoer van een processtap zelf wordt opgemaakt), bijvoorbeeld een “adviesnota” of “herinneringsbrief”.

Het documenttype bestaat enerzijds uit de functie van het document en anderzijds de structuur. De functie betreft het doel wat men wil te bereiken, zoals het doen van een aanvraag of het mededelen van een besluit. De structuur is de wijze waarop het doel bereikt dient te worden, bijvoorbeeld aan de hand van een formulier of een nota.

Een document kent per definitie een structuur, meestal een functie. Het documenttype “notitie” bijvoorbeeld heeft de structuur van een notitie (kort gekrabbel), maar betreft eveneens de functie (iets noteren). Enkele voorbeelden zijn “Aanvraagformulier” en “Beleidsnota”.

Een overzicht van de bij de gemeente Den Haag in gebruik zijnde documenttypen vindt u alhier.