In de technische architectuur voor de Haagse applicaties die informatie voortbrengen en/of ontvangen is vastgelegd dat applicaties dienen te worden aangesloten aan Open DMS. Hierbij zorgen de vak-, proces- of zaakapplicaties voor de afhandeling van de processen of zaken die plaatsvinden in deze applicaties en het DMS zorgt voor het beheer (opslag, vernietiging of overbrenging) van de informatie die voortkomt uit die applicaties. Tevens verzorgt het DMS de proactieve geanonimiseerde publicatie van informatie die voldoet aan één van de 11 categorieën die in het kader van de naleving op de Wet Open Overheid worden gehanteerd.

Een uitzondering op bovenstaande is wanneer applicaties aansluiten op een applicatie die al met DMS is verbonden, bijvoorbeeld de zaakapplicatie Open Zaak. De informatie die voortkomt uit Open Zaak komt automatisch terecht in Open DMS o.b.v. de onderstaande technische en semantische aansluitvoorwaarden. Ook de informatie die voortkomt uit de applicatie die wordt aangesloten op Open Zaak komt dan terecht in Open DMS om van daaruit beheerd te worden.

Het automatisch detecteren of informatie die afkomstig is uit processen of zaken wel of niet voldoen aan de WOO-categorieën en het toekennen van het beheerregime gebeurt op basis van de precieze procesbenamingen zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond. De procesnaam fungeert hierbij als “sleutel” om informatie te beheren. Het is dan ook van belang dat bij de inrichting van applicaties de velden uit de Informatieplattegrond worden overgenomen. De gewenste gegevens vanuit de Informatieplattegrond kunnen worden gedownload in een Excel-sheet. Een medewerker van Functioneel Beheer DMS kan hierbij eventueel ondersteunen.

In onderstaande plaatje is globaal beschreven hoe de architectuur rondom Open DMS is ingericht en georganiseerd

Uitgangspunten die gehanteerd dienen te worden bij het aansluiten van vak-, proces- of zaakapplicaties aan Open DMS zijn:

1. Technische interoperabiliteit: vak-, zaak- en procesapplicaties worden middels het beschikbare 'Common Ground-koppelvlak' of Power Automate Connectors / Azure Logic Apps aangesloten op Open DMS. Binnen de applicatie vindt de afhandeling van de zaak / het proces plaats, binnen Open DMS vindt het daadwerkelijke beheer van informatie plaats;
2. Semantische interoperabiliteit: het is van belang dat de gemeentelijke applicaties dezelfde “taal” gaan spreken. Om uniform en zoveel mogelijk automatisch te kunnen metadateren kunnen applicaties slim ingericht worden middels:
   1. De Minimale Metadataset met 21 verplichte velden en 1 'verplicht indien van toepassing' veld;
   2. Het ERD, of wel “entiteits-relatie-diagram” (ook wel 'datamodel' genoemd). Open DMS is ook ingericht met een entiteits-relatie diagram en kan zodoende (her)gebruikt worden als voorbeeld bij het inrichten van applicaties;
   3. De Informatieplattegrond. Hierin staan diverse vaste veldwaarden voor de metadataset opgenomen. Vernietigen en overbrengen van informatie gebeurt louter vanuit het DMS. Het is dus niet nodig vernietigingstermijnen o.i.d. in applicaties op te nemen of aparte 'archiefmodules' aan te schaffen. Het beheren van informatie vindt namelijk in Open DMS plaats middels de metadataset en onderhavige tabellen (zie onder de eisen 4, 5, 6 en 7 bij 'Semantische interoperabiliteit').

• M.b.t. de 'technische interoperabiliteit': voor informatie inzake de beschikbare koppelvlakken en hulp bij implementatie kan contact worden opgenomen met Functioneel Beheer DMS via expertisecentrumplato@denhaag.nl
• M.b.t. de 'semantische interoperabiliteit': voor informatie inzake de Minimale Metadataset, het datamodel en de Informatieplattegrond kan contact worden opgenomen met strategisch advies Informatiebeheer via datashop@denhaag.nl.

Door EC Privacy zijn ook aansluitvoorwaarden voor Open DMS gedefinieerd. Deze zijn hier te vinden.