De gemeente heeft taken om de belangen van de burgers en het bedrijfsleven te behartigen. Deze taken worden uitgevoerd aan de hand van de werkprocessen. Een proces is een reeks van minimaal benodigde handelingen om tot een specifiek product of specifieke dienst op te komen naar aanleiding van een vraag of gebeurtenis.

Tijdens de uitvoering van een proces worden gegevens ontvangen en opgemaakt. Deze “neerslag” of gegevensneerslag bestaat doorgaans uit registraties, procesgegevens en documenten. De gegevensneerlag wordt ook wel “procesgebonden gegevens” genoemd. De gegevens kunnen niet los gezien worden van de werkprocessen waaruit de gegevens voortkomen. Hierdoor is het van groot belang om kennis te hebben van de processen.

De kennis betreft proceskennis op globaal niveau. Dat wil zeggen dat van een proces bekend moet zijn welke stappen uitgevoerd worden en welke beslismomenten leiden tot een besluit. Dit is onder meer van belang bij het vaststellen van de minimale volledigheid van een (zaak)dossier (wie, wanneer, waarom welke beslissing).

Een procesbenaming is opgebouwd uit enerzijds een thema (het “onderwerp” van het proces) en de wijze waarop dit thema behandeld wordt (het “type” proces).

Om een proces te doorlopen zijn diverse stappen nodig. Een proces bestaat dan ook uit (opeenvolgende) processtappen die aan elkaar verbonden zijn. Een processtap bestaat uit een handeling en een “lijdend voorwerp” waarop de handeling betrekking heeft. Enkele voorbeelden zijn “Controleren gegevens” en “Beoordelen aanvraag”.

Een overzicht van de gemeentelijke processen vindt u alhier.

(ProMode toevoegen)