Aansluitvoorwaarden Open DMS vanuit Privacy

#	Rechtmatigheid verwerking van persoonsgegevens	Uitleg
1	Elke aansluitende partij is verantwoordelijk om te zorgen dat persoonsgegevens binnen aansluitende processen voor welbepaalde, uitdrukkelijk omschreven en gerechtvaardigde doeleinden worden verwerkt, (artikel 5 lid 1 sub b AVG)	De partij en daarbij horende processen die op OpenDMS wordt aangesloten moet, indien het persoonsgegevens verwerkt, hebben vastgelegd, bijvoorbeeld in het verwerkingsregister, voor welke welbepaalde en uitdrukkelijke doeleinden de applicatie persoonsgegevens verwerkt,(artikel 5 lid 1 sub b AVG)
2	In deze procedure is uitgewerkt hoe invulling wordt gegeven aan verzoeken inzake de rechten van betrokkenen, zodra documentatie en daarmee persoonsgegevens naar OpenDMS zijn overgebracht. Elke aansluitende partij is verantwoordelijk om te zorgen dat persoonsgegevens binnen aansluitende processen op basis van een rechtsgeldige grondslag worden verwerkt, (artikel 6, 9 & 10 AVG)	De partij en daarbij horende processen moet hebben vastgesteld en in het verwerkingsregister hebben vastgelegd op basis van welke grondslag de processen persoonsgegevens verwerken

#	Rechten van betrokkenen	Uitleg
1	Elke aansluitende partij dient voor de aansluitende processen een procedure in plaats te hebben om adequaat en tijdig te reageren op verzoeken inzake de rechten van betrokkenen. Deze procedure dient zich specifiek te richten op medewerkers die een verzoek van een betrokkene ontvangen en een verzoek van een betrokkene afhandelen, (artikel 12 t/m 22 AVG)	Op grond van de AVG hebben betrokkenen verschillende rechten om controle te houden over hun persoonsgegevens. De verantwoordelijkheid voor ontvangst en afhandeling van verzoeken van betrokkenen ligt bij de aansluitende partij zelf. Om er zeker van te zijn dat in de koppeling tussen een applicatie en Open DMS op de juiste wijze gehoor wordt gegeven aan verzoeken van betrokkenen is het van belang dat binnen processen een bestaande procedure voor het behandelen van de rechten van betrokkenen in plaats is en dat deze procedure kan aansluiten bij de koppeling met Open DMS
2	In deze procedure is uitgewerkt hoe invulling wordt gegeven aan verzoeken inzake de rechten van betrokkenen, zodra documentatie en daarmee persoonsgegevens naar Open DMS zijn overgebracht	-

#	Bewaartermijnbeleid	Uitleg
1	Indien voorafgaand aan het overbrengen van documentatie van de applicatie naar Open DMS handelingen van medewerkers zijn vereist, bijvoorbeeld het handmatig toevoegen van metadata of het sluiten van documenten, dient de aansluitende partij in samenwerking met de beheerders van Open DMS een werkinstructie op te stellen voor medewerkers met betrekking tot het toevoegen van metadata en het sluiten van documenten of dossiers	Als gevolg van het toevoegen van verkeerde metadata of het niet tijdig sluiten van documenten worden documenten onjuist of niet tijdig opgeslagen in Open DMS, waardoor een verkeerde bewaartermijn wordt gehanteerd en persoonsgegevens mogelijk langer of korter worden bewaard dan noodzakelijk of wettelijk is toegestaan. Met een werkinstructie kan de kans op fouten gemitigeerd worden en kan ervoor gezorgd worden dat een juiste bewaartermijn wordt gehanteerd, (art. 5 lid 1 sub e AVG)

#	Informatieplicht richting betrokkenen	Uitleg
1	Aangesloten partijen dienen ervoor te zorgen dat de betrokkenen wiens persoonsgegevens worden verwerkt binnen de aansluitende processen geïnformeerd worden (in een privacyverklaring) over de koppeling van de applicatie met Open DMS	Aangesloten partijen moeten hun gebruikers middels een privacyverklaring informeren over het verwerken van persoonsgegevens voor archiveringsdoeleinden
2	Elke aansluitende partij dient medewerkers te informeren over het gebruik en doel van de Minimale Metadataset en het feit dat de metadata uit de Minimale Metadataset persoonsgegevens van medewerkers bevat of kan bevatten	De metadata uit de Minimale Metadataset die wordt toegevoegd aan een document kunnen verschillende persoonsgegevens van medewerkers bevatten die een document hebben aangemaakt of bewerkt. Voor medewerkers van de Gemeente kan het onduidelijk zijn dat er van hen persoonsgegevens aan de dossiers wordt toegevoegd in de vorm van metadata. Het is belangrijk dat medewerkers hiervan op de hoogte zijn en ook weten wat het doel is van het verwerken van hun persoonsgegevens in de vorm van metadata, (art. 13 lid 1 AVG)

Door de Infornatiebeheerketen zijn ook aansluitvoorwaarden voor Open DMS gedefinieerd. Deze zijn hier te vinden.

IRMA