Metadata of metagegevens zijn “gegevens over gegevens”, ze zeggen iets over informatie. Metagegevens zijn enerzijds onmisbaar om informatie te kunnen delen, vinden, interpreteren, beheren, te relateren en te beveiligen, anderzijds om de (inhoudelijke) eigenschappen van een informatie-element vast te leggen of toe te kennen.

De doelen van de metadata zijn meerledig: Aan de hand van de metadata kan worden aangetoond dat informatie authentiek en integer is, is de context duidelijk (informatie te interpreteren), wordt informatie toegankelijk en vindbaar en kan de informatie beheerd worden.Ook metadata van technische aard zijn nodig om bijvoorbeeld de juiste applicatie te openen.

Zonder metadata is informatie waardeloos. Zo kan informatie niet worden gevonden, geïnterpreteerd en beheerd. De informatie is dan ook niet aantoonbaar authentiek en integer, waardoor er niet kan worden verantwoord. Ook de bedrijfsvoering, bescherming van persoonsgegevens, controle en (bij- en aan)sturing zijn afhankelijk van goed beheer. Het is dan ook van primair belang dat informatie reeds bij ontvangst en opmaak de juiste metadata mee krijgt. Veel metadata kan niet achteraf alsnog worden toegevoegd.

Hier liggen voorwaarden aan ten grondslag. Zo moet informatie authentiek en integer zijn, anders kan er bijvoorbeeld niet verantwoord worden (omdat de informatie niet leesbaar is of er wordt verantwoord op basis van foutieve informatie). Ook context (het verband, de samenhang) is van belang, omdat informatie zonder context (nagenoeg) betekenisloos is.

Een ander belangrijke voorwaarde om bovengenoemde doelen te kunnen dienen is dat informatie toegankelijk is. Toegankelijkheid kent meerdere aspecten: toegang (autorisatie) hebben tot de ruimte of (digitale) omgeving, de ordening moet logisch zijn en de ingangen waarmee gezocht wordt naar informatie moet intuïtief zijn.

Vanuit hun verantwoordelijkheid voor de permanent te bewaren maar nog niet aan het HGA overgedragen informatie en de te vernietigen informatie hebben Bureau CIO en BEC/I/Informatiebeheer een gemeentelijke Minimale Metadataset voorgesteld. Dit betreft de noodzakelijke metadata die vereist zijn vanuit de wet- en regelgeving. Deze metadataset is vastgesteld door het CO I&A overleg in november 2018.

Om de doelen te kunnen behalen met betrekking tot verantwoording, besluitvorming, controle, informeren, (her)gebruik, delen, en dergelijke, moet informatie voldoen aan meerdere voorwaarden. Deze hebben betrekking op authenticiteit, integriteit, context, toegankelijkheid, beheer en ordening van informatie. Dit zijn de voorwaarden van de gemeentelijke 'Minimale Metadataset'.

Deze voorwaarden hebben geleid tot een voorstel t.b.v. de 'Minimale Metadataset' voor de permanent te bewaren maar nog niet aan het HGA overgedragen informatie en de te vernietigen informatie. Deze metadata zijn essentieel om de gemeentelijke informatie goed te kunnen beheren en beheersen. Zoals de naam aangeeft, betreft het een minimale verplichte set. Dit impliceert dat er aan informatie elementen ook méér metadata meegegeven kunnen worden, mits de minimale metadata minstens gevuld worden.

De 'Minimale Metadataset' geldt voor alle te vernietigen én te bewaren gemeentelijke informatie (tot overbrenging naar het Haags Gemeentearchief). Dit betreft de informatie die de gemeentelijke bedrijfsvoering ondersteunt waarvan de levensduur (grotendeels) beperkt is en waarvan het belang met het verstrijken van de tijd afneemt. Op voor alle te vernietigen én te bewaren gemeentelijke informatie (tot overbrenging) wordt de noodzakelijke metadata die vereist zijn vanuit wet- en regelgeving gekoppeld middels deze set.

Het TMLO (Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden) geldt voor alle eeuwig te bewaren gemeentelijke informatie (ná overbrenging naar het Haags Gemeentearchief). Deze informatie speelt niet of nauwelijks een rol meer binnen de gemeentelijke bedrijfsvoering. De aan het HGA overgedragen informatie wordt in principe openbaar. De TMLO metadataset bevat extra metadatavelden zodat het HGA o.a. de duurzame bewaring en ontsluiting van eeuwig te bewaren informatie kan garanderen.

De 'Minimale Metadataset' sluit aan bij de wijze waarop andere overheden hun data metadateren. Hierdoor draagt de gemeente Den Haag bij aan bijvoorbeeld de ‘Data Agenda Overheid’ en de ambitie van de Europese commissie om te komen tot een open data space. De Minimale Metadataset sluit ook aan bij de ‘FAIR –principes’ die dienen als basis voor de Haagse datastrategie.

Aan deze principes kan alleen voldaan worden wanneer data en informatieproducten op de juiste wijze gemetadateerd worden. De gemeente sluit aan op de internationale FAIR-principes die een wetenschappelijke achtergrond kennen. Op initiatief van de Universiteit van Leiden is een reeks principes bedacht om onderzoek en data-analyses te beoordelen op juistheid, betrouwbaarheid en waarheidsgetrouwheid. FAIR is een acroniem voor:

• Findable (vindbaar): Data moet traceerbaar zijn, bijvoorbeeld door beschrijvende metadata verplicht te stellen. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van een gemeentebrede datacatalogus die voor iedereen in de stad toegankelijk is en waarin staat vermeld welke data beschikbaar is voor breder gebruik;
• Accessible (toegankelijk): Data moet toegankelijk zijn, ook op langere termijn. Een voorbeeld hiervan is de laagdrempelige ontsluiting van data naar toepassingen die nodig zijn om stedelijke vraagstukken op te lossen en de opslag van data in bestandsformaten die ook op langere termijn leesbaar zijn;
• Interoperable (uitwisselbaar): Data moet uitwisselbaar zijn en geschikt om met andere datasets te kunnen combineren. Een voorbeeld hiervan is het gebruik van open data. De gemeente stimuleert het gebruik van open data om de uitwisselbaarheid en het gebruik ervan met verschillende organisaties en inwoners te vergroten;
• Re-usable (herbruikbaar): Data moet herbruikbaar zijn. Dit betekent dat data op een dusdanige manier wordt opgeslagen dat die ook in de toekomst bruikbaar zijn.

De FAIR-principes corresponderen grotendeels met de IRMA eisen Vindbaarheid ('Findable'), Toegankelijkheid ('Accessible') en Herbruikbaarheid ('Reusable'). Deze eisen zijn aanwezig in de 'Minimale Metadataset'. , Het semantische uitwisselbaarheidsprincipe ('Interoperable') wordt gegarandeerd middels het gebruik van de Minimale Metadataset en TMLO binnen gemeentelijke applicaties. Zie ook uitleg van de FAIR-principes.

Uitgangspunt is dat bij het toekennen van metadata zo min mogelijk menselijke handelingen plaatsvinden. Dit is laagdrempelig en bevordert de uniformiteit. Binnen het DMS wordt o.a. gebruik gemaakt van een ERD (entiteits-relatie diagram), zijn koppelingen met o.a. de active directory en diverse stamtabellen gemaakt, worden velden automatisch ingevuld, worden zoveel mogelijk default instellingen en sjablonen gebruikt.