Metadataschema per verplicht metagegeven "vormvast"

Hieronder vindt u de Minimale Metadataset van de Gemeente Den Haag voor “vormvaste” informatie (papier, e-mail, PDF, Word etc). Elk metadataveld heeft een omschrijving en een doel en is gelieerd aan minimaal één van de 7 eisen en één van de 10 voorwaarden vanuit IRMA (te vinden onder de kopjes “Eis” en “Voorwaarde”). Omdat alle metadatavelden een connectie hebben met IRMA, kunnen er geen velden weggelaten worden. Voorbeeld: laten we het veld “Omvang” weg, dan kan niet meer aan de eis “Betrouwbaarheid” en de voorwaarde “Integriteit” worden voldaan.

Minimale metadata op informatie element (document) niveau

#	Metagegeven	Omschrijving	Doel	Eis	Voorwaarde	Gevuld door	Tabel
1	Datum	Datum van opmaak of ontvangst informatie-element	Voor het zoeken van de juiste informatie en interpretatie	Betrouwbaarheid, Toegankelijkheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Integriteit	Procesapplicatie of handmatig	Ja
2	Documenttype	Geeft functie + structuur van het informatie element aan	Voor het zoeken van de juiste informatie en interpretatie	Vindbaarheid	Ordening	Procesapplicatie of handmatig	Ja
3	Onderwerp	Korte samenvatting van inhoud informatie element (GeHOPT)	Zoeken en (snelle en juiste) interpretatie van het informatie element	Toegankelijkheid, Vindbaarheid	Context	Procesapplicatie of handmatig	Nee
4	Status	Informatie is in concept óf definitief	Geeft aan of een informatie-element of zaak is afgerond of niet, van invloed op bijvoorbeeld bewaartermijn maar ook of de informatie deugdelijk is (voor bijvoorbeeld hergebruik)	Betrouwbaarheid	Authenticiteit	Procesapplicatie	Ja

Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het veld “Datum” (#1) automatisch gegenereerd. De beschikbare waarden voor het veld “Documenttype” (#2) zijn vastgelegd in de betreffende stamtabel. Per proces(naam) kan de gebruiker binnen de applicatie louter de documenttypen kiezen die behoren bij dat specifieke proces. Het veld “Onderwerp” (#3) is vrij invulbaar door de gebruiker of kan automatisch worden overgenomen uit de bestandsnaam van een informatie-element vanuit een leverende applicatie (bijvoorbeeld vanuit Outlook of SharePoint). Voor het veld “Status” (#4) zijn de mogelijke waarden vastgelegd in een stamtabel.

Minimale metadata op zaak / dossier(zaak)niveau

#	Metagegeven	Omschrijving	Doel	Eis	Voorwaarde	Gevuld door	Tabel
5	Einddatum	Geeft de datum aan waarin de zaak / het dossier is afgesloten	Van belang voor het zoeken naar informatie en voor het bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijn	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Ordening, Vernietiging	Procesapplicatie of DMS	Ja
6	Gemeenschappelijk kenmerk	Een code die alle informatie behorende tot een zaak bijeen houdt	Betreft een unieke code die gegenereerd wordt door Plato ten behoeve van de toegankelijkheid en context van de informatie	Toegankelijkheid	Context	DMS	Nee
7	Resultaat	Geeft het inhoudelijke resultaat van een zaak aan	Van invloed op de bewaar- en vernietigingstermijn van informatie	Duurzaamheid	Vernietiging	Procesapplicatie of handmatig	Ja
8	Startdatum	Geeft de datum aan waarin de zaak / het dossier is gestart	Van belang voor het zoeken naar informatie en voor het bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijn	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Ordening, Vernietiging	Procesapplicatie of DMS	Ja
9	Vertrouwelijkheid	Geeft het openbaarheidsniveau aan	Geeft aan of informatie vertrouwelijk is of voor iedereen toegankelijk. Dit voorkomt dat informatie die slechts voor 1 bepaalde groep toegankelijk is openbaar wordt gemaakt voor iedereen. Gebaseerd op de Baseline Informatiebeveiliging Overheid	Veiligheid	Autorisaties, Openbaarheid	DMS	Ja

Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het veld “Einddatum” (#5) gegenereerd o.b.v. het veld “Resultaat(type)” (#7) dat gebaseerd is op de bijbehorende stamtabel. Per proces(naam) kan de gebruiker binnen de applicatie alléén de resultaattypen kiezen die behoren bij dat specifieke proces. Het veld “Startdatum” (#8) wordt automatisch gegenereerd door Open DMS. De keuzemogelijkheden voor het veld “Vertrouwelijkheid” (#9) zijn vastgelegd in de betreffende stamtabel .

Minimale metadata op procesniveau

#	Metagegeven	Omschrijving	Doel	Eis	Voorwaarde	Gevuld door	Tabel
10	Proces	Geeft het proces aan waaruit de informatie is voortgekomen	Niet alleen van belang voor vindbaarheid van de informatie alsook de context en authenticiteit van de informatie, ook van belang omdat hieraan onder andere de autorisaties worden gekoppeld	Toegankelijkheid, Volledigheid	Context, Ordening, Proces	Procesapplicatie of DMS	Ja
11	Thema	Geeft het onderwerp van het proces aan	Geeft informatie extra ingang, belangrijk voor zoeken	Toegankelijkheid, Vindbaarheid	Context	Procesapplicatie of DMS	Ja
12	Subthema	Geeft het onderwerp van het proces aan, verdieping van Thema	Nadere precisering van het metagegeven Thema	Toegankelijkheid	Context	Procesapplicatie of DMS	Ja

Nadere specificatie: Binnen Open DMS worden de velden “Thema” (#11) en “Subthema” (#12) automatisch gevuld o.b.v. het veld “Proces(naam)” (#10). Deze zijn semantisch aan elkaar gekoppeld middels een vertaaltabel en technisch via het entiteits-relatie-diagram.

Minimale metadata m.b.t. de behandelaar

#	Metagegeven	Omschrijving	Doel	Eis	Voorwaarde	Gevuld door	Tabel
13	Accountnaam	De accountnaam van de behandelaar of “eigenaar” van de zaak	Bewijsvoering	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Context	Active directory / IAM (eventueel via leverende applicatie)	Ja
14	Afdeling	De afdeling waartoe de behandelaar behoort op het moment van opslag of wijziging van een informatie element	Bewijsvoering	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Context	Active directory / IAM	Ja
15	Dienst	De dienst waartoe de behandelaar behoort op het moment van opslag of wijziging van een informatie element	Bewijsvoering	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Context	Active directory / IAM	Ja
16	Functie	Functie van de behandelaar op het moment van opslag of wijziging van een informatie element	Bewijsvoering	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Context	Active directory / IAM	Ja
17	Naam behandelaar	De behandelaar of “eigenaar” van de zaak	Bewijsvoering	Betrouwbaarheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Context	Active directory / IAM	Ja

Nadere specificatie: Binnen Open DMS worden de metadatavelden “Accountnaam” (#13), “Afdeling” (#14), “Dienst” (#15), “Functie” (#16) en “Naam behandelaar” (#17) automatisch gegenereerd o.b.v. een koppeling met de Active Directory.

Minimale metadata m.b.t. de technische gegevens

#	Metagegeven	Omschrijving	Doel	Eis	Voorwaarde	Gevuld door	Tabel
18	Autorisaties	Betreft de rechten van gebruikers binnen DMS	Voor de veiligheid van de informatie, enkel gemachtigden hebben toegang tot de informatie en hebben specifieke rechten	Veiligheid	Autorisaties	DMS	Ja
19	Bestandsformaat	Geeft aan om wat voor soort bestand het gaat	Juiste applicatie automatisch vanuit het DMS kunnen openen	Herbruikbaarheid	Vorm	Procesapplicatie of DMS	Ja
20	Omvang	Bestandsgrootte per versie van een informatie element	Ten behoeve van de integriteit van een informatie-element	Betrouwbaarheid	Integriteit	DMS	Nee
21	Unieke code	Vertaling van de bestandsgrootte (per versie van een informatie element) in een reeks van getallen (HASH-code)	Controle mogelijk maken of een informatie element dat overgezet wordt naar het DMS dezelfde HASH-code heeft (i.h.k.v. 'Blockchain')	Betrouwbaarheid	Authenticiteit, Integriteit	Aanleverende applicatie & DMS	Nee

Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het veld “Autorisaties” (#18) gegeneerd middels een rechtenmatrix. De metadatavelden “Bestandsformaat” (#19), “Omvang” (#20) en “Unieke code” (#21) worden automatisch gevuld per versieniveau van dat specifieke informatie element.

Minimale metadata m.b.t. entiteiten (let op: verplicht indien van toepassing!)

#	Metagegeven	Omschrijving	Doel	Eis	Voorwaarde	Gevuld door	Tabel
22A	Locatie	Informatie met een geografische component ontsluiten via de Haagse plattegrond	Extra zoekingang en ontsluiting van informatie	Betrouwbaarheid, Toegankelijkheid, Vindbaarheid	Authenticiteit, Context	DMS	Ja
22B	Persoon (BSN #)	Uniek 9-cijferig persoonsnummer voor iedereen die ingeschreven staat in de Basisregistratie Personen (BRP)	Herleidbaarheid tot een specifieke persoon	Betrouwbaarheid	Integriteit	DMS	Ja
22C	Rechtspersoon (RSIN #)	Het RSIN wordt gebruikt om gegevens te koppelen tussen verschillende basisregistraties, zoals het Kadaster en de Basisregistratie Personen (BRP)	Rechtszekerheid in het handelsverkeer	Betrouwbaarheid	Integriteit	DMS	Ja
22D	Vraagstuk	Informatie elementen die bij elkaar horen kunnen clusteren	Extra zoekingang en ontsluiting van informatie	Toegankelijkheid, Vindbaarheid	Context	DMS	Nee

Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het verplicht-indien-van-toepassing metadataveld “Locatie” (#22A) gevuld middels een koppeling met GIS (Geografische Informatie Systemen) software. Het v.i.v.t. veld “Persoon” (#22B) wordt gevuld middels een koppeling met de BRP (Basis Registratie Personen). Het v.i.v.t. veld “Rechtspersoon” (#22C) kan worden gevuld middels een koppeling met het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het v.i.v.t. veld 'Vraagstuk“ (#22D) wordt gevuld o.b.v. geformuleerde business rules binnen de applicatie.

Er is nog een aantal metadatavelden dat automatisch kan worden toegevoegd door opslag in het DMS en door het gebruik van de Informatieplattegrond. Het overzicht vindt u hier.