V.I: Aansluitvoorwaarden... toetsings-checklist bij aanschaf, vervanging of wijziging van applicaties

Algemene gegevens

Naam applicatie: ………………………………………………………………………….
Naam leverancier: ………………………………………………………………………..
Doel en scope applicatie: ………………………………………………………………..
Type applicatie:
- ☐ Vakapplicatie
- ☐ Zaakapplicatie
- ☐ Procesapplicatie
- ☐ Anders, namelijk……………………………………………………………………
Project / initiatief: …………………………………………………………………………
Datum toets: ………………………………………………………………………………
Toetser(s): …………………………………………………………………………………

1: Beslisprincipe: proces en informatie zijn leidend

Ondersteunt de applicatie (een) gemeentelijk(e) proces(sen)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is de informatiebehoefte vooraf beschreven?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Sluit de applicatie aantoonbaar aan op bestaande processen i.p.v. andersom?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

Afkeurcriterium: applicatie dwingt procesaanpassing zonder inhoudelijke noodzaak.

2: IRMA eisen: wat moet informatie zijn?

Beoordeel of de applicatie deze eisen structureel ondersteunt.

Ondersteunt de applicatie de toegankelijkheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de vindbaarheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de betrouwbaarheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de veiligheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de duurzaamheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de herbruikbaarheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de volledigheid van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

3: IRMA voorwaarden: wat is nodig om dit te borgen?

Ondersteunt de applicatie de metadatering van informatie conform het metadatamodel?. N.b.: Voor applicaties die (mogelijk) te bewaren informatie verwerken geldt de M.D.T.O.-metadataset!
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie ordening op proces- of zaakniveau?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de authenticiteit van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de integriteit van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de context van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie vernietiging van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de openbaarheid van de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de verwerking van de gemeentelijke werkprocessen?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie alle mogelijke vormen van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie een autorisatiemodel t.b.v. de informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

4: Aansluiting op de Informatieplattegrond

Is de applicatie reeds opgenomen in de Informatieplattegrond?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie (een) bedrijfskritisch(e) proces(sen)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie (een) (mogelijk) te bewaren proces(sen)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Kunnen de processen, informatietypen en bewaartermijnen goed vastgelegd worden binnen de applicatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is duidelijk wie de informatie-eigenaar en de verantwoordelijke is?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

5: Metadatamodel

Ondersteunt de applicatie de Minimale Metadataset van IRMA?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Worden metadata waar mogelijk automatisch vastgelegd?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie metadata op document én zaak/dossierniveau?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie de M.D.T.O. metadataset? N.b.: deze vraag geldt alleen voor applicaties die (mogelijk) te bewaren processen ondersteunen
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ N.v.t.
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

Afkeurcriterium: structureel handmatige metadatering zonder alternatief

6: Datamodel

Sluit de applicatie aan op het gemeentelijke datamodel (ERD)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Gebruikt de applicatie dezelfde definities en begrippen (semantiek)?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is semantische interoperabiliteit met andere applicaties mogelijk?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

7: Technische architectuur

Past de applicatie binnen het federatieve architectuurmodel?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is informatie-uitwisseling mogelijk via open standaarden / API’s?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Is vendor lock-in op data of metadata voorkomen?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

8: Ondersteuning van de volledige informatiebeheer levenscyslus

Ondersteunt de applicatie creatie / ontvangst van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie gebruik en beheer van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie delen en openbaar maken van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie vernietiging van informatie?
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..
Ondersteunt de applicatie overbrenging van informatie naar het e-depot? N.b.: deze eis geldt alleen voor applicaties die (mogelijk) te bewaren processen ondersteunen
- ☐ Ja
- ☐ Nee
- ☐ Toelichting:…………………………………………………………………………..

9: Afwegingen en risico's

Zijn er afwijkingen op IRMA?

☐ Nee;
☐ Ja: motiveer:
- ☐ Afwijking………………………………………………………………………………….
- ☐ Risico……………………………………………………………………………………..
- ☐ Mitigerende maatregel………………………………………………………………….
- ☐ Einddatum………………………………………………………………………………..
- ☐ Migratiepad……………………………………………………………………………….

10: Eindconclusie

☐ Voldoet volledig aan IRMA → positief advies;
☐ Voldoet deels → alleen akkoord met vastgestelde mitigerende maatregelen;
☐ Voldoet niet → niet geschikt binnen IRMA

Besluitnemer / bevoegd gezag:
Datum besluit:

Samengevat:

Deze checklist borgt dat applicaties alleen worden aangeschaft of vervangen als zij aantoonbaar bijdragen aan een duurzame, betrouwbare en toekomstbestendige informatiehuishouding volgens IRMA.