Informatieplattegrond

Veel gemeentelijke informatie onttrekt zich aan het zicht van het vakgebied Informatiebeheer omdat deze digitaal o.a. is opgeslagen op netwerkschijven of in cloudomgevingen of fysiek in bureauladen of kasten. Deze informatie is überhaupt niet of onvoldoende gemetadateerd en niet in beheer bij Informatiebeheer. Hierdoor bestaat de kans dat gemeentelijke informatie niet teruggevonden kan worden, te snel wordt vernietigd, of juist helemaal niet wordt vernietigd.

Verantwoording, informatieverstrekking, sturing, controle en het op correcte wijze uitvoeren van processen is hierdoor niet goed mogelijk. Wanneer zich onverhoopt calamiteiten voordoen, is de zorgdrager (het college van burgemeester en wethouders) verantwoordelijk en zal zich hiervoor moeten verantwoorden. Een van de praktische oplossingen om de gemeentelijke informatiehuishouding op orde te krijgen is de Informatieplattegrond.

De Informatieplattegrond is primair een middel ('tool') voor het domein Informatiebeheer en de overige expertises binnen de Dienst Bedrijfsvoering (DBV) van de gemeente Den Haag. De Informatieplattegrond is echter ook vrijelijk raadpleegbaar voor de meer dan 12.000 medewerkers van de organisatie.

Medewerkers binnen de Informatiebeheer-keten van de Dienst Bedrijfsvoering vullen de Informatieplattegrond, onderhouden deze en zorgen voor de kennisdeling en “fine-tuning” van de procesbenamingen met de andere afdelingen binnen de gemeente (m.u.v. het 'Verwerkingsregistergedeelte' dat door Expertisecentrum Privacy wordt bijgehouden).

De kennis die is vastgelegd in de Informatieplattegrond is zodoende voor de hele organisatie van belang. De Informatieplattegrond ondersteunt:

• De semantische inrichting en ordening van applicaties, zodat de neerslag die voortkomt uit die applicaties makkelijk en snel terugvindbaar is voor de interne processen, voor de correcte uitvoer van wettelijke taken (tijdige en correcte overbrenging of vernietiging) en ondersteuning van de primaire processen;
• De vulling van diverse velden van de Minimale Metadataset en de MDTO metadatasetstamtabellen die gebruikt worden in de Minimale Metadataset t.b.v. de gemeentelijke processen zoals thema’s en subthema’s, gekoppeld aan de gemeentelijke diensten en proceseigenaren. Tevens zijn de gemeentelijke processen gekoppeld aan de 29 procestypen uit de Selectielijst 2020, op basis waarvan bewaar- en vernietigingstermijnen aan informatie worden toegekend.

De Informatieplattegrond is daarmee een basis voor te ontwikkelen beleid en strategie om (nog) niet binnen de Informatiebeheerketen beheerde informatie wél te kunnen gaan beheren. Hierbij zijn de processen leidend, niet de applicaties. De Informatieplattegrond is ingericht en opgebouwd met deze gedachte. De organisatie fungeert hierbij als “kapstok”, de processen als uitgangspunt en alle relevante relaties zijn op maat in kaart gebracht voor de Haagse situatie.

Aan de gemeentelijke processen zijn om verschillende redenen diverse gegevens gekoppeld. Hieronder volgt een opsomming en uitleg:

• Diensten: cluster / sector / afdeling / unit / team en proceseigenaar. De ophanging van de processen aan een organisatieonderdeel en de proceseigenaar is van belang om de verantwoordelijkheid van de uitvoering van de processen te duiden;
• Procestypen: dit zijn de 29 procestypen zoals vastgelegd in de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De procestypen zijn van belang voor het bepalen van het juiste resultaattype;
• Resultaattypen: deze zijn afkomstig uit de Selectielijst 2020. Deze resultaattypen geven inzicht in de bewaar- en vernietigingstermijnen van de informatie die voortkomt uit de processen;
• Thema’s en subthema’s: deze zijn opgesteld o.b.v. de portefeuilleverdeling van het college van burgemeester en wethouders. Er is zowel een stamtabel voor de gemeentelijke thema's als de - subthema's;
• Zaaktypecatalogus (Z.T.C.): de zaaktypecatalogus of Z.T.C. is gekoppeld aan de gemeentelijke processen. Informatie voorkomend uit “zaakgericht werken” kan niet goed beheerd worden omdat vanuit de Z.T.C. een koppeling met proces- en zaaktypen ontbreekt. Door de Z.T.C. middels een vertaaltabel te koppelen aan de gemeentelijke processen, die wél gelieerd zijn aan de proces- en zaaktypen kan deze informatie alsnog beheerd (vernietigd / overgebracht) worden. Zo kan de gemeente Den Haag voldoen aan de Common Ground-principes rondom zaakgericht werken en voldoen aan wet- en regelgeving;
• Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (R.G.B.Z.): ook bij de R.G.B.Z. ontbreekt een connectie met proces- en zaaktypen en kan informatie niet deugdelijk beheerd (vernietigd / overgebracht) worden. Met het doel informatie die vanuit de R.G.B.Z. ontspruit wel degelijk te kunnen beheren , is een vertaaltabel R.G.B.Z. / processen gemaakt;
• Uniforme Productnamen Lijst (U.P.L.): de producten en diensten die de gemeente Den Haag levert zijn vastgelegd in de U.P.L. Aan elk gemeentelijk proces zijn één of meerdere U.P.L.-termen toegevoegd, zodat inzichtelijk is welk(e) product(en) of dienst(en) uit dat proces voortkom(t)(en);
• Vertrouwelijkheidsniveau’s: op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (B.I.O.) zijn aan elk gemeentelijk proces vertrouwelijkheidsniveau's toegekend;
• Wettelijke kaders: op basis van de gemeentelijke Selectielijst is per proces aangegeven welke wet-g en regelgeving een rol speelt bij de uitvoering van dat proces;
• Informatie over de processen: geeft additionele informatie over het specifieke proces;
• WOO categorie: in de ‘Handreiking van WOB naar WOO’ is een elftal Wet Open Overheid-categorieën gedefinieerd. Wanneer informatie die voortkomt uit een proces voldoet aan één van onderstaande categorieën, zullen deze proactief geanonimiseerd gepubliceerd moeten worden op een nader te bepalen website. Wanneer een proces géén relatie heeft, wordt de informatie die uit dat proces voortvloeit niet gepubliceerd op een nader te bepalen website;
• Documenttype: per proces wordt een beperkt aantal documenttypen gebruikt. Deze zijn in de Informatieplattegrond opgenomen omdat de combinatie documenttype en WOO-categorie bepaalt of informatie daadwerkelijk proactief geanonimiseerd moet worden gepubliceerd;
• Risiconiveau: op basis van de toegekende bewaar- en vernietigingstermijnen, de WOO-categorieën, het vertrouwelijkheidsniveau, het wel of niet gebruiken van persoonsgegevens en de R.G.B.Z.-indeling wordt automatisch bepaald of een proces een laag, midden of hoog risiconiveau heeft. Dit is o.a. van belang bij het uifaseren / vervangen van applicaties;
• Applicatie(s): per gemeentelijk proces is aangegeven in welke applicatie(s) informatie wordt ontvangen of gegenereerd. Dit is o.a. van belang bij het terugvinden van de juiste informatie bij een WOB/WOO-verzoek of het in kaart brengen van de applicatieketen bij het uitfaseren of vervangen van applicaties.

Recentelijk is aan de Informatieplattegrond in samenspraak met het Expertisecentrum Privacy het Verwerkingsregister gekoppeld. Het 'Verwerkingsregister-gedeelte' in de Informatieplattegrond wordt bijgehouden door medewerkers van het EC Privacy. Zij hebben hiervoor specifieke rechten in de Informatieplattegrond gekregen.

Bovenstaande koppelingen met de gemeentelijke processen zijn inmiddels gerealiseerd. Er zijn echter nog plannen voor de doorontwikkeling van de Informatieplattegrond:

• Oudere Selectielijsten: momenteel zijn de processen voorzien van de proces- en resultaattypen zoals vastgelegd in de 'Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020'. Deze gelden echter alleen voor de gemeentelijke informatie die is opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020. Voor oudere informatie worden daarom retrospectief toegevoegd: ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017’ (t.b.v. informatie ontvangen op opgemaakt ná 1 januari 2017 tot 1 januari 2020), ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ (t.b.v. informatie ontvangen of opgemaakt tussen 1 januari 1996 en 1 januari 2017) en ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven’ (t.b.v. informatie ontvangen of opgemaakt vóór 1 januari 1996.
• Connectie met andere applicaties: er wordt onderzocht of de Informatieplattegrond kan worden aangesloten op de procesmanagementtool Sensus en/of Blue Dolphin. Deze applicaties dienen een ander doel dan de Informatieplattegrond, maar kunnen op sommige punten verdieping bieden.

Door het combineren van gegevens wordt de gemeentelijke informatiehuishouding steeds inzichtelijker. Dit levert o.a. overzichten op van:

• Gemeentelijke processen die gekoppeld zijn aan een WOO-categorie en mogelijk proactief geanonimiseerd dienen te worden op een nader te bepalen website. Dit betreft momenteel +/- 71% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond. Nadere specificatie met de documenttypes is benodigd om het precieze percentage te kunnen bepalen;
• Gemeentelijke processen die niet gelieerd zijn aan een WOO-categorie. Dit betreft momenteel +/- 29% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond;
• Gemeentelijke processen die een "B"- "V"-resultaattype kunnen hebben en dus, afhankelijk van het uiteindelijk toegekende resultaattype, dan wel overgebracht moeten worden dan wel vernietigd. Dit betreft momenteel +/- 20% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond;
• Gemeentelijke processen die altijd een "V" resultaattype hebben en dus nooit overgebracht hoeven te worden naar het HGA. Dit betreft momenteel +/- 80% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond.

• Archiefwet, Artikel 3: “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden”;
• Archiefregeling, Artikel 18, Lid 1: “De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur”;
• Prioriteit vanuit de directie DBV o.b.v. de KPI-rapportages van het Haags Gemeentearchief;
• Brengt “blinde informatiebeheer vlekken” in beeld en maakt terug vinden, tijdige vernietiging en overbrenging mogelijk van informatie die momenteel aan het oog van Informatiebeheer wordt onttrokken (en daardoor niet beheerd wordt) inzichtelijk;
• Toegespitst op de specifieke Haagse situatie en daardoor herkenbaar voor zowel de business en expertisecentra;
• De Informatieplattegrond beschrijft niet alleen de gemeentelijke processen, maar heeft tevens een verbinding met het organogram en gemeentelijke applicaties;
• De Informatieplattegrond levert de gemeentelijke stamtabellen zoals 'proces', 'thema' en 'subthema'. Deze stamtabellen worden o.a. in Open DMS en IRIS gebruikt en zijn 'by design' verplicht bij majeure upgrades of vervanging van applicaties;
• Verbindt informatiebeheer- en DBV-ketens (uitgaan van 1 centrale bron);
• Maatwerk zonder licentiekosten;
• Niet afhankelijk van externe leveranciers;
• Eigen kracht en vakmanschap / expertise in een vernieuwende innovatieve opzet;
• Kennis blijft in huis;
• Kerntaak van Informatiebeheer. waar het bij de meeste organisaties juist fout gaat. Zie o.a. datalek bij Veilig Thuis, dat voorkomen had kunnen worden als er overzicht en beheer was van waar wat stond.

Hieronder vindt u een screenshot van een uitgewerkt (geanonimiseerd) werkproces van de Gemeente Den Haag uit de Informatieplattegrond. Het betreft een 'PDF', dus kunt u het niet lezen kunt u het vergroten door in te zoomen / op het “plusje” te drukken. U ziet o.a.:

• De naam van het proces. Dit is de “sleutel” om te bepalen in welke DMS-bibliotheek de informatie die voortkomt uit de zaak / proces wordt geplaatst (en dus ook of deze informatie conform de 'Minimale Metadataset' of 'MDTO' dient te worden gemetadateerd. Aan de “β” achter de procesnaam kunt u bijvoorbeeld zien dat dit een mogelijk te bewaren proces is (het uiteindelijke resultaattype bepaalt echter of de informatie bewaard dan wel vernietigd dient te worden). De informatie die voortkomt uit de proces of zaak wordt in dit geval opgeslagen in het pré-depot en gemedateerd conform MDTO;
• De koppeling van procesnamen aan zaakgericht werken: ZTC en UPL;
• De koppeling van procesnamen aan de UPL. Uit elk proces volgt minimaal één product of dienst. Dit is in principe de Product- en Dienstcatalogus van de Gemeente Den Haag;
• Alle mogelijke bewaar- en vernietigingstermijnen behorend bij elk proces;
• Link met het Verwerkingsregister;
• Laag / middel / hoog risico;
• Wettelijke grondslag per proces (indien aanwezig);
• N.b: de persoonsgegevens die voorkomen in de Informatieplattegrond zijn in dit voorbeeld “geblurd” i.h.k.v. privacyregulaties.