Informatieplattegrond

Veel gemeentelijke informatie onttrekt zich aan het zicht van het de Haagse informatiehuishoudingsketen omdat deze digitaal o.a. is opgeslagen op netwerkschijven, cloudomgevingen of fysiek in bureauladen of kasten. Deze informatie is niet of onvoldoende gemetadateerd en in veel gevallen niet of nauwelijks in beheer binnen de IHH-keten.

Hierdoor bestaat de kans dat gemeentelijke informatie niet teruggevonden kan worden, te snel wordt vernietigd, juist helemaal niet wordt vernietigd, niet (tijdig) wordt overgebracht naar het Haags Gemeentearchief of niet proactief anoniem gepubliceerd wordt. Kortom: de GDH is op deze wijze niet compliant aan diverse wet- en regelgeving.

Verantwoording, informatieverstrekking, sturing, controle en het op correcte wijze uitvoeren van processen is hierdoor niet goed mogelijk. Wanneer zich onverhoopt calamiteiten voordoen, is de zorgdrager (het college van burgemeester en wethouders) verantwoordelijk en zal zich hiervoor moeten verantwoorden.

De Informatieplattegrond is primair een middel voor het Haagse informatiehuishoudingsdomein en de overige expertises binnen de Dienst Bedrijfvoering. De informatiehuishoudingsketen vult deze, handhaaft en zorgt voor de kennisdeling met de andere afdelingen binnen de gemeente. De kennis die is vastgelegd in de Informatieplattegrond is zodoende voor de hele organisatie van belang. De Informatieplattegrond ondersteunt o.a.:

• De inrichting en ordening van applicaties, zodat de neerslag die voortkomt uit die applicaties makkelijk en snel terugvindbaar is voor de interne processen, voor de correcte uitvoer van wettelijke taken (tijdige en correcte overbrenging of vernietiging) en ondersteuning van de primaire processen;
• De vulling van diverse velden van de Minimale Metadataset en de MDTO metadatasetstamtabellen die gebruikt worden in de Minimale Metadataset t.b.v. de gemeentelijke processen zoals thema’s en subthema’s, gekoppeld aan de gemeentelijke diensten en proceseigenaren. Tevens zijn de gemeentelijke processen gekoppeld aan de 29 procestypen uit de Selectielijst 2020, op basis waarvan bewaar- en vernietigingstermijnen aan informatie worden toegekend.

Bij de inrichting van de Informatieplattegrond is zoveel mogelijk uitgegaan van allerhande landelijke ontwikkelingen. o.a. “common ground”, zaakgericht werken etc. Op deze wijze kunnen met de Informatieplattegrond als basis alle soorten informatie worden beheerd. De Informatieplattegrond kan gezien worden als de “masterdata” voor de gemeentelijke processen.

De Informatieplattegrond is daarmee een basis voor te ontwikkelen beleid en strategie om (nog) niet binnen de Informatiehuishoudingsketen beheerde informatie te kunnen gaan beheren. Hierbij zijn de processen leidend, niet de applicaties. De Informatieplattegrond is ingericht en opgebouwd met deze gedachte. De organisatie fungeert hierbij als “kapstok”, de processen als uitgangspunt en alle relevante relaties zijn op maat in kaart gebracht voor de Haagse situatie.

Aan de gemeentelijke processen zijn om verschillende redenen diverse gegevens gekoppeld. Hieronder volgt een opsomming en uitleg:

• Algoritmeregister: wanneer een proces wordt ondersteund door een algoritme (zoals vastgelegd in het Algoritmeregister van de Nederlandse overheid, is in de Informatieplattegrond een link naar dit specifieke algoritme opgenomen. Er zijn 'Haagse' algoritmes die “impactvol” zijn en “hoog risico AI-systemen”. Deze algoritmes zijn conform resultaattype 2.1.2 (Selectielijst 2020) eeuwig te bewaren. Dit is bij de processen die het betreft opgenomen in het “informatie”-veld opgenomen. Daarnaast is er een aantal “overige algorimes”. Deze algoritmes hoeven niet eeuwig bewaard te worden conform genoemde Selectielijst omdat dit geen algoritmes met ingrijpend maatschappelijk effect en/of complexe structuur zijn. Bij de processen die het betreft is dit ook in het “informatie”-veld opgenomen;
• Applicatie(s): per gemeentelijk proces is aangegeven in welke applicatie(s) informatie wordt ontvangen of gegenereerd. Dit is o.a. van belang bij het terugvinden van de juiste informatie bij een WOB-verzoek of het uitfaseren / vervangen van applicaties. Wanneer een applicatie een bedrijfskritisch proces ondersteunt, krijgt deze applicatie een label “bedrijfskritisch” in de applicatietabel, zodat duidelijk is dat deze applicatie niet lichtvoetig dient te worden vervangen;
• Bijzonderheid: indien van toepassing is bij een proces aangegeven of er extra details rondom dit proces beschikbaar zijn. Zodoende kan er op die bijzonderheid geordend worden. De geoormerkte bijzonderheden zijn: “Mogelijk bewaren” (o.b.v. de Selectielijst kan proactief worden aangegeven of de informatie die voortkomt uit een proces in aanmerking komt om eeuwig te bewaren en daarmee op termijn dient te worden overgebracht naar het HGA), “Landelijke taken”: (overzicht of het proces alleen door de GDH wordt uitgevoerd en niet door andere Nederlandse gemeenten), “Hotspots” (processen die ingrijpende gebeurtenissen beschrijven waardoor de informatie eeuwig bewaard dient te worden ook al verordonneert de Selectielijst dat het te vernietigen informatie betreft) en “Bedrijfskritisch” (om de bedrijfscontinuïteit te waarborgen moeten gemeenten in kaart brengen wat de kritische bedrijfsprocessen zijn. Een kritisch bedrijfsproces is een proces waarvan de impact van uitval van dat proces onacceptabel groot is. De kritische bedrijfsprocessen in de Informatieplattegrond zijn gebaseerd op de “Top kritische bedrijfsprocessen” van de IBD (Informatie Beveiligings Dienst van de VNG);
• Diensten: cluster / sector / afdeling / unit / team en proceseigenaar. De ophanging van de processen aan een organisatieonderdeel en de proceseigenaar is van belang om de verantwoordelijkheid van de uitvoering van de processen te duiden. I.v.m. het onderhoud van de Informatieplattegrond is er voor gekozen de rol van de proceseigenaar vast te leggen i.p.v. de persoonsnaam van de proceseigenaar;
• Documenttype: per proces wordt een beperkt aantal documenttypen gebruikt. Alleen deze vastgelegde documenttypen kunnen bij het specifieke proces worden gebruikt. Dit om ambiguïteit in de informatiehuishouding te voorkomen;
• Gebruikt door: connectie met (een) ander(e) proces(sen) binnen de Informatieplattegrond;
• GGM (beleids)domein (ook wel: “Delfts gegevensmodel” genoemd): o.b.v. de (sub)thema's wordt de categorie van het Gemeentelijk Gegevens Model (GGM) automatisch toegekend. Voor meer informatie zie: Gemeentelijk Gegevensmodel. Door de Haagse thema's en subthema's te koppelen aan GGM sluit de GDH aan bij 'common ground';
• Goedgekeurd: de proceseigenaar kan aangeven of het proces zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond goed is opgenomen in de Informatieplattegrond;
• Informatie over de processen: geeft additionele informatie over het specifieke proces;
• Maakt gebruik van: connectie met (een) ander(e) proces(sen) binnen de Informatieplattegrond;
• Plato processen: connectie met (een) ander(e) proces(sen) binnen DMS/Plato en IRIS;
• Privacygevoelig: bij elk proces is aangegeven of er privacygevoelige informatie is opgenomen, zodat dit per proces kan worden vastgelegd in het Verwerkingsregister;
• Producten- en Dienstencatalogus (P.D.C.) o.b.v. Uniforme Productnamen Lijst (U.P.L.): de producten en diensten die de gemeente Den Haag levert zijn vastgelegd in de U.P.L. Aan elk gemeentelijk proces zijn één of meerdere U.P.L.-termen toegevoegd, zodat inzichtelijk is welk(e) product of dienst uit dat proces voortkomt. Met de PDC sluit de GDH aan bij 'common ground';
• Procestypen: dit zijn de 29 procestypen zoals vastgelegd in de Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020. De procestypen zijn van belang voor het bepalen van het juiste resultaattype. Omdat de procestypen multi-interpretabel zijn, zijn per vastgelegd proces proactief keuzes gemaakt welk procestype de GDH gebruikt. Het is derhalve niet de bedoeling om andere procestypen dan vastgelegd te gebruiken, anders wordt de Haagse informatiehuishouding inconsistent;
• Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken (R.G.B.Z.): ook bij de R.G.B.Z. ontbreekt een connectie met proces- en zaaktypen en kan informatie niet deugdelijk beheerd (vernietigd / overgebracht) worden. Met het doel informatie die vanuit de R.G.B.Z. ontspruit wel degelijk te kunnen beheren , is een vertaaltabel R.G.B.Z. / processen gemaakt. Door de RGBZ te gebruiken, sluit de GDH aan bij het 'common ground' streven;
• Resultaattypen: deze zijn afkomstig uit de Selectielijst 2020. Deze resultaattypen geven inzicht in de bewaar- en vernietigingstermijnen van de informatie die voortkomt uit de processen. De resultaattypen zijn gebaseerd op de toegekende procestypen. Het is niet de bedoeling andere resultaattypen te gebruiken dan vastgelegd in de Informatieplattegrond, anders wordt de gemeentelijke informatiehuishouding inconsequent;
• Risiconiveau: op basis van de toegekende bewaar- en vernietigingstermijnen, de WOO-categorieën, het vertrouwelijkheidsniveau, het wel of niet gebruiken van persoonsgegevens en de R.G.B.Z.-indeling wordt automatisch bepaald of een proces een laag, midden of hoog risiconiveau heeft. Het gaat hier om het risico van de informatie die voortkomt uit het proces. Deze risico-inschatting is bijvoorbeeld van belang om in ogenschouw te houden wanneer applicaties op den duur worden vervangen. Wanneer o.b.v. het risiconiveau blijkt dat applicaties die bepaalde processen met een hoog risico ondersteunen dient hier een zwaarder informatiehuishoudingsregime te gelden dan wanneer het een laag-risico proces betreft;
• Route: ophanging van het proces binnen het organogram van de Gemeente Den Haag;
• Thema’s en subthema’s: deze zijn opgesteld o.b.v. de portefeuilleverdeling van het college van burgemeester en wethouders. Er is zowel een stamtabel voor de gemeentelijke thema's als de - subthema's;
• UID (Unique identifier): bij elk proces is een uniek nummer opgenomen zodat dit proces op basis van dit UID kan worden gebruikt voor andere applicaties;
• Vertrouwelijkheidsniveau’s: op basis van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (B.I.O.) zijn aan elk gemeentelijk proces vertrouwelijkheidsniveau's toegekend;
• Verwerkingsregister: hierin houdt organisatie bij welke persoonsgegevens worden verwerkt, met welk doel, hoe ze beveiligd zijn, hoe lang ze bewaard worden en met wie ze gedeeld worden, om aan de verantwoordingsplicht te voldoen en te laten zien hoe persoonsgegevens worden beheerd. Let op: moet nog worden ingevuld, verantwoordelijkheid van Chief Privacy Officer;
• Wettelijke kaders: op basis van de gemeentelijke Selectielijst is per proces aangegeven welke wet- en regelgeving een rol speelt bij de uitvoering van dat proces;
• WOO categorie: in de ‘Handreiking van WOB naar Woo’ is een elftal WOO-categorieën (Wet Open Overheid) gedefinieerd. Wanneer informatie die voortkomt uit een proces voldoet aan één van onderstaande categorieën, zullen deze proactief geanonimiseerd gepubliceerd moeten worden. Wanneer een proces géén relatie heeft, wordt de informatie die uit dat proces voortvloeit niet actief gepubliceerd;
• Zaaktypecatalogus (Z.T.C.): de zaaktypecatalogus of Z.T.C. is gekoppeld aan de gemeentelijke processen. Informatie voorkomend uit “zaakgericht werken” kan niet goed beheerd worden omdat vanuit de Z.T.C. een koppeling met proces- en zaaktypen ontbreekt. Door de Z.T.C. middels een vertaaltabel te koppelen aan de gemeentelijke processen, die wél gelieerd zijn aan de proces- en zaaktypen kan deze informatie alsnog beheerd (vernietigd / overgebracht) worden. Zo kan de gemeente Den Haag voldoen aan de Common Ground-principes rondom zaakgericht werken.

Bovenstaande koppelingen met de gemeentelijke processen zijn inmiddels gerealiseerd. Er zijn echter nog plannen voor de doorontwikkeling van de Informatieplattegrond:

• Oudere Selectielijsten: momenteel zijn de processen voorzien van de proces- en resultaattypen zoals vastgelegd in de 'Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020'. Deze gelden echter alleen voor de gemeentelijke informatie die is opgemaakt of ontvangen vanaf 1 januari 2020. Voor oudere informatie worden daarom retrospectief de oudere Selectielijsten van 2017, 2012, 2005, 1996 en 1983 toegevoegd. Zodoende kan de GDH haar informatie van 1850 tot nu voorzien van de juiste bewaar- en vernietigingstermijnen;
• Robuust maken van de Informatieplattegrond: zorgen dat de informatie die in de Informatieplattegrond is vastgelegd eenvoudig kan worden gedeeld met andere applicaties. Op deze wijze kan de Informatieplattegrond fungeren als masterdata voor de Haagse processen;
• Beheer beleggen: het beheer van de Informatieplattegrond binnen de gemeentelijke informatiehuishouding beleggen zodat deze conform Archiefregeling artikel 18 volledig en actueel kan blijven.

Door het combineren van gegevens wordt de gemeentelijke informatiehuishouding steeds inzichtelijker. Dit levert o.a. overzichten op van:

• Gemeentelijke processen die gekoppeld zijn aan een WOO-categorie. Dit betreft momenteel +/- 39% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond;
• Gemeentelijke processen die niet gelieerd zijn aan een WOO-categorie. Dit betreft momenteel +/- 61% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond;
• Gemeentelijke processen die een "B"- "V"-resultaattype kunnen hebben en dus, afhankelijk van het uiteindelijk toegekende resultaattype, dan wel overgebracht moeten worden dan wel vernietigd. Dit betreft momenteel +/- 17% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond;
• Gemeentelijke processen die altijd een "V" resultaattype hebben en dus nooit overgebracht hoeven te worden naar het HGA. Dit betreft momenteel +/- 83% van het aantal geïnventariseerde en geordende processen in de Informatieplattegrond;
• De landelijke taken die de Gemeente Den Haag uitvoert (1,2% van het totaal aantal processen);
• De bedrijfskritische processen en - applicaties van de Gemeente Den Haag (11% van het totaal aantal processen);
• De hotspot-processen van de Gemeente Den Haag (0,2% van het totaal aantal processen);
• Welke applicaties de gemeentelijke processen ondersteunen;
• Welke processen een laag, midden of hoog risico hebben;
• Welke processen sturend, ondersteunend of uitvoerend zijn;
• Welke processen onder welk proces- en resultaattype van de gemeentelijke Selectielijst 2020 vallen;
• Welke processen worden ondersteund door een algoritme;
• Welke wettelijke kaders en gemeentelijke regelingen ten grondslag liggen aan de processen;
• Wat de producten en diensten zijn die voortkomen uit de processen;
• Etcetera.

Kortom: de Informatieplattegrond biedt een schat aan informatie.

• Archiefwet, Artikel 3: “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden”;
• Archiefregeling, Artikel 18, Lid 1: “De zorgdrager zorgt ervoor dat de onder hem ressorterende overheidsorganen beschikken over een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van de bij dat overheidsorgaan berustende archiefbescheiden, geordend overeenkomstig het ten tijde van de vorming van het archief daarvoor geldende ordeningsstructuur”;
• * Wet Open overheid, Artikel 4.2, Lid 2: “Een bestuursorgaan draagt er zoveel mogelijk zorg voor dat de informatie die het overeenkomstig deze wet verstrekt, actueel, nauwkeurig en vergelijkbaar is”;
• Prioriteit Bureau CIO a.d.h.v. KPI-rapportages HGA;
• Brengt “blinde vlekken” in beeld en maakt terug vinden, tijdige vernietiging en overbrenging mogelijk van informatie die momenteel aan het oog van de Informatiehuishoudingsketen wordt onttrokken (en daardoor niet beheerd wordt) inzichtelijk;
• Toegespitst op de specifieke Haagse situatie en daardoor herkenbaar voor zowel de business en expertisecentra;
• De Informatieplattegrond beschrijft niet alleen de gemeentelijke processen, maar heeft tevens een verbinding met het organogram en gemeentelijke applicaties;
• De Informatieplattegrond levert de gemeentelijke stamtabellen zoals 'proces', 'thema' en 'subthema'. Deze stamtabellen worden o.a. in Open DMS en IRIS gebruikt en zijn 'by design' verplicht bij majeure upgrades of vervanging van applicaties;
• Verbindt informatiehuishouding met overige expertises (uitgaan van 1 centrale bron);
• Maatwerk zonder licentiekosten;
• Niet afhankelijk van externe leveranciers;
• Eigen kracht en vakmanschap / expertise in een vernieuwende innovatieve opzet;
• Kennis blijft in huis;
• Kerntaak van de gemeentelijke Informatiehuishoudingsketen.

N.b: de persoonsgegevens die voorkomen in de Informatieplattegrond zijn in dit voorbeeld “geblurd” i.h.k.v. privacyregulaties.