De upgrade van DMS/Plato naar Open DMS wordt uitgevoerd op basis van een Scrum/Agile aanpak. Binnen de Scrum benadering worden “epics” (de hoofdonderwerpen) beschreven, die vervolgens weer worden in opgedeeld “userstories” (hapklare brokken). Deze worden door de Productowner DMS op de “product backlog” geplaatst. De “epics” zijn te groot om binnen een “sprint” te worden uitgevoerd en worden dan ook gedoseerd over de “sprints” verdeeld. De fasering rondom DMS ziet er als volgt uit:
| # | Fase 0 (Voorbereidingsfase) |
|---|---|
| 1 | Invullen semantische interoperabiliteit: bij het inrichten van Open DMS wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van vaste waarden t.b.v. het in- en aanvullen van de verplichte metadatavelden. Een deel hiervan is vastgelegd in en wordt gevoed vanuit de Informatieplattegrond. Andere bronnen om de metadata zoveel mogelijk automatisch in- en aan te laten vullen zijn IAM (identity en accessmanagement), de postcodetabel en vanuit geo-locaties. M.b.v. semantische interoperabiliteit kunnen applicaties goed informatie op metadataniveau uitwisselen |
| 2 | Ontwikkelen entiteits-relatie-diagram t.b.v. “V”-library: in het ERD is vastgelegd hoe het DMS is opgebouwd, o.a. door de relaties tussen de vastgestelde Minimale Metadatasetvelden vast te leggen. E.e.a. is o.a. benodigd om het streven van automatische metadatering mogelijk te maken |
| 3 | Ontwikkelen metadataset t.b.v. “V”-library: om o.a. de gemeentelijke informatie te kunnen beheren (vernietigen / overbrengen), autorisaties tot de informatie toe te kunnen kennen, informatie terugvindbaar te maken is metadatering op informatie-elementniveau benodigd. Hiervoor is de Minimale Metadataset ontwikkeld |
| 4 | Opstellen FIT/GAP Minimale Metadataset / MDTO-metadataset: om de informatie die o.b.v. de Selectielijst(en) een 'eeuwig te bewaren' resultaattype kan hebben op termijn over te kunnen brengen naar het HGA is een FIT/GAP opgesteld en vastgesteld |
| 5 | Opstellen FIT/GAP Minimale Metadataset / WOO-metadataset: om informatie die i.h.k.v. de WOO geanonimiseerd proactief op een externe website dient te worden gepubliceerd is een FIT/GAP opgesteld en vastgesteld |
| 6 | Opstellen functioneel ontwerp t.b.v. recordmanagementapplicatie binnen Open DMS: om de informatie die is opgeslagen in Open DMS tijdig te kunnen vernietigen / overbrengen o.b.v. de Selectielijst(en) dient hiervoor een aparte oplossing in het DMS worden ingericht. In genoemd ontwerp is vastgelegd hoe e.e.a. functioneel dient te werken |
| 7 | Opstellen autorisatiematrix Open DMS: op basis van rechten kunnen groepen medewerkers toegang krijgen tot bepaalde processen binnen Open DMS. E.e.a. is vastgelegd in een autorisatiematrix |
| 8 | Expertisetoetsen: BIO-toets van expertise security en DPIA toets van expertise privacy |
| # | Fase I (Landingzonefase) |
|---|---|
| 1 | Inrichten omgeving: om Open DMS te kunnen installeren is 'on premise' of in de Azure Cloud een 'landingzone' benodigd. Dit dient door DBV/ITB uitgevoerd te worden |
| 2 | Inrichten “V”-library o.b.v. Minimale Metadataset en ERD: er komen op termijn 2 “bibliotheken” binnen het DMS waar de gemeentelijke informatie beheerd dient te worden. In de eerste oplevering wordt de eerste bibliotheek (“library”) naar productie gebracht. Voor meer informatie zie de technische architectuur |
| 3 | (Technisch) aansluiten SharePoint: omdat het de bedoeling is dat alle gemeentelijke informatie binnen Open DMS wordt beheerd (vernietigd / overgebracht) en het DMS geldt als kanaal voor het proactief geanonomiseerd publiceren op een externe website i.h.k.v. de WOO, dienen applicaties op het DMS te worden aangesloten. SharePoint is de eerste applicatie die wordt gekoppeld aan Open DMS |
| 4 | Voorbereiden aansluiting Open Zaak-applicatie: de tweede applicatie die op Open DMS wordt aangesloten is Open Zaak, omdat de oplevering van de beide projecten ongeveer gelijk oploopt. In deze fase wordt voornamelijk gezorgd dat de semantische interoperabiliteit tussen het zaakgericht werken en het procesgericht werken wordt gegarandeerd. Ook de koppelvlakken ('Common ground API's') worden getest |
| 5 | Verbeteren look & feel client: t.b.v. de 'directe' DMS gebruikers krijgen de schermen een opknapbeurt en wordt het gebruikersgemak verbeterd. Het gebruik van de applicatie is intuïtief (a la Facebook of een website van een reisorganisatie, het is niet nodig om onderricht te krijgen in het gebruik van het DMS) |
| 6 | Inrichten “semantische interoperabiliteit” o.b.v. Informatieplattegrond in “V” library: om de uniformiteit van de metadatering te garanderen en foutmarges hierbij te verlagen wordt het aantal menselijke handelingen t.b.v. het toekennen van metadata zoveel mogelijk gereduceerd. Wanneer alle op DMS aan te sluiten applicaties dezelfde “metadata taal” spreken wordt het uitwisselen van informatie tussen deze applicaties enorm verbeterd. |
| 7 | Integratie IAM:om het aantal functioneel beheerhandelingen te beperken en te uniformeren en om 5 van de 21 metadatavelden ('Accountnaam', 'Afdeling', 'Dienst', 'Functie' en 'Naam behandelaar' automatisch te laten genereren is integratie met IAM (Identity & Access Management) benodigd |
| # | Fase II (Interoperabiliteitsfase) |
|---|---|
| 1 | Voorbereiden technische transitie DMS/Plato naar Open DMS: wanneer Open DMS “live” gaat, zal DMS/Plato op termijn worden uitgefaseerd. Hiertoe dienen voorbereidende technische werkzaamheden te worden uitgevoerd |
| 2 | Voorbereiden semantische transitie DMS/Plato naar Open DMS: wanneer Open DMS “live” gaat, zal DMS/Plato op termijn worden uitgefaseerd. Hiertoe dienen voorbereidende semantische werkzaamheden te worden uitgevoerd, zoals een “WAS”/“WORDT” tabel van de oude procesbenamingen naar de nieuwe procesbenamingen zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond |
| 3 | Opstellen “uitfaseerkalender” t.b.v. processen in DMS/Plato: alle reeds aan DMS/Plato aangesloten procesapplicaties zullen op termijn worden omgeleid naar Open DMS. Hiervoor wordt een plan van aanpak opgesteld |
| 4 | Aansluiten Open Zaak-applicatie: in de vorige fase zijn reeds voorbereidingen getroffen om Open Zaak zowel technisch als semantisch aan Open DMS te kunnen koppelen. In deze fase vindt daadwerkelijke koppeling aan Open DMS plaats |
| 5 | Uitvragen semantische interoperabiliteitsvoorwaarden t.b.v. “B”-library / MDTO metadataset bij HGA: om de semantische inrichting van het pré-depot voor te bereiden dient de Gemeentearchivaris aan te geven welke velden van het MDTO op welke manier dienen te worden gevuld. N.B.: de semantische interoperabiliteit van velden zoals vastgelegd in de Minimale Metadataset zijn reeds gerealiseerd en vallen derhalve ook buiten de uitvraag aan het HGA. Het gaat zodoende louter om het surplus aan velden in het MDTO t.o.v. de Minimale Metadataset |
| 6 | Uitvragen FIT/GAP versus WOO-metadataset bij HGA: Het HGA dient aan te geven hoe e.e.a. in elkaar steekt zoals is vastgelegd én vastgesteld in de FIT/GAP Minimale Metadataset en MDTO en FIT/GAP Minimale metadataset en WOO metadata |
| 7 | Ontwikkelen entiteits-relatie-diagram t.b.v. “B”-library: om het pré-depot in te kunnen richten én om de technische en semantische interoperabiliteit tussen het pré-depot en het e-depot te kunnen bewerkstelligen zal er een ERD moeten worden opgeleverd o.b.v. de MDTO-metadataset. N.B.: het ERD rondom de velden zoals vastgelegd in de Minimale Metadataset zijn reeds gerealiseerd en vallen derhalve ook buiten deze epic. De basisvereiste is echter dat het ERD MDTO naadloos aansluit bij het reeds ontwikkelde datamodel rondom de Minimale Metadataset, anders kan overbrenging van op termijn te bewaren informatie naar het e-depot niet (goed) plaatsvinden |
| 8 | Top 10 te sluiten applicaties: op verzoek van directeur DBV I&A wordt jaarlijks een top 10 van aan te sluiten applicaties op ‘natuurlijk moment’ (vervanging / upgrade) o.a. op basis van te verwachten document volume opgeleverd. Aansluiting op Open DMS is een knock-out eis bij ‘Intakenings’ |
| 9 | Rechtenmodule: automatisch goed zetten van rechten op procesniveau binnen Open DMS o.b.v. de ontwikkelde autorisatiematrix |
| # | Fase III (Transitiefase) |
|---|---|
| 1 | Inrichten recordmanagementapplicatie in “V”-library: om de wettelijke taak m.b.t. het tijdig te kunnen vernietigen van informatie o.b.v. de gemeentelijke Selectielijst(en) uit te kunnen voeren is de inrichting van een RM applicatie binnen Open DMS benodigd. Waardering en selectie vindt plaats o.b.v. de metadatavelden “proces”, “resultaat(type)” en “einddatum |
| 2 | Inrichten rechtentoekenning o.b.v. autorisatiematrix in “V”-library: op basis van de opgestelde autorisatiematrix de rechtenstructuur inrichten binnen Open DMS, zodat ook 'directe' gebruikers in de applicatie kunnen werken |
| 3 | Start aansluiten applicaties o.b.v. top 10 uit Fase II: het aantal applicaties dat aan Open DMS wordt gekoppeld wordt per fase verhoogd |
| 4 | Uitvoeren technische transitie DMS/Plato naar Open DMS: om dubbele beheer- en opslagkosten zoveel mogelijk tegen te gaan en om gebruikers toegang te geven via één bron is het streven DMS/Plato en Open DMS zo kort mogelijk naast elkaar te laten bestaan. Dit betreft de uitwerking van de epic zoals genoemd onder II.1 |
| 5 | Voorbereiden e-mail beheer: het is de bedoeling dat in 2023 de e-mails van de gemeentelijke top automatisch in Open DMS worden opgeslagen en beheerd. Dit op basis van een daartoe voor de VNG opgestelde specifieke Selectielijst. De voorbereidingen hiertoe dienen in deze fase te starten |
| 6 | Voorbereiden beheer berichtenapps: ook het meer “vormloze” berichtenverkeer dient te worden opgeslagen en beheerd. De voorbereidingen hiertoe dienen in deze fase te starten |
| 7 | Anonimiseertool: in Fase V, epic 2 worden de Open DMS libraries aangesloten op een externe website i.h.k.v. de WOO. Hiervoor dient de gemeente Den Haag een keuze te maken over een tool die anonimisering mogelijk maakt. Binnen de GDH wordt voor deze doelstelling momenteel gebruik gemaakt van Octobox. Er bestaat echter ook een anonimiseertool die rechtstreeks binnen Open DMS kan opereren |
| # | Fase IV (Record Managementfase) |
|---|---|
| 1 | Inrichten “B” -library (pré-depot): o.b.v. MDTO-metadataset, entiteits-relatie-diagram zoals genoemd onder epic II.6 en FIT/GAP Minimale Metadataset versus MDTO-metadataset het technisch / functioneel inrichten van het pré-depot, zodat deze op een later moment (epic VI.1) kan worden aangesloten op het e-depot |
| 2 | Inrichten recordmanagementapplicatie: om verdere compliancy te bewerkstelligen moet in het pré-depot mogelijk worden gemaakt dat informatie die daartoe in aanmerking komt (o.b.v. toegekende resultaatypen) tijdig aan het e-depot wordt overgebracht |
| 3 | Inrichten “semantische interoperabiliteit” o.b.v. Informatieplattegrond in “B”-library: informatie die een “Bewaar-component” in zich kan hebben behoeft meer metadata dan informatie die altijd te vernietigen is. Hiervoor is een fit-gap vastgesteld die binnen Open DMS dient te worden ingericht |
| 4 | Inrichten rechtentoekenning o.b.v. autorisatiematrix in “B”-library: ook binnen het pré-depot dient de ontwikkelde autorisatiematrix te worden geïmplementeerd |
| 5 | Verder aansluiten applicaties o.b.v. top 10 uit Fase II: het aantal applicaties dat aan Open DMS wordt gekoppeld wordt per fase verhoogd |
| 6 | Doorontwikkeling Sharepoint koppeling: iteratief verbeteren van de koppeling tussen SharePoint koppeling met Open DMS o.b.v. nieuwe inzichten en klantwensen |
| 7 | Viewer voor 'exotische' formaten zoals AutoCAD: alle formaten zijn opslaanbaar in Open DMS, maar niet altijd toonbaar. Hiervoor dient een businesscase opgesteld te worden en onderzocht welke viewer module hiervoor aangeschaft dient te worden |
| # | Fase V (Integratiefase) |
|---|---|
| 1 | Overzetten data / vernietigen van mogelijk te bewaren processen richting “B”-library vanuit voormalige DMS/Plato o.a. o.b.v. vertaaltabel procesbenamingen in DMS/Plato naar procesbenamingen uit Informatieplattegrond. Andere inzetbare mogelijkheden zijn eventueel AI uitfaseertoolkit: bij het ontmantelen van DMS/Plato dienen de processen met een “B”-component naar het pré-depot te worden omgezet |
| 2 | Aansluiten “V” en “B”-libraries op een externe website i.h.k.v. Wet Open Overheid moet de Gemeente Den Haag t.z.t een deel van haar informatie proactief geanonimiseerd op de “WOO-website” publiceren o.b.v. de FIT/GAP Minimale Metadataset versus WOO-metadataset. De gemeentelijke processen die hiervoor in aanmerking komen zijn te geoormerkt met een WOO categorie en zijn in bijgaand overzicht te vinden |
| 3 | Informatie op de kaart: veel gemeentelijke informatie bevat een GEO-component. Met deze epic kan informatie, als extra zoekingang, ook via de Haagse landkaart worden teruggevonden |
| 4 | Voorbereiden data databank: de gemeentelijke informatie die “vormloos” is dient ook te worden te worden beheerd (vernietigd / overgebracht. Hiertoe dient een oplossing te worden bedacht. E.e.a. is verwoord in het concept 'Position paper gegevensmanagement' |
| 5 | Master data management applicatie: om gemeentelijke informatie eenmalig i.p.v. meervoudig op te slaan of te gebruiken dient hiervoor een centrale bronapplicatie voor te komen. E.e.a. is vastgelegd in het concept 'Position paper gegevensmanagement' |
| 6 | Verder aansluiten applicaties o.b.v. top 10 uit Fase II: het aantal applicaties dat aan Open DMS wordt gekoppeld wordt per fase verhoogd |
| # | Fase VI (Completeringsfase) |
|---|---|
| 1 | Pré-depot aansluiten op e-depot: daadwerkelijke aansluiting van het pré-depot aan het e-depot i.h.k.v. compliancy |
| 2 | Data databank: ingebruikname van een oplossing die vormloze informatie kan beheren |
| 3 | Master data management applicatie: ingebruikname van een oplossing die centraal informatie (metadata) kan leveren aan aangesloten applicaties |
| 4 | Verder aansluiten applicaties o.b.v. top 10 uit Fase II: het aantal applicaties dat aan Open DMS wordt gekoppeld wordt per fase verhoogd |
| 5 | DMS-check uitvoeren via ‘Software Improvement Group’: op verzoek van directeur DBV I&A onderzoeken of Open DMS voor de langere termijn toekomstvast is |
| 6 | Enterprise Search: Open DMS kan bij een zoekvraag niet alleen het DMS doorzoeken, maar ook andere gemeentelijke applicaties. Zodoende hoeft de gebruiker niet na te denken in welke bron de informatie daadwerkelijk is opgeslagen, hetgeen nu wél het geval is |
| 7 | Digitale handtekening: mogelijk maken dat informatie die in Open DMS is opgenomen digitaal ondertekend kan worden. Hiervoor is binnen de gemeente de tool 'Validsign' in gebruik |
| 8 | E-mail beheer: ingebruikname van een oplossing die e-mails kan reguleren richting Open DMS |
| 9 | Berichtenapps: ingebruikname van een oplossing die vormloze berichten kan reguleren richting Open DMS of de data databank |
N.b.: “epics” en fasering nog onder voorbehoud.
Datum laatste aanpassing: 12/04/2023 door KB