| IRMA-E7 | Volledigheid |
| Stelling | Informatie moet volledig zijn |
| Beschrijving | Informatie moet volledig zijn. Bij een (minimaal) volledig dossier of volledige zaak moet men in staat kunnen zijn de zaak te kunnen reconstrueren: wie heeft wanneer waarom welke beslissing genomen. Hier betreft de volledigheid een minimale volledigheid van dossier, dat betekent dat niet álle informatie moet worden opgenomen in een dossier, maar de juiste informatie |
| Rationale | Onvolledige informatie kan bijvoorbeeld leiden tot foutieve besluitvorming en er kan ook niet (deugdelijk) verantwoord worden. Onvolledige informatie is nagenoeg waardeloos |
| Implicaties | Per proces (eindproduct) dient te worden geïnventariseerd en vastgesteld wat de minimale volledigheid van het desbetreffende dossier of zaak is. Generieke procesmodelleringen/-beschrijvingen moeten worden opgesteld om inzicht te krijgen welke beslismomenten de processen kennen om zo de minimale volledig vast te kunnen stellen. |
| Voorwaarden | Ordening, Proces |
| Wettelijke onderbouwing | Archiefbesluit (Artikel 12): “Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen” |
| Archiefregeling (Artikel 1, Sub R): “Werkproces: samenhangend geheel van stappen en procedures in het kader van de uitvoering van een taak” |
| Archiefregeling (Artikel 17, Sub A): “[De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:] de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces” |
| Archiefwet (Artikel 3): “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden” |
| Archiefwet (Artikel 21, Lid 2): “Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen regels worden gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden” |