| IRMA-E2 | Vindbaarheid |
| Stelling | Informatie moet (terug)vindbaar zijn |
| Beschrijving | Men moet in een acceptabel tijdspad de juiste informatie moeten kunnen (terug)vinden. Vindbaarheid van informatie is een groot probleem, onderzoek wijst uit dat medewerkers gemiddeld 20% van de tijd kwijt zijn aan het zoeken naar informatie om hun taken uit te kunnen voeren. Bij kenniswerkers is dit percentage nog veel hoger; zij zijn bijna een derde van de tijd op zoek naar informatie. Bij burgers? Wet Open Overheid? |
| Rationale | Een groot gedeelte van de tijd wordt besteed aan het zoeken naar relevante of de juiste informatie. De (mate van) de (terug)vindbaarheid van informatie is dan ook van invloed op de efficiëntie van de processen en de bedrijfsvoering. Ook op een juiste besluitvorming is de terugvindbaarheid van informatie van groot belang |
| Implicaties | Onder meer het definiëren wat de doelgroepen zijn van welke soorten informatie. Een logische ordening is onmisbaar, alsook de technische kant (zoekmethodieken en IT-infrastructuur bijvoorbeeld). Goede ontsluitingsmechanieken zijn onmisbaar |
| Voorwaarden | Autorisaties, Context, Metadata, Ordening |
| Wettelijke onderbouwing | Archiefwet (Artikel 3): “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden” |
| Archiefregeling (Artikel 20): “De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens door middel van een andere ontsluitingsmethode leesbaar of waarneembaar te maken is” |
| Meer informatie | 'Do workers still waste time searching for information?' |