Informatie kan niet worden gevonden, geïnterpreteerd en beheerd zonder de juiste metadata. De informatie is dan ook niet aantoonbaar authentiek en integer, waardoor er niet kan worden verantwoord. Het is dan ook van primair belang dat informatie reeds bij ontvangst en opmaak de juiste metadata mee krijgt. Veel metadata kan niet achteraf alsnog worden toegevoegd. Zie ook de voorwaarde 'Metadata'. In deze uitwerking gaan we dieper in op het onderwerp metadata.
Om de gebruikers zoveel mogelijk te ontzorgen en de organisatie zoveel mogelijk meerwaarde te bieden is er voor gekozen de velden van de 'Minimale metadataset' zoveel mogelijk automatisch toe te kennen. Hoe de gemeente Den Haag dit toepast binnen haar DMS-omgeving wordt in dit onderdeel kort en bondig uitgelegd.
Om automatische en uniforme metadatering mogelijk te maken wordt binnen de gemeente Den Haag o.a. gebruik gemaakt van ERD's (Entiteits Relatie Diagrammen). Hier vindt u het (concept) ERD dat de gemeente Den Haag gebruikt bij de inrichting van haar DMS en kan andere organisaties helpen bij de inrichting van haar eigen applicaties. Dit ERD is opgesteld door de firma One Fox in opdracht van en op aanwijzing van de gemeente Den Haag.
Dit onderdeel omvat excerpten van webinars omtrent metadatering, genaamd 'Metadateren kun je leren' die de opstellers van IRMA intern bij de gemeente Den Haag op gezette tijden verzorgen. Hierbij wordt o.a. het gebruik van de 'Minimale metadataset' in de praktijk nader uitgelegd.
In deze paragraaf is het 'Minimale metadataschema' van de gemeente Den Haag uitgewerkt. De metadatavelden zijn gecategoriseerd en daarnaast is per metadataveld opgenomen welk metadataveld welke IRMA-eis of -voorwaarde ondersteunt. Tevens is aangegeven of er een stamtabel bestaat die voor dat specifieke veld dient te worden gebruikt.
In dit schema is aangegeven hoe de metadata van de verschillende API's van 'Common Ground' corresponderen met de Minimale Metadataset en vice versa.
'Common Ground' concentreert zich voornamelijk op de technische gegevensoverdracht tussen applicaties. De Minimale Metadataset is toegelegd op semantische gegevensoverdracht evenals het garanderen van de authenticiteit, integriteit, toegankelijkheid en terugvindbaarheid. Daarbij wordt de context van waaruit de informatie is ontstaan op basis van de Minimale Metadataset vastgelegd en wordt beheer (vernietiging / overbrenging) daadwerkelijk mogelijk. Dit is de uitleg achter het overzicht inzake het 'Minimale metadataschema' in combinatie met de 'Common ground API's'.