Aansluitvoorwaarden Open DMS zoals vereist vanuit de Informatiebeheer keten

Achtergrondinformatie

In de technische architectuur voor de Haagse applicaties die informatie voortbrengen en/of ontvangen is vastgelegd dat applicaties dienen te worden aangesloten aan Open DMS. De vak-, proces- of zaakapplicaties (hierna genoemd: applicaties) zorgen voor de afhandeling van de processen of zaken die zij faciliteren. Het DMS zorgt voor het beheer (opslag, vernietiging of overbrenging) van de informatie die eruit voortkomt én de proactieve geanonimiseerde publicatie van informatie in het kader van de Wet Open Overheid.

Indien een applicatie is aangesloten op een andere applicatie die al met DMS is verbonden, dan is een directe koppeling met DMS niet nodig. Informatie die bijvoorbeeld voortkomt uit Open Zaak, komt automatisch terecht in Open DMS o.b.v. de onderstaande technische en semantische aansluitvoorwaarden. Informatie uit op Open Zaak aangesloten zaakapplicaties komt dus (indirect) terecht in Open DMS om van daaruit beheerd en gepubliceerd (WOO) te worden.

Op basis van het proces / de zaak waarbinnen informatie wordt voortgebracht wordt bepaald of deze informatie in het kader van de Woo moet worden gepubliceerd, en welk beheerregime hieraan moet worden toegekend. Hiervoor wordt het 'ProcesID' (UID) vanuit de Informatieplattegrond als “unieke sleutel” gebruikt. Het is dan ook van belang dat bij de inrichting van applicaties de velden uit de Informatieplattegrond worden overgenomen. De gewenste gegevens vanuit de Informatieplattegrond kunnen worden gedownload in een Excel-sheet. Raadpleeg voor eventuele hulp Functioneel Beheer DMS.

Architectuurschets inrichting Open DMS

In onderstaand figuur is globaal beschreven hoe de architectuur rondom Open DMS is ingericht en georganiseerd.

#	Voorwaarden
1	Applicaties voldoen aan de semantische (MMS + stam- en vertaaltabellen) en technische (koppelvlakken) aansluitvoorwaarden i.h.k.v. ‘Informatiebeheer by design’
2	Het daadwerkelijke beheer (vernietigen / overbrengen) van gemeentelijke informatie inclusief metadata vindt plaats binnen Open DMS
3	O.b.v. de procesID wordt informatie bij ontvangst / creatie in Open DMS gescheiden op:
a	Processen die géén resultaattype ‘B’ (bewaren) kennen, dus alleen ‘V’ (vernietigen). De informatie die uit deze processen voortkomt is altijd (op termijn) te vernietigen en dient nooit te worden overgebracht naar het HGA. Zie: Library 1 (inrichting o.b.v. de Minimale Metadataset)
b	Processen die zowel ‘B’ als ‘V’ als mogelijke resultaattypen kennen. Op basis van o.a. het uiteindelijke resultaattype wordt bepaald of deze informatie vernietigd wordt, dan wel dient te worden overgebracht naar het HGA. Zie: Library 2 (pré-depot, inrichting o.b.v. MDTO)
4	Bij vernietiging wordt de informatie (document + bijbehorende metadata) uit Open DMS, de aanleverende applicaties én de back-ups vernietigd
5	O.b.v. de Woo-categorie (zie Informatieplattegrond) wordt automatisch bepaald welke informatie wel of niet proactief geanonimiseerd op de Woo-Index wordt gepubliceerd. Wanneer informatie o.b.v.

Technische en semantische interoperabiliteit

Uitgangspunten die gehanteerd dienen te worden bij het aansluiten van applicaties aan Open DMS zijn:

Technische interoperabiliteit

Er zijn verschillende manieren om applicaties technisch te koppelen aan Open DMS. Voor elk van deze “koppelvlakken” geldt dat voor een goede werking van de koppeling verschillende velden dienen te worden meegegeven, zoals ProcesID en Dossiernummer (UID):

De Document API (gebaseerd op het beschikbare 'Common Ground-koppelvlak') is het standaard koppelvlak en wordt o.a. gebruikt voor de koppeling met het ZGW-platform (Open Zaak-applicatie);
Het generieke koppelvlak (gebaseerd op WS/Plato) voor applicaties die niet kunnen voldoen aan de 'Common Ground'-standaard;
Binnen applicaties vindt de afhandeling van de zaak / het proces plaats, binnen Open DMS vindt het daadwerkelijke beheer van de informatie afkomstig uit de applicaties plaats;
Voor meer informatie inzake de beschikbare koppelvlakken en hulp bij implementatie kan contact worden opgenomen met Functioneel Beheer DMS via expertisecentrumplato@denhaag.nl.

Semantische interoperabiliteit

Het is van belang dat de gemeentelijke applicaties dezelfde “taal” gaan spreken. Om uniform en zoveel mogelijk automatisch bij ontvangst of creatie van informatie te kunnen metadateren dienen applicaties “slim” ingericht te worden middels:

De Minimale Metadataset met 21 verplichte velden en 1 'verplicht indien van toepassing' veld. Deze Metadataset geldt standaard voor alle informatie die voortkomt uit processen / zaken die (op termijn) vernietigd dienen te worden. De proces- of zaaknaam zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond bepaalt of informatie tot deze categorie behoort;
De MDTO-metadataset die standaard geldt voor alle informatie die voortkomt uit processen / zaken die (mogelijk) overgebracht aan het HGA dienen te worden ter eeuwige bewaring. De proces- of zaaknaam zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond bepaalt of informatie tot deze categorie behoort (N.b.: Momenteel is de vulling van de metadatavelden van het MDTO nog onbekend).;
Het datamodel van Open DMS dat ter inspiratie gebruikt worden bij het inrichten van applicaties;
De Informatieplattegrond waarin vaste veldwaarden voor de metadataset zijn opgenomen;
M.b.t. de 'semantische interoperabiliteit': voor informatie inzake de Minimale Metadataset, het datamodel en de Informatieplattegrond kan contact worden opgenomen met strategisch advies Informatiebeheer via datashop@denhaag.nl.

Algemene aansluitvoorwaarden

#	Architectonisch	Uitleg
1	Elke applicatie ondersteunt uitsluitend 1 domein	Het functionele domein van SharePoint is bijvoorbeeld 'samenwerken'. Het functionele domein van IRIS is postregistratie- en routering. Het functionele domein van DMS is 'informatie beheren' (centrale opslag van informatie en vernietiging en overbrenging hiervan). Zie: ‘Handboek ICT-standaarden’ (Informatiearchitectuurprincipe 27): “Applicaties voeren services van slechts één functioneel domein uit”
2	Alle gemeentelijke informatie (inclusief diens metadata) dient (eventueel via 'een omweg') in Open DMS te landen om daar beheerd te worden	Zie vastgestelde architectuur t.b.v. IB applicaties. Bij afwijking hiervan geldt het 'comply or explain'-principe
3	Recordmanagement (vernietigen / overbrengen van informatie) vindt plaats in Open DMS	Om recordmanagement (vernietigen of overbrengen van informatie naar het HGA) automatisch uit te kunnen laten voeren is het van belang dat alle verplichte metadatavelden op een correcte en uniforme wijze worden ingevuld bij élk informatie element. Hiervoor dienen de stam- en vertaaltabellen te worden gebruikt. Binnen applicaties hoeft géén rekening te worden gehouden met bewaar- en vernietigingstermijnen. Applicaties dienen de juiste metadata informatie uniform en volledig aan te leveren, zodat het bewaar- en vernietigingsregime in Open DMS plaats kan vinden. Wanneer applicaties niet aansluiten op Open DMS moeten zij het bewaar- en vernietigingsregime, inclusief het overbrengen van informatie naar het HGA en het vernietigen van onderhavige back-up bestanden zelf uitvoeren. Dit geeft echter niet de vrijheid om van de 'driehoek' Minimale Metadataset, ERD en Informatieplattegrond af te wijken. Deze zijn namelijk verplicht om de gemeentelijke informatiehuishouding op orde te krijgen
4	Het uitvoeren van publicatie van gegevens inzake de Wet Open Overheid vindt via Open DMS plaats	O.b.v. de procesnaam en de gekoppelde gegevens betreffende de WOO-categorieën kan automatisch bepaald worden of informatie die voortkomt uit processen of zaken proactief geanonimiseerd gepubliceerd dient te worden. Open DMS regelt en reguleert dit. Wanneer applicaties niet aansluiten op Open DMS moeten zij zelf zorgen voor proactieve geanonimiseerde publicatie van gegevens die daarvoor in aanmerking komen i.h.k.v. de WOO. Dit ontslaat applicatie-eigenaren niet van de verplichting om Minimale Metadataset, ERD en Informatieplattegrond te gebruiken

#	Soorten koppelingen	Uitleg
1	Dynamische koppeling	Koppeling tussen een applicatie en Open DMS waarbij de informatie die in een zaak, proces- of vakapplicatie ontstaat of wordt ontvangen direct in Open DMS wordt opgeslagen en ontsloten. De afhandeling van de processen vindt plaats in de applicatie zelf. De specifieke procesinformatie blijft in de procesapplicatie staan, terwijl de overige informatie actief middels een link wordt opgehaald in Open DMS
2	Statische koppeling	Koppeling tussen een applicatie en Open DMS waarbij de informatie die in een zaak, proces- of vakapplicatie ontstaat of wordt ontvangen na afhandeling van het proces in Open DMS wordt opgeslagen en ontsloten

#	Semantische interoperabiliteit	Uitleg
1	Informatie elementen en metadata zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden	Een informatie element zonder juiste metadata heeft weinig tot geen waarde omdat deze dan niet toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar, veilig, duurzaam, (her)bruikbaar en/of volledig is. Informatie die niet is voorzien van de juiste metadata kan niet in beheer worden genomen door de Informatiebeheerketen en kan als verloren worden beschouwd
2	Metadata wordt goed en volledig (aan)gevuld	'Loze' metadata, zoals kruisjes, streepjes en stipjes om metadatavelden te vullen zijn uit den boze omdat de informatie dan onbeheer(s)baar wordt. Informatie die niet goed gemetadateerd is, is ontoegankelijk, onvindbaar, onbetrouwbaar, onveilig, niet duurzaam, niet (her)bruikbaar en of onvolledig en derhalve geen waarde. Informatie die onvolledige of slechte metadata bevat kan niet beheerd worden binnen de Informatiebeheerketen
3	Aansluitende partijen conformeren zich (zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht) aan de vastgestelde 'Minimale Metadataset'	De Minimale Metadataset is vastgesteld door MT I&A en is derhalve de de facto standaard voor de gemeentelijke metadatering voor op termijn te vernietigen informatie en eeuwig te bewaren informatie tot het moment van overbrenging aan het HGA (20 jaar)
4	Aansluitende partijen conformeren zich aan de verschillende stamtabellen (en de schrijfwijze daarvan) die onderdeel zijn van deze metadataset zoals o.a. vastgelegd in de Informatieplattegrond	Om de semantische interoperabiliteit tussen verschillende applicaties te waarborgen, uniformiteit in metadatering na te streven en het aantal handelingen voor de gebruiker zoveel mogelijk te reduceren wordt metadata zoveel mogelijk op basis van deze stamtabellen ingevuld. Dit betreft de tabellen voor de volgende 8 metadatavelden: documenttype, 'thema', 'subthema', 'proces, 'vertrouwelijkheid', 'resultaat', 'status' en 'autorisaties'
5	Aansluitende partijen hanteren de AD (active directory) voor de automatische vulling van de volgende 5 metadatavelden: 'behandelaar', 'accountnaam', 'functie', 'afdeling' en 'dienst'	Wanneer een gebruiker van een applicatie uit dienst gaat of een andere functie gaat bekleden dienen de behandelaarsgegevens automatisch (en dus niet handmatig) te worden aangepast. Dit heeft ook zijn weerslag op de rechten van deze gebruiker binnen de applicatie. Dit proces kan automatisch verlopen wanneer de AD wordt gebruikt
5	De aansluitende partij conformeert zich aan de schrijfwijze / notatiemethode van deze 4 metadatavelden: 'onderwerp' (–> 'gehopt' : gezichtspunt, handeling, onderwerp, plaats en tijd), 'datum', 'startjaar' en 'eindjaar'	Dit heeft te maken met de uniformiteit van de uitwisseling van de gegevens tussen de verschillende applicaties. Wanneer applicaties deze gegevens niet in de juiste schrijfwijze kunnen leveren, zal er een 'vertaaltabel' in het koppelvlak moeten worden toegevoegd om bijvoorbeeld de datumnotatie conform die van Open DMS door te kunnen geven
6	De 3 technische metadatavelden 'bestandsformaat', 'omvang' en 'unieke code / controlecijfer' dienen automatisch door applicaties te worden gegenereerd	Uniformiteit wordt nagestreefd plus de foutmarges worden verkleind. Dit komt de integriteit van de informatie ten goede

#	Versiebeheer	Uitleg
1	De 3 technische metadatavelden 'bestandsformaat', 'omvang' en 'unieke code / controlecijfer' dienen telkens op elk versieniveau van een informatie element te worden vastgelegd	Om de integriteit van informatie te garanderen (o.a. middels 'blockchain') dient elke versie een unieke technische 'stempel' te krijgen
2	Alleen de laatste / definitieve versie van informatie elementen dient overgezet te worden naar Open DMS	Sommige applicaties, zoals SharePoint, hanteren 'technisch versiebeheer'. Open DMS hanteert 'inhoudelijk versiebeheer'. Het is zodoende niet nodig álle versies naar Open DMS te migreren. Wanneer een koppeling met DMS is gerealiseerd dienen voorgaande versies van informatie binnen de leverende applicatie en de back-ups van die applicatie vernietigd te worden

#	Open DMS	Uitleg
1	Te koppelen applicaties worden aangesloten op Open DMS, niet de huidige DMS/Plato omgeving	De on-premise omgeving van DMS wordt binnen afzienbare tijd afgebouwd en uitgefaseerd. Deze omgeving voldoet ook niet aan de Minimale Metadataset. Aansluiten op de “oude” omgeving betekent dat er op een later moment alsnog moet worden voldaan aan deze aansluitwaarden met o.a. een extra migratie en extra kosten voor de betreffende dienst als gevolg

#	Informatiebeheer	Uitleg
1	Op het moment van overzetting naar Open DMS mag het informatie element (inclusief diens metadata) in de aanleverende applicatie en Open DMS niet meer gewijzigd worden en dient zodoende in zijn geheel te worden “bevroren”	Bij het overzetten van een informatie element vanuit een applicatie mag de informatie niet meer worden gewijzigd omdat anders de integriteit van de informatie in het geding komt
2	Alle informatie elementen die vanuit een applicatie naar Open DMS worden overgeplaatst dienen inclusief al diens versies, metadatagegevens, audittrail en andere loggevens (op termijn) uit de leverende applicatie vernietigd te worden	Er mag uiteindelijk maar één origineel informatie element bestaan. Bij overzetten van het informatie element vanuit een applicatie verwordt het informatie element in Open DMS tot het enige originele informatie element. Het louter plaatsen van kopieën in DMS is derhalve niet toegestaan, Open DMS is namelijk géén back-up systeem

#	Logistiek / financieel	Uitleg
1	De kosten (o.a. projectleiding, aanpassen van koppelvlakken) om aan te sluiten aan Open DMS zijn voor rekening van de aansluitende partij	Zie: ‘Handboek ICT-standaarden’ (Informatiearchitectuurprincipe 23): “de vervuiler vertaalt”

#	Technische interoperabiliteit	Uitleg
1	Conformeren aan het rechtenmodel is een aansluitvoorwaarde.	We hanteren hierbij de principes van de gemeentelijke dataclassificaties. De proceseigenaar heeft de regie met betrekking tot de rechtengroepen, per dataclassificatie. De proceseigenaar dient dus per dataclassificatie van het proces de geautoriseerden aan te geven. Dit kan rechtstreeks worden doorgevoerd in de tabellen van Identity management (IAM) en wordt (automatisch) overgenomen door het Open DMS.
2	Het is verplicht om zaken en documenten aan elkaar te koppelen	Het vullen van de MMS is verplicht, daarom is het koppelen van zaken aan documenten of het koppelen van documenten aan zaken verplicht.

Door EC Privacy zijn ook aansluitvoorwaarden voor Open DMS gedefinieerd. Deze zijn hier te vinden.