In de technische architectuur voor de Haagse applicaties die informatie voortbrengen en/of ontvangen is vastgelegd dat applicaties dienen te worden aangesloten aan Open DMS. Hierbij zorgen de vak-, proces- of zaakapplicaties voor de afhandeling van de processen of zaken die plaatsvinden in deze applicaties en het DMS zorgt voor het beheer (opslag, vernietiging of overbrenging) van de informatie die voortkomt uit die applicaties. Tevens verzorgt het DMS de proactieve geanonimiseerde publicatie van informatie die voldoet aan één van de 11 categorieën die in het kader van de naleving op de Wet Open Overheid worden gehanteerd.
Een uitzondering op bovenstaande is wanneer applicaties aansluiten op een applicatie die al met DMS is verbonden, bijvoorbeeld de zaakapplicatie Open Zaak. De informatie die voortkomt uit Open Zaak komt automatisch terecht in Open DMS o.b.v. de onderstaande technische en semantische aansluitvoorwaarden. Ook de informatie die voortkomt uit de applicatie die wordt aangesloten op Open Zaak komt dan terecht in Open DMS om van daaruit beheerd te worden.
Het automatisch detecteren of informatie die afkomstig is uit processen of zaken wel of niet voldoen aan de WOO-categorieën en het toekennen van het beheerregime gebeurt op basis van de precieze procesbenamingen zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond. De procesnaam fungeert hierbij als “sleutel” om informatie te beheren. Het is dan ook van belang dat bij de inrichting van applicaties de velden uit de Informatieplattegrond worden overgenomen. De gewenste gegevens vanuit de Informatieplattegrond kunnen worden gedownload in een Excel-sheet. Een medewerker van Functioneel Beheer DMS kan hierbij eventueel ondersteunen.
In onderstaande plaatje is globaal beschreven hoe de architectuur rondom Open DMS is ingericht en georganiseerd
Uitgangspunten die gehanteerd dienen te worden bij het aansluiten van vak-, proces- of zaakapplicaties aan Open DMS zijn:
# | Architectonisch | Uitleg |
---|---|---|
1 | Elke applicatie ondersteunt uitsluitend 1 domein | Het functionele domein van SharePoint is bijvoorbeeld 'samenwerken'. Het functionele domein van IRIS is postregistratie- en routering. Het functionele domein van DMS is 'informatie beheren' (centrale opslag van informatie en vernietiging en overbrenging hiervan). Zie: ‘Handboek ICT-standaarden’ (Informatiearchitectuurprincipe 27): “Applicaties voeren services van slechts één functioneel domein uit” |
2 | Alle gemeentelijke informatie (inclusief diens metadata) dient (eventueel via 'een omweg') in Open DMS te landen om daar beheerd te worden | Zie vastgestelde architectuur t.b.v. IB applicaties. Bij afwijking hiervan geldt het 'comply or explain'-principe |
3 | Recordmanagement (vernietigen / overbrengen van informatie) vindt plaats in Open DMS | Om recordmanagement (vernietigen of overbrengen van informatie naar het HGA) automatisch uit te kunnen laten voeren is het van belang dat alle verplichte metadatavelden op een correcte en uniforme wijze worden ingevuld bij élk informatie element. Hiervoor dienen de stam- en vertaaltabellen te worden gebruikt. Binnen applicaties hoeft géén rekening te worden gehouden met bewaar- en vernietigingstermijnen. Applicaties dienen de juiste metadata informatie uniform en volledig aan te leveren, zodat het bewaar- en vernietigingsregime in Open DMS plaats kan vinden. Wanneer applicaties niet aansluiten op Open DMS moeten zij het bewaar- en vernietigingsregime, inclusief het overbrengen van informatie naar het HGA en het vernietigen van onderhavige back-up bestanden zelf uitvoeren. Dit geeft echter niet de vrijheid om van de 'driehoek' Minimale Metadataset, ERD en Informatieplattegrond af te wijken. Deze zijn namelijk verplicht om de gemeentelijke informatiehuishouding op orde te krijgen |
4 | Het uitvoeren van publicatie van gegevens inzake de Wet Open Overheid vindt via Open DMS plaats | O.b.v. de procesnaam en de gekoppelde gegevens betreffende de WOO-categorieën kan automatisch bepaald worden of informatie die voortkomt uit processen of zaken proactief geanonimiseerd gepubliceerd dient te worden. Open DMS regelt en reguleert dit. Wanneer applicaties niet aansluiten op Open DMS moeten zij zelf zorgen voor proactieve geanonimiseerde publicatie van gegevens die daarvoor in aanmerking komen i.h.k.v. de WOO. Dit ontslaat applicatie-eigenaren niet van de verplichting om Minimale Metadataset, ERD en Informatieplattegrond te gebruiken |
# | Soorten koppelingen | Uitleg |
---|---|---|
1 | Dynamische koppeling | Koppeling tussen een applicatie en Open DMS waarbij de informatie die in een zaak, proces- of vakapplicatie ontstaat of wordt ontvangen direct in Open DMS wordt opgeslagen en ontsloten. De afhandeling van de processen vindt plaats in de applicatie zelf. De specifieke procesinformatie blijft in de procesapplicatie staan, terwijl de overige informatie actief middels een link wordt opgehaald in Open DMS |
2 | Statische koppeling | Koppeling tussen een applicatie en Open DMS waarbij de informatie die in een zaak, proces- of vakapplicatie ontstaat of wordt ontvangen na afhandeling van het proces in Open DMS wordt opgeslagen en ontsloten |
# | Semantische interoperabiliteit | Uitleg |
---|---|---|
1 | Informatie elementen en metadata zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden | Een informatie element zonder juiste metadata heeft weinig tot geen waarde omdat deze dan niet toegankelijk, vindbaar, betrouwbaar, veilig, duurzaam, (her)bruikbaar en/of volledig is. Informatie die niet is voorzien van de juiste metadata kan niet in beheer worden genomen door de Informatiebeheerketen en kan als verloren worden beschouwd |
2 | Metadata wordt goed en volledig (aan)gevuld | 'Loze' metadata, zoals kruisjes, streepjes en stipjes om metadatavelden te vullen zijn uit den boze omdat de informatie dan onbeheer(s)baar wordt. Informatie die niet goed gemetadateerd is, is ontoegankelijk, onvindbaar, onbetrouwbaar, onveilig, niet duurzaam, niet (her)bruikbaar en of onvolledig en derhalve geen waarde. Informatie die onvolledige of slechte metadata bevat kan niet beheerd worden binnen de Informatiebeheerketen |
3 | Aansluitende partijen conformeren zich (zowel in kwantitatief als kwalitatief opzicht) aan de vastgestelde 'Minimale Metadataset' | De Minimale Metadataset is vastgesteld door MT I&A en is derhalve de de facto standaard voor de gemeentelijke metadatering voor op termijn te vernietigen informatie en eeuwig te bewaren informatie tot het moment van overbrenging aan het HGA (20 jaar) |
4 | Aansluitende partijen conformeren zich aan de verschillende stamtabellen (en de schrijfwijze daarvan) die onderdeel zijn van deze metadataset zoals o.a. vastgelegd in de Informatieplattegrond | Om de semantische interoperabiliteit tussen verschillende applicaties te waarborgen, uniformiteit in metadatering na te streven en het aantal handelingen voor de gebruiker zoveel mogelijk te reduceren wordt metadata zoveel mogelijk op basis van deze stamtabellen ingevuld. Dit betreft de tabellen voor de volgende 8 metadatavelden: documenttype, 'thema', 'subthema', 'proces, 'vertrouwelijkheid', 'resultaat', 'status' en 'autorisaties' |
5 | Aansluitende partijen hanteren de AD (active directory) voor de automatische vulling van de volgende 5 metadatavelden: 'behandelaar', 'accountnaam', 'functie', 'afdeling' en 'dienst' | Wanneer een gebruiker van een applicatie uit dienst gaat of een andere functie gaat bekleden dienen de behandelaarsgegevens automatisch (en dus niet handmatig) te worden aangepast. Dit heeft ook zijn weerslag op de rechten van deze gebruiker binnen de applicatie. Dit proces kan automatisch verlopen wanneer de AD wordt gebruikt |
5 | De aansluitende partij conformeert zich aan de schrijfwijze / notatiemethode van deze 4 metadatavelden: 'onderwerp' (–> 'gehopt' : gezichtspunt, handeling, onderwerp, plaats en tijd), 'datum', 'startjaar' en 'eindjaar' | Dit heeft te maken met de uniformiteit van de uitwisseling van de gegevens tussen de verschillende applicaties. Wanneer applicaties deze gegevens niet in de juiste schrijfwijze kunnen leveren, zal er een 'vertaaltabel' in het koppelvlak moeten worden toegevoegd om bijvoorbeeld de datumnotatie conform die van Open DMS door te kunnen geven |
6 | De 3 technische metadatavelden 'bestandsformaat', 'omvang' en 'unieke code / controlecijfer' dienen automatisch door applicaties te worden gegenereerd | Uniformiteit wordt nagestreefd plus de foutmarges worden verkleind. Dit komt de integriteit van de informatie ten goede |
# | Versiebeheer | Uitleg |
---|---|---|
1 | De 3 technische metadatavelden 'bestandsformaat', 'omvang' en 'unieke code / controlecijfer' dienen telkens op elk versieniveau van een informatie element te worden vastgelegd | Om de integriteit van informatie te garanderen (o.a. middels 'blockchain') dient elke versie een unieke technische 'stempel' te krijgen |
2 | Alleen de laatste / definitieve versie van informatie elementen dient overgezet te worden naar Open DMS | Sommige applicaties, zoals SharePoint, hanteren 'technisch versiebeheer'. Open DMS hanteert 'inhoudelijk versiebeheer'. Het is zodoende niet nodig álle versies naar Open DMS te migreren. Wanneer een koppeling met DMS is gerealiseerd dienen voorgaande versies van informatie binnen de leverende applicatie en de back-ups van die applicatie vernietigd te worden |
# | Open DMS | Uitleg |
---|---|---|
1 | Te koppelen applicaties worden aangesloten op Open DMS, niet de huidige DMS/Plato omgeving | De on-premise omgeving van DMS wordt binnen afzienbare tijd afgebouwd en uitgefaseerd. Deze omgeving voldoet ook niet aan de Minimale Metadataset. Aansluiten op de “oude” omgeving betekent dat er op een later moment alsnog moet worden voldaan aan deze aansluitwaarden met o.a. een extra migratie en extra kosten voor de betreffende dienst als gevolg |
# | Informatiebeheer | Uitleg |
---|---|---|
1 | Op het moment van overzetting naar Open DMS mag het informatie element (inclusief diens metadata) in de aanleverende applicatie en Open DMS niet meer gewijzigd worden en dient zodoende in zijn geheel te worden “bevroren” | Bij het overzetten van een informatie element vanuit een applicatie mag de informatie niet meer worden gewijzigd omdat anders de integriteit van de informatie in het geding komt |
2 | Alle informatie elementen die vanuit een applicatie naar Open DMS worden overgeplaatst dienen inclusief al diens versies, metadatagegevens, audittrail en andere loggevens (op termijn) uit de leverende applicatie vernietigd te worden | Er mag uiteindelijk maar één origineel informatie element bestaan. Bij overzetten van het informatie element vanuit een applicatie verwordt het informatie element in Open DMS tot het enige originele informatie element. Het louter plaatsen van kopieën in DMS is derhalve niet toegestaan, Open DMS is namelijk géén back-up systeem |
# | Logistiek / financieel | Uitleg |
---|---|---|
1 | De kosten (o.a. projectleiding, aanpassen van koppelvlakken) om aan te sluiten aan Open DMS zijn voor rekening van de aansluitende partij | Zie: ‘Handboek ICT-standaarden’ (Informatiearchitectuurprincipe 23): “de vervuiler vertaalt” |
# | Technische interoperabiliteit | Uitleg |
---|---|---|
1 | Conformeren aan het rechtenmodel is een aansluitvoorwaarde. | We hanteren hierbij de principes van de gemeentelijke dataclassificaties. De proceseigenaar heeft de regie met betrekking tot de rechtengroepen, per dataclassificatie. De proceseigenaar dient dus per dataclassificatie van het proces de geautoriseerden aan te geven. Dit kan rechtstreeks worden doorgevoerd in de tabellen van Identity management (IAM) en wordt (automatisch) overgenomen door het Open DMS. |
2 | Het is verplicht om zaken en documenten aan elkaar te koppelen | Het vullen van de MMS is verplicht, daarom is het koppelen van zaken aan documenten of het koppelen van documenten aan zaken verplicht. |
Door EC Privacy zijn ook aansluitvoorwaarden voor Open DMS gedefinieerd. Deze zijn hier te vinden.