Verschillen

Dit geeft de verschillen weer tussen de geselecteerde revisie en de huidige revisie van de pagina.

--- ftaansluitvoorwaarden [2023/04/20 07:26] – koen
+++ ftaansluitvoorwaarden [2024/08/01 14:56] (huidige) – koen
@@ Regel 3: / Regel 3: @@
 ======Aansluitvoorwaarden Open DMS zoals vereist vanuit de Informatiebeheer keten======
-====Achtergrondinformatie====
+=====Achtergrondinformatie====
-In de technische architectuur voor de Haagse applicaties die informatie voortbrengen en/of ontvangen is vastgelegd dat applicaties dienen te worden aangesloten aan Open DMS. Hierbij zorgen de vak-, proces- of zaakapplicaties voor de afhandeling van de processen of zaken die plaatsvinden in deze applicaties en het DMS zorgt voor het beheer (opslag, vernietiging of overbrenging) van de informatie die voortkomt uit die applicaties. Tevens verzorgt het DMS de proactieve geanonimiseerde publicatie van informatie die voldoet aan [[stamtabelplooicategorieen|één van de 11 categorieën]] die in het kader van de naleving op de Wet Open Overheid worden gehanteerd.
+In de technische architectuur voor de Haagse applicaties die informatie voortbrengen en/of ontvangen is vastgelegd dat applicaties dienen te worden aangesloten aan Open DMS. De vak-, proces- of zaakapplicaties (hierna genoemd: applicaties) zorgen voor de afhandeling van de processen of zaken die zij faciliteren. Het DMS zorgt voor het beheer (opslag, vernietiging of overbrenging) van de informatie die eruit voortkomt én de proactieve geanonimiseerde publicatie van informatie in het kader van de [[https://kennisportaal.denhaag.nl/stamtabelplooicategorieen|Wet Open Overheid]].
-Een uitzondering op bovenstaande is wanneer applicaties aansluiten op een applicatie die al met DMS is verbonden, bijvoorbeeld de zaakapplicatie Open Zaak. De informatie die voortkomt uit Open Zaak komt automatisch terecht in Open DMS o.b.v. de onderstaande technische en semantische aansluitvoorwaarden. Ook de informatie die voortkomt uit de applicatie die wordt aangesloten op Open Zaak komt dan terecht in Open DMS om van daaruit beheerd te worden.
+Indien een applicatie is aangesloten op een andere applicatie die al met DMS is verbonden, dan is een directe koppeling met DMS niet nodig. Informatie die bijvoorbeeld voortkomt uit Open Zaak, komt automatisch terecht in Open DMS o.b.v. de onderstaande technische en semantische aansluitvoorwaarden. Informatie uit op Open Zaak aangesloten zaakapplicaties komt dus (indirect) terecht in Open DMS om van daaruit beheerd en gepubliceerd (WOO) te worden.
-Het automatisch detecteren of informatie die afkomstig is uit processen of zaken wel of niet voldoen aan de WOO-categorieën en het toekennen van het beheerregime gebeurt op basis van de precieze procesbenamingen zoals vastgelegd in de [[informatieplattegrond|Informatieplattegrond]]. De procesnaam fungeert hierbij als "sleutel" om informatie te beheren. Het is dan ook van belang dat bij de inrichting van applicaties de velden uit de Informatieplattegrond worden overgenomen. De gewenste gegevens vanuit de Informatieplattegrond kunnen worden gedownload in een Excel-sheet. Een medewerker van Functioneel Beheer DMS kan hierbij eventueel ondersteunen.
+Op basis van het proces / de zaak waarbinnen informatie wordt voortgebracht wordt bepaald of deze informatie in het kader van de Woo moet worden gepubliceerd, en welk beheerregime hieraan moet worden toegekend. Hiervoor wordt het 'ProcesID' (UID) vanuit de [[https://informatieplattegrond.denhaag.nl/main/menu|Informatieplattegrond]] als "unieke sleutel" gebruikt. Het is dan ook van belang dat bij de inrichting van applicaties de velden uit de Informatieplattegrond worden overgenomen. De gewenste gegevens vanuit de Informatieplattegrond kunnen worden gedownload in een Excel-sheet. Raadpleeg voor eventuele hulp Functioneel Beheer DMS.
 ====Architectuurschets inrichting Open DMS====
-In onderstaande plaatje is globaal beschreven hoe de architectuur rondom Open DMS is ingericht en georganiseerd
+In onderstaand figuur is globaal beschreven hoe de architectuur rondom Open DMS is ingericht en georganiseerd.
-{{:plaatje.png|}}
+|< 100% 2% 98% >|
+^#^Voorwaarden^
+^**1**|Applicaties voldoen aan de semantische (MMS + stam- en vertaaltabellen) en technische (koppelvlakken) aansluitvoorwaarden i.h.k.v. ‘Informatiebeheer by design’|
+^**2**|Het daadwerkelijke beheer (vernietigen / overbrengen) van gemeentelijke informatie inclusief metadata vindt plaats binnen Open DMS|
+^**3**|O.b.v. de procesID wordt informatie bij ontvangst / creatie in Open DMS gescheiden op:|
+^//a//|//Processen die géén resultaattype ‘B’ (bewaren) kennen, dus alleen ‘V’ (vernietigen). De informatie die uit deze processen voortkomt is altijd (op termijn) te vernietigen en dient nooit te worden overgebracht naar het HGA. Zie: Library 1 (inrichting o.b.v. de [[https://kennisportaal.denhaag.nl/metadatavelden|Minimale Metadataset]])//|
+^//b//|//Processen die zowel ‘B’ als ‘V’ als mogelijke resultaattypen kennen. Op basis van o.a. het uiteindelijke resultaattype wordt bepaald of deze informatie vernietigd wordt, dan wel dient te worden overgebracht naar het HGA. Zie: Library 2 (pré-depot, inrichting o.b.v. MDTO)//|
+^**4**|Bij vernietiging wordt de informatie (document + bijbehorende metadata) uit Open DMS, de aanleverende applicaties én de back-ups vernietigd|
+^**5**|O.b.v. de Woo-categorie (zie Informatieplattegrond) wordt automatisch bepaald welke informatie wel of niet proactief geanonimiseerd op de Woo-Index wordt gepubliceerd. Wanneer informatie o.b.v. |
+{{:open_dms_context_plaat.png|}}
 ====Technische en semantische interoperabiliteit====
-Uitgangspunten die gehanteerd dienen te worden bij het aansluiten van vak-, proces- of zaakapplicaties aan Open DMS zijn:
+Uitgangspunten die gehanteerd dienen te worden bij het aansluiten van applicaties aan Open DMS zijn:
+|^**Technische interoperabiliteit**|
+Er zijn verschillende manieren om applicaties technisch te koppelen aan Open DMS. Voor elk van deze "koppelvlakken" geldt dat voor een goede werking van de koppeling verschillende velden dienen te worden meegegeven, zoals ProcesID en Dossiernummer (UID):
+  * De Document API (gebaseerd op het beschikbare 'Common Ground-koppelvlak') is het standaard koppelvlak en wordt o.a. gebruikt voor de koppeling met het ZGW-platform (Open Zaak-applicatie);
+  * Het generieke koppelvlak (gebaseerd op WS/Plato) voor applicaties die niet kunnen voldoen aan de 'Common Ground'-standaard;
+  * Binnen applicaties vindt de afhandeling van de zaak / het proces plaats, binnen Open DMS vindt het daadwerkelijke beheer van de informatie afkomstig uit de applicaties plaats;
+  * Voor meer informatie inzake de beschikbare koppelvlakken en hulp bij implementatie kan contact worden opgenomen met Functioneel Beheer DMS via [[expertisecentrumplato@denhaag.nl]].
+|^**Semantische interoperabiliteit**|
-  - **Technische interoperabiliteit**: vak-, zaak- en procesapplicaties worden middels het beschikbare 'Common Ground-koppelvlak' of Power Automate Connectors / Azure Logic Apps aangesloten op Open DMS. Binnen de applicatie vindt de afhandeling van de zaak / het proces plaats, binnen Open DMS vindt het daadwerkelijke beheer van informatie plaats;
+Het is van belang dat de gemeentelijke applicaties dezelfde "taal" gaan spreken. Om uniform en zoveel mogelijk automatisch bij ontvangst of creatie van informatie te kunnen metadateren dienen applicaties "slim" ingericht te worden middels:
-  - **Semantische interoperabiliteit**: het is van belang dat de gemeentelijke applicaties dezelfde "taal" gaan spreken. Om uniform en zoveel mogelijk automatisch te kunnen metadateren kunnen applicaties slim ingericht worden middels:
-        - De [[metadatavelden|Minimale Metadataset]] met 21 verplichte velden en 1 'verplicht indien van toepassing' veld;
-        - Het ERD, of wel "entiteits-relatie-diagram" (ook wel 'datamodel' genoemd). Open DMS is ook ingericht met een  [[erd|entiteits-relatie diagram]] en kan zodoende (her)gebruikt worden als voorbeeld bij het inrichten van applicaties;
-        - De Informatieplattegrond. Hierin staan diverse vaste veldwaarden voor de metadataset opgenomen. Vernietigen en overbrengen van informatie gebeurt louter vanuit het DMS. Het is dus niet nodig vernietigingstermijnen o.i.d. in applicaties op te nemen of aparte 'archiefmodules' aan te schaffen. Het beheren van informatie vindt namelijk in Open DMS plaats middels de metadataset en onderhavige tabellen (zie onder de eisen 4, 5, 6 en 7 bij 'Semantische interoperabiliteit').
-  * M.b.t. de 'technische interoperabiliteit': voor informatie inzake de beschikbare koppelvlakken en hulp bij implementatie kan contact worden opgenomen met Functioneel Beheer DMS via [[expertisecentrumplato@denhaag.nl]]
+  * De [[https://kennisportaal.denhaag.nl/metadatavelden|Minimale Metadataset]] met 21 verplichte velden en 1 'verplicht indien van toepassing' veld. Deze Metadataset geldt standaard voor alle informatie die voortkomt uit processen / zaken die (op termijn) vernietigd dienen te worden. De proces- of zaaknaam zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond bepaalt of informatie tot deze categorie behoort;
+  * De MDTO-metadataset die standaard geldt voor alle informatie die voortkomt uit processen / zaken die (mogelijk) overgebracht aan het HGA dienen te worden ter eeuwige bewaring. De proces- of zaaknaam zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond bepaalt of informatie tot deze categorie behoort //(N.b.: Momenteel is de vulling van de metadatavelden van het MDTO nog onbekend//).;
+  * Het [[https://kennisportaal.denhaag.nl/erd|datamodel]] van Open DMS dat ter inspiratie gebruikt worden bij het inrichten van applicaties;
+  * De Informatieplattegrond waarin vaste veldwaarden voor de metadataset zijn opgenomen;
   * M.b.t. de 'semantische interoperabiliteit': voor informatie inzake de Minimale Metadataset, het datamodel en de Informatieplattegrond kan contact worden opgenomen met strategisch advies Informatiebeheer via [[datashop@denhaag.nl]].

IRMA

Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen

Verschillen

Paginahulpmiddelen