Vorm

IRMA-V9Vorm
StellingNiet de vorm maar de inhoud bepaalt de waarde van informatie
BeschrijvingInformatie kent enorm veel verscheidenheid in de vorm. Zo kan informatie bestaan als o.a. e-mail, data, webpagina of register. Hoe en waar informatie is opgemaakt of opgeslagen is (voor de wet- en regelgeving) irrelevant
RationaleDe waarde van informatie betreft de inhoud van informatie, en staat geheel los van de vorm. Een e-mail, een WhatsApp-bericht of een regel in een register kunnen net zo belangrijk zijn als een “officieel” document
ImplicatiesInformatie moet gewaardeerd worden op basis van de inhoud, en niet op basis van de vorm. De vorm van informatie zegt dus niks over het gegeven dat informatie dan belangrijk is of juist onbelangrijk
Eisen Duurzaamheid, Herbruikbaarheid
Wettelijke onderbouwingArchiefregeling (Artikel 17, Sub A): “[De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de archiefbescheiden te allen tijde kan worden vastgesteld:] de inhoud, structuur en verschijningsvorm bij het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan, een en ander voor zover deze aspecten kenbaar moesten zijn voor de uitvoering van het betreffende werkproces”
Archiefregeling (Artikel 22, Sub A): “[De zorgdrager zorgt ervoor dat van elk van de digitale archiefbescheiden de functionele eisen worden vastgelegd van:] de inhoud, structuur en verschijningsvorm […]“
Archiefwet (Artikel 1, Sub C): “Archiefbescheiden […zijn…] 1) bescheiden ongeacht hun vorm, door de overheidsorganen ontvangen of opgemaakt en naar hun aard bestemd daaronder te berusten 2) bescheiden, ongeacht hun vorm, met overeenkomstige bestemming, ontvangen of opgemaakt door instellingen of personen, wier rechten of functies op enig overheidsorgaan zijn overgegaan 3) bescheiden, ongeacht hun vorm, welke ingevolge overeenkomsten met of beschikkingen van instellingen of personen dan wel uit anderen hoofde in een archiefbewaarplaats zijn opgenomen om daar te berusten 4) reproducties, ongeacht hun vorm, welke bij of krachtens de wet in de plaats zijn gesteld van de onder 1°, 2° of 3° bedoelde archiefbescheiden of welke op grond van het bepaalde in artikel 7 zijn vervaardigd”
Archiefwet (Artikel 7): “De zorgdrager is bevoegd archiefbescheiden te vervangen door reproducties, teneinde de aldus vervangen bescheiden te vernietigen”