| IRMA-V6 | Vernietiging |
| Stelling | Informatie die hiervoor in aanmerking komt moet tijdig vernietigd worden |
| Beschrijving | Informatie waarvan de bewaartermijn is verlopen of waarvan het doel waarvoor de informatie is aangeleverd is komen te vervallen moet tijdig worden vernietigd. Met informatie wordt hier niet enkel de documenten bedoeld, maar ook de registraties, metadata, procesgegevens, eventuele logbestanden en de kopieën (bijvoorbeeld op de back-ups). Met vernietigen wordt bedoeld het geheel doen verdwijnen van de informatie. De informatie mag op geen enkele wijze meer lees- en bruikbaar zijn. Vernietigen is niét het verwijderen van informatie, het ontoegankelijk maken van informatie (door bijvoorbeeld autorisaties aan te passen of verwijzingen te verwijderen), het verplaatsen van informatie, enzovoort |
| Rationale | Onbeheerde informatie schaadt enerzijds de organisatie in de besturing en efficiëntie, anderzijds het burgerbelang met het oog op onder meer de privacy, maar ook in relatie tot besluitvorming op basis van onjuiste, verouderde of onvolledige informatie of informatie die reeds vernietigd had moeten worden |
| Implicaties | De IT-infrastructuur moet worden ingericht met het gegeven dat informatie die ontvangen wordt of wordt opgemaakt uiteindelijk moet worden vernietigd (of worden overgedragen). Voor onder meer procesapplicaties, databanken en back-ups moeten voorzieningen getroffen worden om de informatie tijdig en correct te kunnen vernietigen. Een koppeling met het gemeentelijk DMS is één van de voorzieningen. Deze voorzieningen moet worden getroffen bij de (her)inrichting van applicaties, omdat in de praktijk het achteraf tijdig en correct vernietigen van informatie niet mogelijk is of een intensieve en dure aangelegenheid is |
| Eisen | Betrouwbaarheid, Duurzaamheid, Veiligheid |
| Wettelijke onderbouwing | Archiefbesluit (Artikel 5, Lid 1, Sub C): “[Een selectielijst bestaat ten minste uit] een systematische opsomming van categorieën archiefbescheiden, waarin bij iedere categorie is aangegeven of de archiefbescheiden bewaard worden dan wel na welke termijn zij voor vernietiging in aanmerking komen” |
| Archiefbesluit (Artikel 5, Lid 1, Sub E): “[Een selectielijst bestaat ten minste uit] een opsomming van de criteria aan de hand waarvan de zorgdrager archiefbescheiden die ingevolge de selectielijst voor vernietiging in aanmerking komen, van vernietiging kan uitzonderen” |
| Archiefregeling (Artikel 26B, Sub G): “[De zorgdrager verschaft in het besluit tot vervanging […] inzicht in ten minste de volgende aspecten van het door hem toegepaste vervangingsproces]:het proces van vernietiging van de vervangen archiefbescheiden” |
| Archiefwet (Artikel 3): “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden” |
| Archiefwet (Artikel 5): “De zorgdrager is verplicht tot het ontwerpen van selectielijsten waarin tenminste wordt aangegeven welke archiefbescheiden voor vernietiging in aanmerking komen” |
| Archiefwet (Artikel 12, Lid 1): “De zorgdrager brengt de archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en ouder zijn dan twintig jaar over naar een archiefbewaarplaats” |
| Archiefwet (Artikel 13, Lid 1): “De zorgdrager kan archiefbescheiden die niet voor vernietiging in aanmerking komen en jonger zijn dan twintig jaar naar een archiefbewaarplaats overbrengen, wanneer naar het oordeel van de beheerder van de archiefbewaarplaats voldoende aanleiding bestaat hiervoor ruimte beschikbaar te stellen” |
| Archiefwet (Artikel 48): “De […] vastgestelde lijsten van voor vernietiging in aanmerking komende archiefbescheiden blijven gehandhaafd totdat zij zijn vervangen […]“ |
| Meer informatie | Voor informatie ontvangen of opgemaakt vóór 1 januari 1996 wordt de ‘Lijst van voor vernietiging in aanmerking komende stukken in gemeentearchieven’ (1983) gehanteerd |
| Voor informatie ontvangen of opgemaakt tussen 1 januari 1996 en 1 januari 2017 wordt de ‘Selectielijst voor archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ (1996) gehanteerd |
| Voor informatie ontvangen op opgemaakt ná 1 januari 2017 tot 1 januari 2020 wordt de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2017’ gehanteerd |
| Voor informatie ontvangen op opgemaakt ná 1 januari 2020 hanteert de gemeente de 'Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020' |