Minimale Metadataset & WOO metadata

Gemeentelijke processen gekoppeld aan WOO-categorie

Op basis van de unieke procesnaam zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond wordt binnen het DMS automatisch gedefinieerd of de informatie die voortkomt uit dat proces in aanmerking komt voor proactieve geanonimiseerde publicatie op een nader te bepalen website. Voor daadwerkelijke publicatie spelen naast de toegekende WOO-categorie overigens ook de documenttypen en resultaattypen een rol.

Wet Open Overheid

Proactief geanonimiseerd publiceren van informatie die daarvoor in aanmerking komt o.b.v. de categorieën die daarvoor zijn gedefinieerd i.h.k.v. de WOO betekent dat alle informatie die de gemeente ontvangt dan wel genereert moet zijn voorzien van metadata. Er bestaan binnen de WOO voor zover bekend 3 categorieën metadata: verplichte metadata, optionele metadata en open/organisatiespecifieke metadata. Voor de twee eerste soorten geldt dat zowel de veldnamen als de waarden door de externe website dienen te worden gecontroleerd en er feedback wordt gegeven als er afwijkingen zijn geconstateerd.

Metadata WOO

Verplichte metadata WOO:

Identifier;
Titel van het document;
Documentsoort;
Verantwoordelijke organisatie;
Taal;
Thema.

Indicatief optionele metadata WOO:

Inhoudsindicatie;
Alternatieve identificatie;
URL.

Indicatief organisatie specifieke metadata WOO:

Organisatiespecifiek.

FIT/GAP Minimale Metadataset t.o.v. WOO metadata

Om te onderzoeken of de invoering van de WOO en de daaruit voortvloeiende metadatavereisten kunnen conflicteren met de Minimale Metadataset van de gemeente Den Haag is hiervan een FIT/GAP gemaakt:

Minimale metadata op informatie element (document) niveau

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
1	Datum	Organisatiespecifiek	FIT
2	Documenttype	Documentsoort	FIT
3	Onderwerp	Titel van het document	FIT
4	Status	Organisatiespecifiek	FIT

Minimale metadata op zaak / dossier(zaak)niveau

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
5	Einddatum	Organisatiespecifiek	FIT
6	Gemeenschappelijk kenmerk	Identifier of Alternatieve identificatie	FIT
7	Resultaat	Organisatiespecifiek	FIT
8	Startdatum	Organisatiespecifiek	FIT
9	Vertrouwelijkheid	Organisatiespecifiek	FIT

Minimale metadata op procesniveau

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
10	Proces	Organisatiespecifiek	FIT
11	Thema	Thema	FIT
12	Subthema	Organisatiespecifiek	FIT

Minimale metadata m.b.t. de behandelaar

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
13	Accountnaam	Organisatiespecifiek*	FIT
14	Afdeling	Organisatiespecifiek	FIT
15	Dienst	Verantwoordelijke organisatie	FIT
16	Functie	Organisatiespecifiek*	FIT
17	Naam behandelaar	Organisatiespecifiek*	FIT

Minimale metadata m.b.t. de technische gegevens

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
18	Autorisaties	Organisatiespecifiek*	FIT
19	Bestandsformaat	Organisatiespecifiek	FIT
20	Omvang	Organisatiespecifiek	FIT
21	Unieke code	Organisatiespecifiek	FIT

Minimale metadata m.b.t. entiteiten (let op: verplicht indien van toepassing!)

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
22A	Locatie	Organisatiespecifiek	FIT
22B	Persoon (BSN #)	Organisatiespecifiek*	FIT
22C	Rechtspersoon (RSIN #)	Organisatiespecifiek*	FIT
22D	Vraagstuk	Organisatiespecifiek	FIT

Extra metadata die standaard door Open DMS worden gegenereerd

#	Metagegeven MMS	Metagegeven WOO	FIT/GAP
23	Auteur	Organisatiespecifiek*	FIT
24	Bewerkt op	Organisatiespecifiek*	FIT
25	Gemaakt op	Organisatiespecifiek*	FIT
26	Laatst bewerkt door	Organisatiespecifiek*	FIT
27	Typist	Organisatiespecifiek*	FIT
28	Uniek documentnummer	Identifier of URL	FIT

N.b. 1: De organisatie specifieke velden die zijn gemarkeerd met een asterisk (*) kunnen wel aangeleverd worden maar zullen om privacy-redenen niet worden meegegeven aan de externe website i.h.k.v. de WOO of worden geanonimiseerd;
N.b. 2: Aan het veld “Dienst” (#15) / “Verantwoordelijke organisatie” zal default de term “Gemeente Den Haag” als prefix worden toegevoegd;
N.b. 3: Het verplichte WOO veld “Taal” ontbreekt maar zal default worden toegevoegd met de waarde “Nederlands”;
N.b. 4: Voor het veld “Thema” (#11) moet mogelijk een vertaaltabel worden gemaakt. De “Thema”-waardenlijst vanuit de WOO eisen is tot op heden nog niet bekend gemaakt.

BRON: Veelgestelde vragen PLOOI. Voor meer informatie, zie ook TOOI - Thesaurus en Ontologie Overheidsinformatie.