Ordening

IRMA-V2Ordening
StellingInformatie moet geordend zijn
BeschrijvingOrdenen betreft het (rang)schikken, arrangeren, indelen van informatie conform een bepaalde structuur of opzet zodat informatie terugvindbaar, toegankelijk en beheerbaar is. In het verleden (papier) was een volgorde van belang, in de digitale wereld is het principe van een ordening op basis van volgorde verdwenen. Geordende informatie betreft informatie die op basis van bijvoorbeeld thema’s, processen, coördinaten, organisatiestructuur of een combinatie hiervan zijn gekenmerkt (gemetadateerd)
RationaleZonder (een organisatie-brede) ordening van de informatie is het nagenoeg onmogelijk om informatie (terug) te vinden en te beheren. Als informatie binnen een organisatie(onderdeel) op dezelfde wijze binnen een (vastgestelde) ordening wordt voorzien van metadata, is het mogelijk om op eenvoudige wijze informatie (terug) te vinden, te beheren en te ontsluiten
ImplicatiesEen deugdelijke ordening ontwerpen zonder deugdelijke kennis van de organisatie en de processen is onmogelijk. Er moet dan ook een inventarisatie zijn van de organisatie en de processen (dit is al grotendeels gebeurd met de Informatieplattegrond bij de gemeente)
EisenHerbruikbaarheid, Vindbaarheid, Volledigheid
Wettelijke onderbouwingArchiefbesluit (Artikel 12): “Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen”
Archiefwet (Artikel 3): “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden”
Archiefwet (Artikel 21, Lid 2): “Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen regels worden gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden”