| IRMA-E5 | Duurzaamheid |
| Stelling | Informatie moet duurzaam zijn |
| Beschrijving | Met de opkomst van de digitalisering is het duurzaam houden van informatie een uitdaging gebleken. Met duurzaamheid wordt bedoeld dat de informatie (zolang de bewaartermijn loopt) benaderbaar en raadpleegbaar moet zijn. Met name bij (langdurig) te bewaren informatie kunnen nauwelijks of geen garanties gegeven worden voor wat betreft de duurzaamheid |
| Rationale | Informatie moet duurzaam zijn, met name door de vluchtigheid van informatie in de digitale wereld betreft dit een zeer belangrijk aspect. Als informatie niet duurzaam is (of wordt beheerd) wordt die informatie onleesbaar en onbruikbaar en is dan te beschouwen als verloren |
| Implicaties | Met name bij (langdurig) te bewaren informatie moet goed nagedacht worden over onder andere de (wijze van) opslag en bestandsformaten. Het gebruik van open standaarden kan hierbij helpen, maar is op zichzelf geen oplossing. Belangrijke aspecten van duurzaamheid zijn onafhankelijkheid en onveranderlijkheid. Het merendeel van informatie binnen de overheid betreft tekst en afbeeldingen, waarbij in de toekomst bijvoorbeeld XML een goed opslagformaat is om de duurzaamheid te vergroten. XML betreft een taal en kent weinig afhankelijkheden (van software), is leesbaar voor zowel mensen als software en is goed uitwisselbaar en (her)bruikbaar. Vandaag de dag is het van belang dat informatie continu 'meebeweegt'met softwareversies en applicaties, zodat de informatie raadpleegbaar blijft |
| Voorwaarden | Openbaarheid, Ordening, Vorm |
| Wettelijke onderbouwing | Archiefbesluit (Artikel 11, Lid 1): “De zorgdrager treft zodanige voorzieningen ten aanzien van de door hem opgemaakte [en / of ontvangen] archiefbescheiden die ingevolge een voor hem geldende selectielijst in aanmerking komen, dat bij het raadplegen van die archiefbescheiden na ten minste honderd jaar geen noemenswaardige achteruitgang zal zijn te constateren” |
| Archiefregeling (Artikel 3, Sub B): “De archiefbescheiden […] tijdig worden vervangen door reproducties” |
| Archiefregeling (Artikel 14): “Archiefbescheiden worden overgezet op nieuwe dragers, zodra het gevaar dreigt dat de informatie verloren gaat dan wel onleesbaar of niet waarneembaar wordt als gevolg van a) natuurlijke of door de verpakking veroorzaakte veroudering van de gebruikte materialen; of b) het in onbruik raken van het type drager” |
| Onderbouwing generiek | NEN-ISO 23081-1 (§ 5.1): “[…] door een bindende vastlegging van archiefbescheiden mogelijk te maken die zijn aangemaakt in diverse technische- en bedrijfsomgevingen en de duurzaamheid van deze archiefbescheiden te ondersteunen zolang dit nodig is” |
| Meer informatie | 'Digitale duurzaamheid' op Wikipedia |
| 'Extensible Markup Language' op Wikipedia |