In onderstaand schema is aangegeven hoe de metadata van de verschillende API's van 'Common Ground' corresponderen met de Minimale Metadataset en vice versa. Eventuele additionele verplichte 'Common Ground' metadata die niet in de Minimale Metadataset voorkomen, kunnen in de vrije velden van DMS/Cloud worden geplaatst.
Er zijn 21 verplichte metadata velden, daarnaast is er nog een veld voor de entiteit, die als “verplicht indien van toepassing dient te worden beschouwd. Voor sommige metadatavelden ('Resultaat' en 'Einddatum') geldt dat deze gedurende de levenscyclus van de informatie dienen te worden aangepast . Voor sommige velden geldt ook dat deze niet in de procesapplicatie hoeven te worden ingevuld, maar dat dit plaatsvindt wanneer de informatie naar het DMS verhuist (bijvoorbeeld 'Thema' en 'Subthema').
| # | Metagegeven | RGBZ 2 / API's | Additionele informatie | Link naar GEMMA |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Datum | EIO.Creatiedatum, EIO.Ontvangstdatum | Bij een inkomende brief wordt de ontvangstdatum gebruikt, is dit niet het geval, gebruik de creatiedatum | Creatiedatum, Ontvangstdatum |
| 2 | Documenttype | EIO.InformatieobjectType | Voor de vulling van dit veld de vaste waarden uit de Stamtabel [tabblad 'Documenttype'] gebruiken | Informatieobjecttype |
| 3 | Onderwerp | EIO.Titel | Vrij invulbaar veld, wordt 1 op 1 overgenomen uit aanleverende applicatie | Informatieobject |
| 4 | Status | EIO.Status | Voor de vulling van dit veld de vaste waarden uit de Stamtabel [Tabblad 'Status'] gebruiken: 'Concept' en 'Definitief'. Het API statusniveau 'In Bewerking' niet gebruiken | Status |
| # | Metagegeven | RGBZ 2 / API's | Additionele informatie | Link naar GEMMA |
|---|---|---|---|---|
| 5 | Einddatum | Zaak.Einddatum | Onbekend tot het resultaat bekend is. Bij het vullen van het veld 'Resultaat' moet dit veld worden ingevuld | Einddatum |
| 6 | Gemeenschappelijk kenmerk | N.v.t. | Wordt door DMS/Cloud gevuld | N.v.t. |
| 7 | Resultaat | Zaak.Resultaattype | Het resultaattype is op het moment van ontvangst of creatie nog onbekend. Gebruik dan default de waarde 'Nader te bepalen'. Dit moet worden aangepast wanneer het resultaat wél bekend is. Voor de vulling van dit veld vervolgens de vaste waarden uit de Stamtabel [tabblad 'Resultaat(type)'] gebruiken | Resultaattype |
| 8 | Startdatum | Zaak.Startdatum | Op het moment van ontvangst of creatie invullen | Startdatum |
| 9 | Vertrouwelijkheid | EIO.Vertrouwelijkheidsaanduiding | Voor de vulling van dit veld de vaste waarden uit de Stamtabel [Tabblad 'Vertrouwelijkheid'] gebruiken (o.b.v de BIO): 'Geheim', 'Intern', 'Openbaar' en 'Vertrouwelijk'. De API-niveau's 'Zaakvertrouwelijk', 'Confidentieel' en 'Beperkt Openbaar' dus niet gebruiken | Vertrouwelijkheidsaanduiding |
| # | Metagegeven | RGBZ 2 / API's | Additionele informatie | Link naar GEMMA |
|---|---|---|---|---|
| 10 | Proces | Zaak.IsvanZaaktype | Voor de vulling van dit veld de vaste waarden uit de Stamtabel [Tabblad 'Thema's en processen'] gebruiken | Zaaktype |
| 11 | Thema | N.v.t. | Wordt door DMS gevuld op basis van de Stamtabel [Tabblad 'Thema's en processen'] | N.v.t. |
| 12 | Subthema | N.v.t. | Wordt door DMS gevuld op basis van de Stamtabel [Tabblad 'Thema's en processen'] | N.v.t. |
| # | Metagegeven | RGBZ 2 / API's | Additionele informatie | Link naar GEMMA |
|---|---|---|---|---|
| 13 | Accountnaam | Medewerker.medewerkeridentificatie | Login ID | Medewerker |
| 14 | Afdeling | N.v.t. | Wordt afgeleid uit de Active Directory | N.v.t. |
| 15 | Dienst | N.v.t. | Wordt afgeleid uit de Active Directory | N.v.t. |
| 16 | Functie | N.v.t. | Wordt afgeleid uit de Active Directory | N.v.t. |
| 17 | Naam behandelaar | N.v.t. | Wordt afgeleid uit de Active Directory | N.v.t. |
| # | Metagegeven | RGBZ 2 / API's | Additionele informatie | Link naar GEMMA |
|---|---|---|---|---|
| 18 | Autorisaties | N.v.t. | Worden binnen de applicaties zelf geregeld | N.v.t. |
| 19 | Bestandsformaat | EIO.Formaat | Bestandsformaten dienen op versieniveau van het informatie-element te worden vastgelegd | Formaat |
| 20 | Omvang | EIO.Bestandsomvang | De omvang dient op versieniveau van het informatie-element te worden vastgelegd | Bestandsformaat |
| 21 | Unieke code | EIO.Integriteit.waarde | HASH-codes dienen op versieniveau van het informatie-element te worden vastgelegd | Waarde |
| # | Metagegeven | RGBZ 2 / API's | Additionele informatie | Link naar GEMMA |
|---|---|---|---|---|
| A | Locatie | Zaak.zaakobject [type 'kadaster/vestiging']) | Afhankelijk van het proces of de zaak | Zaakobject |
| B | Persoon (BSN #) | Zaak.zaakobject [type 'natuurlijk persoon']) | Afhankelijk van het proces of de zaak | Zaakobject |
| C | Rechtspersoon (RSIN #) | Zaak.zaakobject [type 'niet natuurlijk persoon']) | Afhankelijk van het proces of de zaak | Zaakobject |
| D | Vraagstuk | Zaak.identificatie | Wordt gevuld met het ID van de zaak | Zaakobject |
Voor verdere uitleg over de achtergronden van dit schema, volg deze link naar technische en semantische interoperabiliteit.