Het vakgebied rondom informatiebeheer is van nature traditioneel ingericht en met name papier gedreven. Al jaren wordt mensen die binnen het werkveld werkzaam zijn verteld dat e.e.a. rigoureus zal gaan veranderen door o.a. technologische ontwikkelingen en veranderende eisen vanuit de klant. Zo zou de informatiemedewerker ‘vooraan in het proces’ gaan werken en zou de dienstverlening volledig digitaal gaan plaatsvinden.
In de praktijk blijkt echter dat informatiebeheerafdelingen doorgaans de ‘grote sprong voorwaarts’ nog nooit hebben kunnen maken. Bij veel organisaties, zo ook de Gemeente Den Haag, heeft bijvoorbeeld een document management systeem dan wel zijn intrede gemaakt, maar vervolgens is bij de inrichting daarvan de papieren werkwijze ‘vertaald’ naar een digitale, zonder gebruik te maken van de vele mogelijkheden die informatietechnologie daartoe juist biedt. Een voorbeeld hiervan zijn de mapjes die worden gebruikt om informatie binnen DMS/Plato te ordenen of om enige mate van dossiervorming te bewerkstelligen.
Daarnaast worden veel werkprocessen binnen Informatiebeheer inefficiënt uitgevoerd. Zo wordt er bijvoorbeeld veel tijd verspild met de conservatie van papier (‘ontnieten’, ‘ontpaperclippen’, opslag in zuurvrije dozen in daartoe aangewezen archiefbewaarplaatsen), substitutie van papier en het vastleggen van ‘natte’ handtekeningen. Het vakgebied heeft zich inmiddels echter getransitioneerd van ‘archiefbeheer’ naar ‘informatiebeheer’, hetgeen wil zeggen dat het takenpakket veel diverser en uitgebreider geworden is. E.e.a. betekent dan ook een flinke verschuiving van de zwaartepunten in de werkzaamheden binnen deze discipline.
Door het vakgebied ‘out of the box’ te benaderen, de vigerende wet- en regelgeving op een andere manier te interpreteren en de mogelijkheden die ICT de informatiebeheerkolom biedt efficiënter in te zetten en te gaan gebruiken, ontstaat er een andere zienswijze omtrent het informatiebeheer domein. E.e.a. is verwerkt als uitgangspunten t.b.v. een nieuwe domeinarchitectuur voor Informatiebeheer.
De ‘enterprise architectuur’ van een organisatie geeft inzicht in de complexiteit van deze organisatie en haar inrichting, laat de consequenties van eventuele wijzigingen zien en ondersteunt in het beheersbaar houden van die veranderingen. Het opstellen van een architectuur is binnen de Gemeente Den Haag doorgaans voorbehouden aan de (enterprise) architecten. Deze stemmen de architectuur af met belanghebbenden vanuit de business, ICT en Informatiebeheer. Op basis van de enterprise architectuur worden veranderingen in kaart gebracht en uitgevoerd die bijdragen aan het behalen van de visie van de Gemeente. De enterprise architect is hierbij verantwoordelijk voor de uitwerking van de visie en strategie op organisatieniveau.
Dit kan uiteenlopen van een verzameling principes en richtlijnen tot een uitgewerkte verzameling modellen. Kenmerkend aan een enterprise architect is dat deze kennis heeft van en ervaring heeft met alle architectuuraspecten en tevens de consistentie en aansluiting tussen die aspecten bewaakt. Een architectuurprincipe kan worden gezien als een beleidsuitspraak die specifiek betrekking heeft op de inrichting van de organisatie, de processen en de informatievoorziening. Ze verwoorden wat belangrijk is bij deze inrichting en zijn in principe niet vaak aan verandering onderhevig. De Gemeente Den Haag kan deze principes gebruiken als inspiratiebron bij het opstellen van haar eigen informatiebeleid, maar ze zijn ook direct toepasbaar als toetsingskader voor veranderingen binnen de Gemeente.
De architectuur die de enterprise architecten binnen de Gemeente Den Haag primair omarmen is afkomstig van GEMMA (GEMeentelijke Model Architectuur). Deze referentiearchitectuur is gebaseerd op de gemeentelijke bestuurslaag en is te bestempelen als een “dochterarchitectuur” van NORA (Nederlandse Overheids Referentie Architectuur), die weer naadloos past binnen de overkoepelende EIRA (European Interoperability Reference Architecture).
Waar bovenstaande architecturen zich richten op bepaalde bestuurslagen zoals de rijksoverheid (EAR, Enterprise Architectuur Rijksdienst), provincies (PETRA, Provinciale EnTerprise ReferentieArchitectuur), gemeenten (GEMMA) en waterschappen (WILMA, Waterschaps Informatie & Logisch Model Architectuur), richt een domeinarchitectuur zich niet op een specifieke bestuurslaag maar op een bepaald onderwerp. Een domeinarchitectuur is dan ook bestuurslaag-onafhankelijk.
Het blijkt steeds duidelijker dat er afhankelijkheden zijn tussen de diverse disciplines die verschillende doelstellingen nastreven. Omdat deze disciplines de laatste jaren een flinke ontwikkeling doormaken, is het vaak niet duidelijk waar de verantwoordelijkheden liggen, waardoor de grenzen tussen de disciplines vervagen.
Voor het domein Informatiebeheer was er behoefte aan eigen kaders en richtlijnen zodat dit vakgebied meer als overtuigende en gelijkwaardige gesprekspartner richting andere disciplines gaat fungeren. Hiermee is Informatiebeheer beter in staat om zowel de eigen belangen als die van de ambtenaren en burgers te behartigen. Dit is een eigen domein-architectuur, te noemen: IRMA, Informatiebeheer Referentie Model Architectuur. IRMA is binnen de gemeente de basis voor het op orde brengen van haar informatiehuishouding (ongeacht de vorm) en de inrichting van de zaak-, proces- en vakapplicaties.
Vanuit de GEMMA referentiearchitectuur voor gemeenten wordt een aantal specifieke domeinen onderkend. Ieder domein is een “afgebakende groep bedrijfsfuncties die in de gemeentelijke praktijk vaak in samenhang worden ingericht en gebruikt ”. De domeinen die worden onderscheiden zijn: ‘Bestuur’, ‘Sociaal’, ‘Ruimte’, ‘Publieksdiensten’, ‘Openbare orde en veiligheid’ en ‘Ondersteuning’. Het sub domein ‘Archief- en informatiebeheer’ is onderdeel van het domein ‘Ondersteuning’ en heeft de volgende sub functies:
| Subfunctie | In bewaring nemen van informatieobjecten |
|---|---|
| Definitie | Het ontvangen van informatieobjecten, controleren, aanvullen waar nodig en uitvoeren van alle benodigde voorbereidende handelingen om een object te genereren voor duurzame opslag |
| Toelichting | Bij objecten worden waar nodig een of meer aanvullende manifestaties c.q. representaties van die objecten plus metagegevens bewaard. Aggregaties bundelen bij elkaar horende projecten zoals: meerdere versies van één informatieobject, meerdere manifestaties / representaties van een informatieobject en dossiers zoals zaakdossiers |
| IRMA links | Duurzaamheid, Herbruikbaarheid |
| Subfunctie | Duurzaam bewaren en beheren van informatieobjecten |
|---|---|
| Definitie | Het opslaan van informatieobjecten en het beheren van wat zich in de opslag bevindt zodanig dat deze duurzaam toegankelijk blijft |
| Toelichting | Om duurzame toegankelijkheid te borgen horen hier dus preserveringsmaatregelen bij om dreigend verlies van toegankelijkheid te voorkomen. Naast de voor deze hoofdfunctie relevante OAIS-functie ‘Preservation planning’ zijn in deze hoofdfunctie ook de OAIS-functies ‘Archival Storage’, ‘’Data management’ en een deel van ‘Administration’ gebundeld |
| IRMA links | Duurzaamheid, Toegankelijkheid |
| Subfunctie | Ontsluiten van informatieobjecten |
|---|---|
| Definitie | Het ontsluiten van informatieobjecten in de vorm van reproducties voor verschillende vormen van gebruik |
| Toelichting | Opgeslagen objecten moeten vindbaar, beschikbaar en toegankelijk zijn voor gebruik. Gebruik kan weergave of reproductie van informatieobjecten betreffen, door ambtenaren of burgers. Ontsluiten is ook nodig voor beheerdoelen zoals het overbrengen van objecten voor opslag in een andere voorziening. Gezien vanuit de gebruikers zal de functie voor het ontsluiten van informatieobjecten vaak door verschillende applicatiecomponenten worden ingevuld. Zoekvraag en opvraagvraag zullen vaak via een ander systeem worden gedaan dat vervolgens communiceert met de component die zorgt voor ontsluiting van informatieobjecten waarbij rekening wordt gehouden met authenticatie- en autorisatie eisen |
| IRMA links | Betrouwbaarheid, Toegankelijkheid, Vindbaarheid |
| Subfunctie | Algemeen beheer duurzame opslag informatieobjecten |
|---|---|
| Definitie | Het beheren van de gebruikte systeemomgeving, zodanig dat verantwoorde duurzame opslag is geborgd |
| Toelichting | Nodig zijn o.a. het documenteren en beheren van: inrichtingsinformatie, toegangsbeheer, digitale koppelingen en het monitoren van ontwikkelingen rondom bestandsformaten, gebruikersbehoeften en het functioneren van de voorziening |
| IRMA links | Duurzaamheid, Toegankelijkheid |
Informatiebeheer kent een groot hiaat in deugdelijke wet- en regelgeving alsook in standaarden en normen die hierop gebaseerd zijn. De Archiefwet betreft in hoofdlijnen de vernietiging en de overbrenging van archieven en de openbaarheid van deze archieven. De belangrijkste uitvoeringswet van de Archiefwet is het Archiefbesluit. Het Archiefbesluit heeft betrekking op te bewaren/over te dragen archieven. Ook de Archiefregeling is van toepassing op te bewaren informatie. Nagenoeg alle normen, kaders, modellen, richtlijnen en standaarden komen hieruit voort en zijn dan ook gebaseerd op te bewaren informatie. Telkens wordt gerefereerd aan de duurzaamheid van informatie. Zaken als inventariseren en ordenen worden vaak buiten beschouwing gelaten, net als bij het bovenstaande sub domein ‘Archief- en informatiebeheer’ uit GEMMA.
Het zwaarste bewaarregime toepassen op alle gemeentelijke informatie is totaal onuitvoerbaar en een hopeloze zaak. Dit heeft tot resultaat gehad dat het beheer van de informatie van de overheden een enorme puinhoop is geworden. Het lijkt erop dat al deze initiatieven het tegenovergestelde hebben bereikt van wat de intentie was. Om uit deze >25 jaar durende malaise te komen gaat IRMA terug naar de essentie van het vakgebied en zijn oude waarden herijkt. Een belangrijke vraag hierbij was: is de basis (uitgangspunten/benadering) van ons vakgebied door IT ingrijpend veranderd of is de basis in de kern nog hetzelfde?
De auteurs van IRMA hebben vastgesteld dat de omstandigheden dan wel veranderd zijn, maar niet de waarden (essentie, uitgangspunten, basis) van het vakgebied. Een andere belangrijke vaststelling is dat de blik op en omgang met IT totaal verkeerd is. Het lijkt er op dat het vakgebied probeert om IT te beheersen, in plaats van juist gebruik te maken van de mogelijkheden die IT biedt. Om dit te kunnen doen moeten de waarden en uitgangspunten wel in orde zijn. Ook heeft de één op één vertaling van de analoge situatie naar de digitale situatie (dynamisch archief = SharePoint, semi-statisch archief = DMS en statisch archief = e-depot) het vakgebied absoluut niet vooruit geholpen.
Een ander probleem is het nagenoeg ontbreken van de functies van informatie vóór de vernietiging of overbrenging van informatie. Informatie dient meerdere doelen in de vorm van verantwoording, kennisdeling en –vastlegging, informeren, sturen, bijsturen, enzovoort. Deze functies komen nagenoeg niet aan bod. Voor het primaire proces zijn al deze standaarden en normen niet van belang, omdat te bewaren informatie voornamelijk een zaak is van de organisatie als geheel, niet van de primaire processen.
Gezien de doelen (en het volume) zou het logischer zijn geweest om nadruk te leggen op ordening (processen, organisatie, e.d.), toegankelijkheid en tijdige vernietiging met betrekking tot informatie. Bewaren is namelijk te vertalen als “niet vernietigen” en is passief. Tijdig vernietigen van informatie die daarvoor in aanmerking komt is actief, voor bewaren hoeft men in principe niets te doen. IRMA is in enkele opzichten anders dan het sub domein ‘Archief- en informatiebeheer’ uit GEMMA: