IRMA

Deze pagina is alleen-lezen. Je kan de broncode bekijken maar niet veranderen. Neem contact op met de beheerder als je denkt dat dit niet klopt.
{{fa>gears?48&align=right}}

======Metadataschema per verplicht metagegeven "vormvast"======

Hieronder vindt u de Minimale Metadataset van de Gemeente Den Haag voor "vormvaste" informatie (papier, e-mail, PDF, Word etc). Elk metadataveld heeft een omschrijving en een doel en is gelieerd aan minimaal één van de 7 eisen en één van de 10 voorwaarden vanuit IRMA (te vinden onder de kopjes "Eis" en "Voorwaarde"). Omdat alle metadatavelden een connectie hebben met IRMA, kunnen er geen velden weggelaten worden. Voorbeeld: laten we het veld "Omvang" weg, dan kan niet meer aan de eis "Betrouwbaarheid" en de voorwaarde "Integriteit" worden voldaan. 

====Minimale metadata op informatie element (document) niveau====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**1**|**Datum**|Datum van opmaak of ontvangst informatie-element|Voor het zoeken van de juiste informatie en interpretatie|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Integriteit|Integriteit]]|Procesapplicatie of handmatig|Ja|
^**2**|**Documenttype**|Geeft functie + structuur van het informatie element aan|Voor het zoeken van de juiste informatie en interpretatie|[[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Ordening|Ordening]]|Procesapplicatie of handmatig|[[stamtabeldocumenttypen|Ja]]|
^**3**|**Onderwerp**|Korte samenvatting van inhoud informatie element (GeHOPT)|Zoeken en (snelle en juiste) interpretatie van het informatie element|[[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Context|Context]]|Procesapplicatie of handmatig|Nee|
^**4**|**Status**|Informatie is in concept óf definitief|Geeft aan of een informatie-element of zaak is afgerond of niet, van invloed op bijvoorbeeld bewaartermijn maar ook of de informatie deugdelijk is (voor bijvoorbeeld hergebruik)|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|Procesapplicatie|[[stamtabelstatus|Ja]]|

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het veld "Datum" (#1) automatisch gegenereerd. De beschikbare waarden voor het veld "Documenttype" (#2) zijn vastgelegd in de [[stamtabeldocumenttypen|betreffende stamtabel]]. Per proces(naam) kan de gebruiker binnen de applicatie louter de documenttypen kiezen die behoren bij dat specifieke proces. Het veld "Onderwerp" (#3) is vrij invulbaar door de gebruiker of kan automatisch worden overgenomen uit de bestandsnaam van een informatie-element vanuit een leverende applicatie (bijvoorbeeld vanuit Outlook of SharePoint). Voor het veld "Status" (#4) zijn de mogelijke waarden vastgelegd in een [[stamtabelstatus|stamtabel]].//|

====Minimale metadata op zaak / dossier(zaak)niveau====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**5**|**Einddatum**|Geeft de datum aan waarin de zaak / het dossier is afgesloten|Van belang voor het zoeken naar informatie en voor het bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijn|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Ordening|Ordening]], [[Vernietiging|Vernietiging]]|Procesapplicatie of DMS|Ja|
^**6**|**Gemeenschappelijk kenmerk**|Een code die alle informatie behorende tot een zaak bijeen houdt|Betreft een unieke code die gegenereerd wordt door Plato ten behoeve van de toegankelijkheid en context van de informatie|[[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]]|[[Context|Context]]|DMS|Nee|
^**7**|**Resultaat**|Geeft het inhoudelijke resultaat van een zaak aan|Van invloed op de bewaar- en vernietigingstermijn van informatie|[[Duurzaamheid|Duurzaamheid]]|[[Vernietiging|Vernietiging]]|Procesapplicatie of handmatig|[[stamtabelresultaattypen|Ja]]|
^**8**|**Startdatum**|Geeft de datum aan waarin de zaak / het dossier is gestart|Van belang voor het zoeken naar informatie en voor het bepalen van de bewaar- en vernietigingstermijn|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Ordening|Ordening]], [[Vernietiging|Vernietiging]]|Procesapplicatie of DMS|Ja|
^**9**|**Vertrouwelijkheid**|Geeft het openbaarheidsniveau aan|Geeft aan of informatie vertrouwelijk is of voor iedereen toegankelijk. Dit voorkomt dat informatie die slechts voor 1 bepaalde groep toegankelijk is openbaar wordt gemaakt voor iedereen. Gebaseerd op de [[https://www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/informatieveiligheid/kaders-voor-informatieveiligheid/baseline-informatiebeveiliging-overheid/|Baseline Informatiebeveiliging Overheid]]|[[Veiligheid|Veiligheid]]|[[Autorisaties|Autorisaties]], [[Openbaarheid|Openbaarheid]]|DMS|[[stamtabelvertrouwelijkheid|Ja]]|

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het veld "Einddatum" (#5) gegenereerd o.b.v. het veld "Resultaat(type)" (#7) dat gebaseerd is op de bijbehorende [[stamtabelresultaattypen|stamtabel]]. Per proces(naam) kan de gebruiker binnen de applicatie alléén de resultaattypen kiezen die behoren bij dat specifieke proces. Het veld "Startdatum" (#8) wordt automatisch gegenereerd door Open DMS. De keuzemogelijkheden voor het veld "Vertrouwelijkheid" (#9) zijn vastgelegd in de betreffende [[stamtabelvertrouwelijkheid|stamtabel]] .//|


====Minimale metadata op procesniveau====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**10**|**Proces**|Geeft het proces aan waaruit de informatie is voortgekomen|Niet alleen van belang voor vindbaarheid van de informatie alsook de context en authenticiteit van de informatie, ook van belang omdat hieraan onder andere de autorisaties worden gekoppeld|[[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]], [[Volledigheid|Volledigheid]]|[[Context|Context]], [[Ordening|Ordening]], [[Proces|Proces]]|Procesapplicatie of DMS|[[stamtabelproces|Ja]]|
^**11**|**Thema**|Geeft het onderwerp van het proces aan|Geeft informatie extra ingang, belangrijk voor zoeken|[[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Context|Context]]|Procesapplicatie of DMS|[[stamtabelthemas|Ja]]|
^**12**|**Subthema**|Geeft het onderwerp van het proces aan, verdieping van Thema|Nadere precisering van het metagegeven Thema|[[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]]|[[Context|Context]]|Procesapplicatie of DMS|[[stamtabelsubthemas|Ja]]|

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS worden de velden "Thema" (#11) en "Subthema" (#12) automatisch gevuld o.b.v. het veld "Proces(naam)" (#10). Deze zijn semantisch aan elkaar gekoppeld middels [[stamtabelprocessensubthemathemsa//|een vertaaltabel]] en technisch via het [[erd|entiteits-relatie-diagram]].//|

====Minimale metadata m.b.t. de behandelaar====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**13**|**Accountnaam**|De accountnaam van de behandelaar of “eigenaar” van de zaak|Bewijsvoering|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Context|Context]]|Active directory / IAM (eventueel via leverende applicatie)|Ja|
^**14**|**Afdeling**|De afdeling waartoe de behandelaar behoort op het moment van opslag of wijziging van een informatie element|Bewijsvoering|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Context|Context]]|Active directory / IAM|Ja|
^**15**|**Dienst**|De dienst waartoe de behandelaar behoort op het moment van opslag of wijziging van een informatie element|Bewijsvoering|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Context|Context]]|Active directory / IAM|[[stamtabeldiensten|Ja]]|
^**16**|**Functie**|Functie van de behandelaar op het moment van opslag of wijziging van een informatie element|Bewijsvoering|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Context|Context]]|Active directory / IAM|Ja|
^**17**|**Naam behandelaar**|De behandelaar of “eigenaar” van de zaak|Bewijsvoering|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Context|Context]]|Active directory / IAM|Ja| 

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS worden de metadatavelden "Accountnaam" (#13), "Afdeling" (#14), "Dienst" (#15), "Functie" (#16) en "Naam behandelaar" (#17) automatisch gegenereerd o.b.v. een koppeling met de Active Directory.//|

====Minimale metadata m.b.t. de technische gegevens====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**18**|**Autorisaties**|Betreft de rechten van gebruikers binnen DMS|Voor de veiligheid van de informatie, enkel gemachtigden hebben toegang tot de informatie en hebben specifieke rechten|[[Veiligheid|Veiligheid]]|[[Autorisaties|Autorisaties]]|DMS|Ja|
^**19**|**Bestandsformaat**|Geeft aan om wat voor soort bestand het gaat|Juiste applicatie automatisch vanuit het DMS kunnen openen|[[Herbruikbaarheid|Herbruikbaarheid]]|[[Vorm|Vorm]]|Procesapplicatie of DMS|Ja|
^**20**|**Omvang**|Bestandsgrootte per versie van een informatie element|Ten behoeve van de integriteit van een informatie-element|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Integriteit|Integriteit]]|DMS|Nee|
^**21**|**Unieke code**|Vertaling van de bestandsgrootte (per versie van een informatie element) in een reeks van getallen (HASH-code)|Controle mogelijk maken of een informatie element dat overgezet wordt naar het DMS dezelfde HASH-code heeft (i.h.k.v. 'Blockchain')|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Integriteit|Integriteit]]|Aanleverende applicatie & DMS|Nee|

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het veld "Autorisaties" (#18) gegeneerd middels een rechtenmatrix. De metadatavelden "Bestandsformaat" (#19), "Omvang" (#20) en "Unieke code" (#21) worden automatisch gevuld per versieniveau van dat specifieke informatie element.//|

====Minimale metadata m.b.t. entiteiten (let op: verplicht indien van toepassing!)====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**22A**|**Locatie**|Informatie met een geografische component ontsluiten via de Haagse plattegrond|Extra zoekingang en ontsluiting van informatie|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]], [[Context|Context]]|DMS|Ja|
^**22B**|**Persoon (BSN #)**|Uniek 9-cijferig persoonsnummer voor iedereen die ingeschreven staat in de Basisregistratie Personen (BRP)|Herleidbaarheid tot een specifieke persoon|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Integriteit|Integriteit]]|DMS|Ja|
^**22C**|**Rechtspersoon (RSIN #)**|Het RSIN wordt gebruikt om gegevens te koppelen tussen verschillende basisregistraties, zoals het Kadaster en de Basisregistratie Personen (BRP)|Rechtszekerheid in het handelsverkeer|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Integriteit|Integriteit]]|DMS|Ja|
^**22D**|**Vraagstuk**|Informatie elementen die bij elkaar horen kunnen clusteren|Extra zoekingang en ontsluiting van informatie|[[Toegankelijkheid|Toegankelijkheid]], [[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Context|Context]]|DMS|Nee|

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het verplicht-indien-van-toepassing metadataveld "Locatie" (#22A) gevuld middels een koppeling met GIS (Geografische Informatie Systemen) software. Het v.i.v.t. veld "Persoon" (#22B) wordt gevuld middels een koppeling met de BRP (Basis Registratie Personen). Het v.i.v.t. veld "Rechtspersoon" (#22C) kan worden gevuld middels een koppeling met het Handelsregister van de Kamer van Koophandel. Het v.i.v.t. veld 'Vraagstuk" (#22D) wordt gevuld o.b.v. geformuleerde business rules binnen de applicatie.//|

Er is nog een aantal metadatavelden dat automatisch kan worden toegevoegd door opslag in het DMS en door het gebruik van de [[informatieplattegrond|Informatieplattegrond]]. Het overzicht vindt u [[metadataveldenbonus|hier]].
IRMA

Gebruikershulpmiddelen

Site-hulpmiddelen

Paginahulpmiddelen
