waaromirma

Inhoud

Waarom IRMA?

Waarom IRMA?

Door de jaren heen zijn binnen het vakgebied Informatiebeheer verwoede pogingen gedaan om greep op de informatiehuishouding van de overheid te krijgen. Zo is er wet- en regelgeving opgesteld, bestaan er kaders, richtlijnen, normen, baselines, verordeningen, metadatamodellen, zijn er pogingen gedaan om domeinarchitecturen op te tuigen (zoals MARA en TARA) en zijn er diverse kritische rapporten opgeleverd (zie onder). Dit alles heeft er in de praktijk echter nooit voor gezorgd dat deze greep verstevigd is.

Sterker nog: anno 2021 valt te concluderen dat het vakgebied haar naam geen eer aandoet, want heel veel informatie die door overheidsorganisaties ontvangen of opgesteld wordt gaat volledig buiten het zicht van Informatiebeheer om. Het merendeel van de informatie is opgeslagen in applicaties waar Informatiebeheer geen toegang toe heeft en is derhalve onvoldoende of ronduit slecht gemetadateerd. Hierdoor ontbreekt bijvoorbeeld het overzicht welke informatie waar in welke versie staat en wordt informatie niet tijdig vernietigd en kan überhaupt niet binnen een redelijke termijn gevonden worden. Hierdoor komt o.a. de bedrijfsvoering en verantwoording in het geding.

Oorzaken

De oorzaken waarom het vakgebied grotendeels een chaos is en zich voornamelijk afspeelt “achteraan het proces” zijn:

Relevante wet- en regelgeving is sterk verouderd (deze is voornamelijk gericht op papieren informatiestromen i.p.v. digitale);
Kaders, richtlijnen en normen zijn voornamelijk gebaseerd op deze wet- en regelgeving (en zijn daarmee ook verouderd);
Dezelfde kaders, richtlijnen en normen worden vaak gezien als verplichtingen, die echter in de praktijk onmogelijk te verwezenlijken zijn;
De analoge situatie geldt als basis voor de inrichting van de digitale situatie (de 3-trapsraket “dynamisch archief”, “semi-statisch archief” en “statisch archief” is bijvoorbeeld één op één 'vertaald' naar respectievelijk “SharePoint” (vroeger G:-schijven), “DMS” en “e-depot”). Voor deze verschillende stadia moet informatie + metadata naar verschillende applicaties gemigreerd worden, met kwaliteitsverlies als gevolg;
Het vakgebied maakt geen of onvoldoende gebruik van de mogelijkheden die ICT biedt. Daarom worden applicaties vaak dusdanig ingericht alsof er nog met papieren dossiers gewerkt wordt;
Er bestaat een hiaat tussen de wet- en regelgeving en de praktijk (zo is de wet- en regelgeving voornamelijk gericht op eeuwig te bewaren informatie, terwijl de praktijk uitwijst dat het merendeel van de informatie op termijn vernietigbaar is).

Doelstellingen IRMA

IRMA (Informatiebeheer Referentie Model Architectuur) is een praktisch toepasbare domeinarchitectuur voor Informatiebeheer. De doelstellingen van IRMA zijn:

Een basis voor beleid en inrichting voor informatiebeheer applicaties;
Betere positionering van Informatiebeheer;
Complementariteit bereiken met andere vakgebieden zoals architectuur, security en data management;
Eenduidige uitleg en aanpak richting de klantorganisatie;
Duidelijke kaders en richtlijnen.

Waarom verbeteren?

Hieronder een (beknopt) overzicht van landelijke rapporten en diens conclusies, die onderschrijven waarom het vakgebied Informatiebeheer verbetering behoeft:

Jaar	Rapport	Auteur	Conclusies
2021	'Een dementerende overheid 2.0?'	Erfgoedinspectie	“…onderschatting van het belang van de duurzame toegankelijkheid van overheidsinformatie bij bestuurders en topambtenaren. Dit gaat gepaard met een gebrek aan visie en met het ontbreken van een integrale aanpak” / “Binnen de overheid neemt de kennis over het beheren van informatie af”/ “Er wordt vaak gewerkt met verouderde ICT, terwijl misplaatst tech-optimisme overheerst” / “ De verantwoordelijkheden zijn vaak onduidelijk geregeld” / “de wet- en regelgeving over overheidsinformatie is in diverse wet- en regelgeving ondergebracht en levert soms onderlinge spanningen op”
2018	'Wel digitaal, nog niet duurzaam: informatiebeheer bij de departementen'	Erfgoedinspectie	“Het duurzaam toegankelijk beheer van digitale overheidsinformatie blijft nog achter” / “Het op orde brengen en houden van de digitale informatieketen is complex en vergt investeringen en uithoudingsvermogen” / “De invoering van de AVG en de Wet digitale overheid, de mogelijke aanpassing van verruiming van openbaarheidsregels en plannen als het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) hebben grote gevolgen voor de digitale informatiehuishouding van de overheid”
2016	'Het puberbrein van de overheid: informatiebeheer in ketensamenwerking'	Raad voor het Openbaar Bestuur / Raad voor Cultuur	“Informatiebeheer lijdt stelselmatig onder een gebrek aan aandacht, kennis en bewustzijn van bestuurders en managers” / “Er wordt stelselmatig te weinig en te laat nagedacht over de informatieafhankelijkheden die ketensamenwerking met zich meebrengen” / “voor waardering en selectie van keteninformatie: […] is […] te weinig aandacht, het ontbreekt aan bewustzijn en kennis” / “Informatiebeheer is geen doel op zich, maar een middel dat ten dienste staat van de informatieposities van burgers en bedrijven, de democratische controle en de bedrijfsvoering van de overheid”
2016	'Verkenning informatiehuishouding decentrale overheden'	ICTU	“De praktische toepassing van richtlijnen en hulpmiddelen blijft in onze waarneming achter, deels vanwege onbekendheid, maar deels ook als gevolg van lage prioritering binnen organisaties. De implementatie van duurzame opslag en toegankelijkheid van informatie is complex en raakt de haarvaten van processen in overheidsorganisaties. Dit vraagt om het grondig doordenken van informatieverwerking in de processen en hoe de systemen hier op in te regelen. Niet zelden gaat dit over het opnieuw inregelen en implementeren van systemen of applicaties. Bij nieuwe systemen is dit relatief ‘eenvoudig’, maar dit geldt zeker niet voor bestaande systemen. Al met al is dit een proces van meerdere jaren en vraagt de implementatie om forse investeringen”
2014	'Duurzaam duurt het langst: digitalisering en duurzame toegankelijkheid van informatie bij de kerndepartementen'	Erfgoedinspectie	“[…] onvoldoende voorbereid op selectie en vernietiging en op toekomstige overbrenging en worden er te veel digitale archiefbescheiden buiten het DMS opgeslagen en bewaard” / “[…] zullen op het moment van volledig digitaal werken noch aan de archiefwettelijke eisen voor een duurzaam toegankelijk beheer van de digitale archieven kunnen voldoen, noch aan een aantal belangrijke digitaliseringsdoelstellingen. Juist deze doelstellingen en archiefwettelijke eisen bepalen of het digitale archief de noodzakelijke functies voor de dagelijkse bedrijfsvoering, de interne en publieke verantwoording en het wetenschappelijk en cultuurhistorisch onderzoek goed kan vervullen”
2012	\|'Beperkt houdbaar: duurzame toegankelijkheid in een digitale omgeving bij de rijksoverheid'	Erfgoedinspectie	“Het digitale geheugen van de centrale overheid is nog niet op orde. Dat is de algemene conclusie die valt te trekken uit het onderzoek van de Erfgoedinspectie naar de staat van de duurzame toegankelijkheid van digitale informatie van de rijksoverheid. De tijd gaat dringen, want tegen het einde van het huidige decennium zullen de meeste onderdelen van de centrale overheid, van ministeries tot privaatrechtelijke ZBO’s, helemaal of voornamelijk digitaal werken. Digitale archivering zal dan definitief de plaats hebben ingenomen van de archivering van papieren dossiers. Tegen die tijd moet de duurzame toegankelijkheid goed geregeld zijn” / “Als de bevindingen uit beide onderzoeken naast elkaar worden gelegd, blijkt dat bijna alle bevindingen en conclusies uit 2005 (rapport 'Dementerende overheid') ook nu nog actueel zijn”
2008	'Informatie: grondstof met toekomstwaarde'	Raad voor Cultuur / Raad voor het openbaar bestuur	“Een goede en betrouwbare informatiehuishouding is van vitaal belang voor de overheid. Politiek en ambtelijk management gaan echter tamelijk zorgeloos met dit belang om. De aandacht voor een ordentelijke informatiehuishouding schiet structureel te kort” / “ Doorgaan op dezelfde weg betekent […] onvermijdelijk de aantasting van belangrijke rechtsstatelijke waarden zoals transparantie, zorgvuldigheid, toegankelijkheid, verantwoording en verantwoordelijkheid” / “De overheid moet staan voor de ordentelijkheid van zijn informatiehuishouding, in welk toekomstscenario dan ook”
2006	'Informatie op orde. Vindbare en toegankelijke overheidsinformatie'	Ministerie van OCW / Ministerie BZK	“de overheid moet haar openheid en transparantie verder verbeteren en overheidsinformatie actief openbaar maken” / “…helaas vaak niet op orde en (dus) niet toegankelijk. We lopen achter de feiten aan en hebben er te weinig aandacht voor. Ook hebben overheidsorganisaties niet altijd een goed overzicht van de plaatsen waar de informatie wordt beheerd. Alleen op die manier kunnen we burgers actief betrekken bij beleidsvorming” / “Belangentegenstellingen maken samenwerken soms lastig en verantwoordelijkheden zijn– ondanks wetgeving – onvoldoende duidelijk benoemd. De werkwijze vanuit bedrijfsvoering en cultuurbehoud loopt daarom soms niet parallel, terwijl er ook te weinig aandacht wordt besteed aan duurzaam informatiebeheer”
2005	'Een dementerende overheid: de risico’s van digitaal beheer van verantwoordingsinformatie bij de centrale overheid'	Rijksarchiefinspectie	“In sneltreinvaart ontstaat een gat in ons collectieve geheugen, omdat digitale informatie vaak onvoldoende zorgvuldig bewaard wordt. Dat is niet alleen een probleem voor de generaties na ons, maar ook voor overheidsorganisaties die over een professionele bedrijfsvoering moeten kunnen beschikken en zich over hun daden moeten kunnen verantwoorden” / “Een belangrijk probleem is dat overheidsorganisaties vaak geen goed overzicht hebben van de plaatsen waar zij hun verantwoordings- en digitale informatie beheren. Een groot deel van deze informatie wordt op persoonlijke en gezamenlijke schijven beheerd, buiten de beheerafspraken om. Ook databases en andere bedrijfsapplicaties blijven buiten het archiefbeheersregime” / “ook essentiële papieren documenten worden vaak in bureauladen van medewerkers teruggevonden, en niet in het formele archief. In de digitale situatie is dit probleem echter vele malen complexer, onder andere omdat digitale bestanden actief onderhouden moeten worden om leesbaar en interpreteerbaar te blijven”