| IRMA-E1 | Toegankelijkheid |
| Stelling | Informatie moet toegankelijk zijn |
| Beschrijving | Toegankelijkheid is een breed begrip, hier wordt bedoeld dat men enerzijds überhaupt toegang heeft tot de informatie (waartoe men recht heeft) en anderzijds dat men weet waar men welke informatie op eenvoudige wijze kan vinden. Toegang tot de juiste informatie(verzamelingen) dient laagdrempelig te zijn, op eenvoudige wijze tot de informatie te kunnen komen. |
| Rationale | Informatie is vaak niet toegankelijk. Dit komt onder andere door de enorme hoeveelheid aan applicaties en omgevingen waardoor informatie enorm versnipperd is geraakt. Ook de geringe levensduur van de meeste applicaties zorgt ervoor dat informatie buiten het bereik valt door uitfasering of vervanging. Ook zijn applicaties ingewikkeld en kent informatie ontoereikende metadata. |
| Implicaties | Er dient helder te zijn welke informatie(verzamelingen) voor welke doelgroepen toegankelijk moeten zijn. De benodigde mate van toegankelijkheid kan ook toenemen in tijd en door veranderende belangen (bijvoorbeeld toegankelijk voor de burger na verloop van tijd of onderzoek). Het dient helder te zijn waar welke informatie gevonden kan worden. |
| Voorwaarden | Autorisaties, Metadata |
| Wettelijke onderbouwing | Archiefbesluit (Artikel 12): “Bij ministeriële regeling worden regels gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden die ingevolge een selectielijst voor bewaring in aanmerking komen |
| Archiefregeling (Artikel 20): “De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn a) kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens of door middel van een andere ontsluitingsmethode en b) leesbaar of waarneembaar te maken is” |
| Archiefregeling (Artikel 25, Lid 1): “Indien gerede kans bestaat dat als gevolg van wijziging of in onbruik raken van besturingsprogrammatuur of toepassingsprogrammatuur niet langer voldaan kan worden aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden, zorgt de zorgdrager ervoor dat conversie of migratie van die digitale archiefbescheiden plaatsvindt, dan wel dat die digitale archiefbescheiden door toepassing van emulatie kunnen worden gebruikt of geraadpleegd overeenkomstig de wijze ten tijde van het ontvangen of opmaken ervan door het overheidsorgaan” |
| Archiefregeling (Artikel 25, Lid 2): “De zorgdrager maakt van de conversie of migratie een verklaring op, die ten minste een specificatie bevat van de digitale archiefbestanden die zijn geconverteerd of gemigreerd, en waarin tevens is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de conversie of migratie aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat is of kan worden voldaan” |
| Archiefregeling (Artikel 26, Lid 3): “Gebruikmaking van compressietechniek is slechts toegestaan, voor zover daarbij niet zodanig verlies van informatie optreedt, dat niet langer aan de bij deze regeling gestelde eisen ten aanzien van de toegankelijke en geordende staat van digitale archiefbescheiden kan worden voldaan” |
| Archiefregeling (Artikel 35): “De zorgdrager neemt doeltreffende maatregelen tegen ongeautoriseerde toegang tot de archiefruimte of de archiefbewaarplaats” |
| Archiefwet (Artikel 3): “De overheidsorganen zijn verplicht de onder hen berustende archiefbescheiden in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te bewaren, alsmede zorg te dragen voor de vernietiging van de daarvoor in aanmerking komende archiefbescheiden” |
| Archiefwet (Artikel 21, Lid 2): “Bij of krachtens algemene maatregel van bestuur kunnen regels worden gesteld met betrekking tot het in geordende en toegankelijke staat brengen en bewaren van archiefbescheiden” |
| Onderbouwing generiek | Memorie van toelichting Archiefwet 1995 (§ 2.1): “Juist in de archieven is vastgelegd op welke wijze de overheid zich in politieke en bestuurlijke zin heeft beziggehouden met de samenleving. In ons staatsbestel rust dan ook op de overheid de plicht haar archieven in beginsel open te stellen voor de burger” |
| Richtlijn inzake het hergebruik van overheidsinformatie (1): “Documenten die zijn voortgebracht door openbare lichamen van lidstaten, vormen een enorme en diverse en waardevolle hoeveelheid bronnen die de kenniseconomie ten goede komen” |
| Meer informatie | 'Samenwerken op weg naar duurzaam toegankelijke overheidsinformatie' |