| IRMA-V1 | Metadata |
| Stelling | Informatie zonder metadata is waardeloos |
| Beschrijving | Metadata of metagegevens zijn “gegevens over gegevens”, ze zeggen iets over informatie. Metagegevens zijn enerzijds onmisbaar om informatie te kunnen delen, vinden, interpreteren, beheren, te relateren en te beveiligen, anderzijds om de (inhoudelijke) eigenschappen van een informatie-element vast te leggen of toe te kennen. De doelen van de metadata zijn meerledig; aan de hand van de metadata kan worden aangetoond dat informatie authentiek en integer is, is de context duidelijk (informatie te interpreteren), wordt informatie toegankelijk en vindbaar en kan de informatie beheerd worden. Ook metadata van technische aard zijn nodig om bijvoorbeeld de juiste applicatie te openen |
| Rationale | Informatie kan niet worden gevonden, geïnterpreteerd en beheerd zonder de juiste metadata. De informatie is dan ook niet aantoonbaar authentiek en integer, waardoor er niet kan worden verantwoord. Het is dan ook van primair belang dat informatie reeds bij ontvangst en opmaak de juiste metadata mee krijgt. Veel metadata kan niet achteraf alsnog worden toegevoegd |
| Implicaties | Metadata dient op het moment van ontvangst of creatie zoveel mogelijk goed te worden vastgelegd. Om de semantische interoperabiliteit tussen applicaties te garanderen is het van belang dat alle gemeentelijke applicaties gebruik maken van dezelfde metadataset zodat ze “dezelfde taal” spreken |
| Eisen | Betrouwbaarheid, Toegankelijkheid, Vindbaarheid |
| Wettelijke onderbouwing | Archiefregeling (Artikel 19, Lid 1): “De zorgdrager legt een metagegevensschema zoals bedoeld in NEN-ISO 23081:2006 vast” |
| Archiefregeling (Artikel 19, Lid 2): “De zorgdrager koppelt aan archiefbescheiden metagegevens waarvan te allen tijde de aspecten, bedoeld in Artikel 17 [van de Archiefregeling, inzake context en authenticiteit] kunnen worden herleid” |
| Archiefregeling (Artikel 20, Lid 1, Sub A): “De zorgdrager zorgt ervoor dat het archiveringssysteem de toegankelijke staat van archiefbescheiden waarborgt, zodanig dat elk van de archiefbescheiden binnen een redelijke termijn kan worden gevonden aan de hand van de daaraan gekoppelde metagegevens“ |
| Archiefregeling (Artikel 24): “[Aan de metagegevens van digitale archiefbescheiden] koppelt de zorgdrager […] metagegevens aan de hand waarvan te allen tijde gegevens over het navolgende kunnen worden herleid: a) de oorspronkelijke technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan [en] b) de actuele technische aard van de digitale archiefbescheiden, alsmede van de hard- en softwareomgeving daarvan, zodanig dat reproductie ervan te allen tijde mogelijk is |
| Onderbouwing generiek | NEN-ISO 23081-1 (§ 5.1): “Metagegevens ondersteunen het bedrijfsproces en de processen voor informatie- en archiefbeheer door: a) archiefbescheiden als bewijs te beschermen en de toegankelijkheid en bruikbaarheid van archiefbescheiden door de tijd te waarborgen b) het begrijpen van archiefbescheiden mogelijk te maken c) de bewijswaarde van archiefbescheiden te ondersteunen en te waarborgen d) te helpen om de authenticiteit, betrouwbaarheid en integriteit van archiefbescheiden te waarborgen e) de toegang, privacy en rechten te ondersteunen en te beheren f) efficiënt terugvinden te ondersteunen g) strategieën voor interoperabiliteit te ondersteunen door een bindende vastlegging van archiefbescheiden mogelijk te maken die zijn aangemaakt in diverse technische en bedrijfsomgevingen en de duurzaamheid van deze archiefbescheiden te ondersteunen zolang dit nodig is h) te voorzien in logische koppelingen tussen archiefbescheiden en de context waarin ze zijn aangemaakt en het op een gestructureerde, betrouwbare en betekenisvolle manier onderhouden van deze archiefbescheiden i) de identificatie te ondersteunen van de technologische omgeving waarin archiefbescheiden zijn aangemaakt of opgenomen en het beheer van de technologische omgeving waarin ze worden onderhouden zodat authentieke archiefbescheiden kunnen worden gereproduceerd zolang deze archiefbescheiden nodig zijn j) het ondersteunen van een efficiënte en geslaagde migratie van archiefbescheiden van een omgeving of computerplatform naar een ander(e) of een behoud strategie |