Minimale Metadataset & MDTO metadata

Verschillende metadatasets

De Minimale Metadataset wordt binnen de gemeente Den Haag gebruikt voor:

Alle op termijn te vernietigen informatie;
Alle eeuwig te bewaren informatie tot aan het moment van overbrenging aan het HGA.

De Minimale Metadataset wordt gebruikt voor de fase wanneer gemeentelijke informatie van belang is voor het ondersteunen van de bedrijfsvoering.

De MDTO-metadataset (Metagegevens Duurzaam Toegankelijke Overheidsinformatie) wordt binnen de gemeente Den Haag gebruikt voor:

Alle eeuwig te bewaren informatie ná overbrenging aan het HGA.

De MDTO metadataset wordt gebruikt voor de fase wanneer gemeentelijke informatie van belang is voor cultuur-historisch onderzoek.

Uitleg over Minimale Metadataset

De Minimale Metadataset is opgedeeld in een vijftal verschillende niveaus die leiden tot 21 velden, te weten:

Informatie-element niveau: “Datum”, “Documenttype”, “Onderwerp” en “Status”;
Zaak / dossier(zaak) niveau: “Einddatum”, “Gemeenschappelijk kenmerk”, “Resultaat(type)”, “Startdatum” en “Vertrouwelijkheid”;
Procesniveau: “Proces”, “Thema” en “Subthema”;
Behandelaarsniveau: “Accountnaam”, “Afdeling”, “Dienst”, “Functie” en “Naam behandelaar”;
Technische gegevens niveau: “Autorisaties”, “Bestandsformaat”, “Omvang” en “Unieke code”.

Bovenop de 21 verplichte minimale metadatavelden is er een viertal “verplicht indien van toepassing”-velden toegevoegd. Dit betreft: “Locatie”, “Persoon”, “Rechtspersoon” of “Vraagstuk”

Open DMS voegt standaard de volgende extra metadata (die géén onderdeel van de Minimale Metadataset zijn) toe:

Informatie-element niveau: “Documentnummer”;
Versieniveau: “Auteur”, “Bewerkt op”, “Gemaakt op”, “Laatst bewerkt door” en “Typist”.

Uitleg over MDTO

De MDTO metadataset is opgedeeld in zogenaamde “klassespecificaties”, te weten:

Object: een fysiek, digitaal of conceptueel ding in de werkelijkheid dat van belang is voor een organisatie;
Informatieobject: een op zichzelf staand geheel van gegevens met een eigen identiteit;
Locatie: fysieke plaats in de ruimte;
Actor: persoon, groep, organisatie of functionaris;
Bedrijfsactiviteit: een taak die wordt uitgevoerd door een organisatie;
Bestand: een geordende verzameling van gegevens in elektronische vorm, die door een elektronisch apparaat onder één naam kan worden behandeld en aangesproken.

Vergelijking Minimale Metadataset en MDTO op hoofdniveau

De Minimale Metadataset kent een andere indeling op hoofd niveau. Deze niveau's zijn echter wel te matchen. Door een andere indeling zitten enkele metadata-elementen verspreid, maar dit is geen beletsel om een fit/gap te maken:

#	Metagegevenniveau MMS	Metagegevenniveau MDTO	FIT/GAP
-	Informatie-element niveau	Bestand, Object	FIT
-	Zaak / dossier(zaak) niveau	Informatieobject	FIT
-	Procesniveau	Bedrijfsactiviteit	FIT
-	Behandelaarsniveau	Actor, Informatieobject	FIT
-	Technische gegevens niveau	Bestand	FIT
-	V.I.V.T. niveau	Actor, Locatie, Object	FIT
-	Open DMS niveau	Actor, Bestand, Informatieobject	FIT

Vergelijking Minimale Metadataset en MDTO op specifiek niveau

Minimale metadata op informatie element (document / data) niveau

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
1	Datum	checksumDatum / termijnStartdatumLooptijd	FIT
2	Documenttype	gerelateerdInformatieobjectTypeRelatie / identificatieKenmerk	FIT
3	Onderwerp	naam	FIT
4	Status	beperkingGebruikNadereBeschrijving / beperkingGebruikDocumentatie	FIT

Minimale metadata op zaak / dossier(zaak)niveau

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
5	Einddatum	termijnEinddatum / dekkingintijdEinddatum	FIT
6	Gemeenschappelijk kenmerk	gerelateerdInformatieobject / identificatiekenmerk	FIT
7	Resultaat	eventResultaat / eventType / waardering	FIT
8	Startdatum	termijnStartdatumLooptijd	FIT
9	Vertrouwelijkheid	beperkingGebruik	FIT

Minimale metadata op procesniveau

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
10	Proces	activiteit / naam	FIT
11	Thema	classificatie / isOnderdeelVan / gerelateerdInformatieobjectTypeRelatie	FIT
12	Subthema	classificatie / isOnderdeelVan / gerelateerdInformatieobjectTypeRelatie	FIT

Minimale metadata m.b.t. de behandelaar

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
13	Accountnaam	eventVerantwoordelijkActor / naam / archiefvormer / identificatieKenmerk	FIT
14	Afdeling	archiefvormer / naam	FIT
15	Dienst	archiefvormer / naam	FIT
16	Functie	archiefvormer / naam	FIT
17	Naam behandelaar	archiefvormer of eventVerantwoordelijkActor	FIT

Minimale metadata m.b.t. de technische gegevens

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
18	Autorisaties	beperkingGebruik	FIT
19	Bestandsformaat	bestandsformaat / bestand	FIT
20	Omvang	omvang	FIT
21	Unieke code	identificatieKenmerk	FIT

Minimale metadata m.b.t. entiteiten (let op: verplicht indien van toepassing!)

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
22A	Locatie	dekkingInRuimte / identificatieBron	FIT
22B	Persoon (BSN #)	identificatieKenmerk / betrokkeneTypeRelatie / identificatieBron	FIT
22C	Rechtspersoon (RSIN #)	identificatieKenmerk / identificatieBron	FIT
22D	Vraagstuk	event	FIT

Extra metadata die standaard door Open DMS worden gegenereerd

#	Metagegeven MMS	Metagegeven MDTO	FIT/GAP
23	Uniek documentnummer	raadpleeglocatie / raadpleeglocatieOnline / URLBestand / identificatieBron / identificatieKenmerk	FIT
24	Auteur	archiefvormer / eventVerantwoordelijkActor	FIT
25	Bewerkt op	checksumDatum / eventTijd	FIT
26	Gemaakt op	checksumDatum / eventTijd	FIT
27	Laatst bewerkt door	checksumDatum / eventTijd	FIT
28	Typist	archiefvormer / eventVerantwoordelijkActor	FIT

Bron MDTO: Metagegevensschema Nationaal Archief
Bron Minimale Metadataset: Minimale Metadatadataschema Gemeente Den Haag