III: Bijlage concretiserende laag binnen IRMA

De concretiserende laag van IRMA vertaalt de uitgangspunten uit de fundamentele laag naar concrete, samenhangende en toepasbare uitwerkingen voor de dagelijkse praktijk. In deze laag worden conceptuele afspraken vastgelegd in modellen en overzichten die direct gebruikt kunnen worden bij het ontwerpen, inrichten en beheren van processen, systemen en informatie.

De concretiserende laag kent een holistische benadering

Het metadatamodel (metadataset), het datamodel en Informatieplattegrond vormen samen één integraal geheel en kunnen niet los van elkaar worden gezien of toegepast.

Integraal geheel van drie samenhangende onderdelen

Binnen de concretiserende laag zijn drie kernonderdelen onderscheiden die elkaar wederzijds versterken:

Informatieplattegrond

De Informatieplattegrond biedt het overzicht en de context waarin metadata en data worden toegepast. De Plattegrond laat zien:

Welke informatieobjecten er zijn;
In welke processen en domeinen zij ontstaan en worden gebruikt;
Hoe informatie zich door de organisatie beweegt.

De informatieplattegrond verbindt het functionele organisatieniveau met de inhoudelijke en technische uitwerkingen in het metadatamodel en datamodel. Hierdoor wordt inzichtelijk waarom bepaalde metadata nodig zijn en waar deze toegepast worden.

Metadatamodel (Metadataset)

Het IRMA‑metadatamodel beschrijft welke metadata worden vastgelegd, wat deze betekenen en hoe zij worden toegepast op informatieobjecten. Het vormt de normatieve basis voor het beschrijven, beheren, terugvinden en archiveren van informatie. Het metadatamodel is in deze laag verder uitgewerkt met:

Stamtabellen

Beheerde lijsten met vaste waarden (zoals documenttypen, procestypen, rollen en organisatiedelen), die zorgen voor eenduidig en herbruikbaar gebruik van metadata.

Vertaaltabellen

Tabellen die relaties leggen tussen termen, waarden en structuren uit verschillende systemen, classificaties of processen. Hiermee wordt automatische toekenning en mapping van metadata mogelijk gemaakt.

Toelichtingen per metadataveld

Per veld is vastgelegd:

De betekenis en het doel;
De bron en het moment van vastlegging;
De wijze van vullen (automatisch of handmatig);
Of het veld verplicht of conditioneel is.

Het metadatamodel is een sleutelelement voor automatisch metadateren, waarbij metadata zoveel mogelijk systematisch en herleidbaar worden toegekend bij het ontstaan of wijzigen van informatie.

Datamodel

Het datamodel beschrijft hoe informatie en metadata technisch en logisch zijn gestructureerd en hoe deze zich onderling verhouden. Waar het metadatamodel de semantische betekenis vastlegt, concretiseert het datamodel deze betekenis in gegevensstructuren die door systemen kunnen worden geïmplementeerd. Het datamodel:

Borgt consistente vastlegging van metadata en data;
Ondersteunt koppelingen tussen systemen;
Maakt hergebruik en uitwisseling van informatie mogelijk;
Sluit logisch aan op het metadatamodel en is daarvan afgeleid.

Het datamodel en het metadatamodel zijn daarmee twee perspectieven op dezelfde werkelijkheid: betekenis en structuur.

Automatisch metadateren als samenbindend principe

Het automatisch metadateren vormt een belangrijk verbindend doel van de concretiserende laag. Juist door de samenhang tussen…:

De informatiecontext (Informatieplattegrond);
De betekenis van metadata (Metadatamodel);
De technische vastlegging (Datamodel),

… kunnen metadata betrouwbaar, herhaalbaar en grotendeels automatisch worden toegekend.

FITs en GAPs

Binnen de concretiserende laag worden expliciet FITs en GAPs vastgelegd:

FITs tonen waar bestaande systemen, processen en gegevensstructuren al aansluiten op IRMA;
GAPs maken duidelijk waar aanpassingen, aanvullende inrichting of verdere uitwerking nodig zijn.

Deze analyse ondersteunt gefaseerde implementatie, prioritering en doorontwikkeling van IRMA.

Doel en betekenis van de concretiserende laag

De concretiserende laag vormt de cruciale schakel tussen visie en uitvoering. Door de integrale benadering van metadataset, datamodel en informatieplattegrond:

Ontstaat één consistent referentiekader;
Wordt fragmentatie tussen beleid, organisatie en techniek voorkomen;
Wordt IRMA toepasbaar, uitlegbaar en toekomstbestendig.

De concretiserende laag maakt IRMA daarmee praktisch bruikbaar, zonder het samenhangende geheel uit het oog te verliezen.

Samengevat:

De concretiserende laag van IRMA vertaalt de uitgangspunten uit de fundamentele laag naar concrete en direct toepasbare uitwerkingen voor de praktijk. In deze laag worden conceptuele afspraken vastgelegd in modellen en overzichten die gebruikt worden bij het ontwerpen, inrichten en beheren van processen, systemen en informatie. De laag kent een holistische benadering: Informatieplattegrond, metadatamodel (metadataset) en datamodel vormen samen één integraal en onlosmakelijk geheel. Ze geven gezamenlijk inzicht in de context, betekenis en technische structuur van informatie. Het metadatamodel is uitgewerkt met onder andere stamtabellen, vertaaltabellen en veldtoelichtingen, die gezamenlijk automatisch metadateren mogelijk maken. Het datamodel concretiseert deze afspraken in gegevensstructuren voor systemen, terwijl de informatieplattegrond laat zien waar en waarom informatie ontstaat en wordt gebruikt. Daarnaast maakt de concretiserende laag inzichtelijk waar bestaande oplossingen aansluiten (FITs) en waar aanvullende maatregelen nodig zijn (GAPs). Zo vormt deze laag de verbindende schakel tussen beleid, organisatie en techniek en maakt zij IRMA praktisch toepasbaar en toekomstbestendig.