IV A: Informatieplattegrond: helder overzicht van gemeentelijke informatie

Binnen de gemeente Den Haag ontstaat dagelijks een enorme hoeveelheid (digitale) informatie. Deze informatie bevindt zich in systemen, op netwerkschijven, in de cloud, of soms nog in kasten en laden. Niet alles is goed beschreven of beheerd.

Hierdoor kan informatie zoekraken (niet makkelijk terugvindbaar), te vroeg of juist nooit worden vernietigd, of te laat worden overgebracht naar het Gemeentearchief. Dit brengt risico’s met zich mee voor naleving van wet- en regelgeving, openbaarheid en verantwoording.

Wat is de Informatieplattegrond?

De Informatieplattegrond brengt structuur aan in deze informatie. Het is een centraal en samenhangend overzicht van onder andere:

Alle gemeentelijke processen;
De informatie die daarbij hoort;
De verantwoordelijke proceseigenaren;
De systemen waarin die informatie ontstaat of wordt ontvangen;
De bewaartermijnen en wettelijke eisen.

Je kunt de Informatieplattegrond zien als de “ruggengraat” van de informatiehuishouding van Den Haag, want ordenen en beheren begint bij het inventariseren en inzicht krijgen in wat er in huis is.

Waarvoor wordt de Informatieplattegrond gebruikt?

De Informatieplattegrond helpt bij:

Het logisch “by design” inrichten van applicaties;
Het snel en betrouwbaar terugvinden van informatie;
Correct beheer (vernietiging en overbrenging);
Het voldoen aan wet- en regelgeving (zoals de Archiefwet, AVG en de Woo);
Het ondersteunen van de processen van de gemeente.

Daarnaast vormt de Informatieplattegrond de basis voor de Minimale Metadataset die inzicht biedt in de processen en informatieobjecten en sluit deze aan op landelijke standaarden en ontwikkelingen zoals Common Ground en zaakgericht werken.

Waarom is dit belangrijk?

Met de Informatieplattegrond is in één oogopslag duidelijk:

Welke informatie waar ontstaat (organogram);
Wie waarvoor verantwoordelijk is;
Hoe informatie correct wordt beheerd over diens gehele levenscyclus.

Hierdoor kan de gemeente beter sturen, verantwoorden en informatie delen, ook bij calamiteiten of informatieverzoeken. De focus ligt op processen in plaats van op applicaties, waardoor de aanpak toekomstbestendig is.

Samengevat:

De Informatieplattegrond geeft de gemeente Den Haag overzicht en grip op alle informatie. Het maakt duidelijk welke informatie waar ontstaat, wie waarvoor verantwoordelijk is, en hoe deze correct wordt beheerd gedurende de hele levenscyclus. Hierdoor ondersteunt het de processen van de gemeente, zorgt het voor snelle vindbaarheid en correct beheer van informatie, en helpt het voldoen aan wet- en regelgeving. Het vormt bovendien de basis voor de Minimale Metadataset en sluit aan op landelijke standaarden zoals Common Ground en zaakgericht werken.