Entiteits Relatie Diagram

Het ERD ('entiteits relatie diagram', ook wel 'datamodel') voor de informatiehuishouding van de Gemeente Den Haag is gebaseerd op het 'Minimale Metadataschema'. Het geeft in feite aan hoe het metadataschema is opgebouwd en hoe de velden zich met elkaar verhouden. Het ERD is de basis voor de inrichting van het Document Management Systeem en de 'by design' inrichting van de honderden gemeentelijke vak-, zaak- en procesapplicaties.

Het ERD draagt bij aan het automatiseren van het metadateren van de gemeentelijke informatie. De Product Owner DMS wil de gebruikers van de gemeentelijke applicaties namelijk bij de uitoefening van hun taken 'ontzorgen' en informatie op het moment van ontvangst of creatie direct uniform én volledig en in zijn geheel automatisch metadateren. Tevens wil hij zorgen dat alle applicaties “dezelfde taal” spreken, of te wel: zij worden 'semantisch interoperabel' gemaakt.

Het streven is de vak-, zaak- en procesapplicaties aan te sluiten op het DMS. Een vak-, zaak- en procesapplicatie is goed uitgerust om een proces of zaak af te handelen, maar is doorgaans niet geschikt om de informatie die voortkomt uit die processen of zaken te beheren. Het DMS is uitermate geschikt voor het beheer van die informatie. Het DMS regelt tevens centraal de overbrenging van eeuwig te bewaren (erfgoed) informatie naar het e-depot van het Haags Gemeentearchief en de geanonimiseerde proactieve publicatie i.h.k.v. de Wet Open Overheid.

Zodoende hoeven de vak-, zaak- en procesapplicaties géén rekening te houden met bewaar- en vernietigingsregimes, overbrenging naar het H.G.A. en de WOO. Wanneer de applicaties de informatie De applicaties dienen louter de juiste en volledige metadata door te geven wanneer de informatie die voortkomt uit de processen en zaken wordt opgeslagen in het DMS.

Voor een beter leesbare versie zie (rechtstreeks) Entiteits Relatie Diagram (concept)