Wat hebben wij inmiddels bereikt?

Op basis van het 'Strategisch Beleidskader Informatiebeheer 2021-2025', het 'Tactisch kader Informatiebeheer 2021-2025' en IRMA heeft de gemeente Den Haag een nieuwe koers ingeslagen voor haar totale informatiehuishouding. Hieronder volgt een opsomming van de zaken die tot nu toe bereikt zijn:

Er is een vastgestelde domeinarchitectuur die ongeacht de bestuurslaag bruikbaar is voor het vakgebied informatiebeheer en gegevensmanagement, zie ook de achtergrondinformatie over bestuurslaag- en domeinarchitecturen;
IRMA is door de VNG als “best practice” benoemd en wordt toegevoegd aan GEMMA;
Er vinden gesprekken plaats met de VNG en Logius om de Haagse stamtabellen tot landelijke standaard te verheffen zodat alle Nederlandse gemeenten deze kunnen gebruiken;
Wij zijn inmiddels in staat om alle informatie die de GDH ontvangt dan wel genereert automatisch uniform te metadateren met 46 metadatavelden. Dit betreft de 21 verplichte + 1 verplicht indien van toepassing velden van de Minimale Metadataset en 24 "bonus" metadatavelden die automatisch door het DMS worden gegenereerd én die zijn vastgelegd in de Informatieplattegrond. Het automatisch metadateren ontzorgt de gebruiker (die hoeft geen metadatavelden meer in te vullen) en geeft meerwaarde aan de organisatie (informatie wordt conform wet- en regelgeving uniform ingevuld);
IRMA heeft een brug geslagen met de andere disciplines (o.a. privacy, security, architectuur) waardoor er een beter onderling begrip en samenwerking is ontstaan: samen doelen nastreven i.p.v. apart mogelijk afwijkende doelen afstreven;
Producten die voortkomen uit IRMA (Minimale Metadataset, ERD en Informatieplattegrond) zijn inmiddels binnen de gemeente by design “verplichte kost” wanneer applicaties worden vervangen. Daarmee voldoen alle gemeentelijke applicaties op termijn aan de eisen en voorwaarden zoals vastgelegd in IRMA. Inmiddels worden SharePoint, Open Zaak en IRIS (postregistratieapplicatie) bijvoorbeeld ingericht met de Minimale Metadataset waardoor informatie uniform beheerd en ontsloten kan worden;
In de Informatieplattegrond zijn inmiddels 1300 processen van de gemeente Den Haag vastgelegd en in zijn totaliteit uitgewerkt, m.a.w. alle processen zijn voorzien van de dienstophanging, proceseigenaar, proces- en resultaattypen, (sub)thema's, ZTC, RGBZ, UPL, vertrouwelijkheidsniveau's, wettelijke kaders, informatie over de processen zelf, WOO-categorie, documenttype, risiconiveau en een overzicht van alle applicaties waarin de informatie voortkomend uit die processen wordt ontvangen dan wel gegenereerd;
D.m.v. de Informatieplattegrond is inzicht verkregen in de gemeentelijke processen waardoor per proces de juiste beheersmaatregelen zijn genomen;
D.m.v. de Informatieplattegrond is inzicht verkregen in het percentage processen dat altijd te vernietigen is of mogelijk eeuwig te bewaren;
D.m.v. de Informatieplattegrond is inzicht verkregen in het percentage processen dat in aanmerking komt voor proactieve geanonimiseerde publicatie i.h.k.v. de WOO;
D.m.v. het koppelen van één of meerdere producten of diensten middels de Uniforme Productnamen Lijst (UPL) aan elke unieke procesnaam zoals vastgelegd in de Informatieplattegrond is de Haagse producten- en dienstencatalogus ontstaan;
Het 'AVG-Verwerkingsregister' is recentelijk integraal onderdeel geworden van de Informatieplattegrond. Dit i.s.m. Expertisecentrum Privacy;
De gemeente heeft actief meegewerkt aan het ontwikkelen van een methodiek voor e-mailarchivering. Door middel van een real life demo e-mailarchivering is aangetoond dat de methodiek ook praktisch uitvoerbaar is. Er wordt momenteel een tweede PoC uitgevoerd om te onderzoeken of de methodiek ook uitvoerbaar is met reeds aanwezige kantoorautomatisering;
Het College heeft ingestemd met een tijdelijke werkwijze voor het beheer van SMS- en Whatsappberichten voor vertrekkende leden van het college en sleutelfiguren binnen de gemeente;
Uit een nulmeting blijkt dat de gemeente Den Haag inmiddels voor 70% voldoet aan de eisen die de Woo stelt aan het actief openbaar maken van informatie. Voorbeelden hiervan zijn het subsidieregister, een overzicht van alle subsidies die de gemeente sinds 2012 verstrekt. Of de Wob- en Woo-besluiten, die alhier te vinden zijn of de jaarlijkse gemeentebegroting;
De gemeente Den Haag publiceert momenteel 382 datasets als vrij beschikbare data, zoals data over de openbare ruimte, geografische data, statistieken over de bevolking en over toekomstige ontwikkelingen. Ook is er een Algoritmeregister gepubliceerd, aangezien de gemeente Den Haag hierover transparant wil zijn;
Samen met de Expertisecentra Privacy, Security, Architectuur en Data en AI werken we aan een integrale campagne “Informatiebewust werken”, om zo de vertrouwelijkheid, integriteit en beschikbaarheid van informatie effectief en duurzaam te waarborgen. Alle ambtenaren dienen een samenhangend verhaal te krijgen over de juiste omgang met informatie én daarbij ook te ervaren wat dit betekent voor hun werk. Zorgvuldig slaat in dit geval op het bewust, ethisch verantwoord en integer omgaan met informatie en systemen. De focus ligt op de kennis van de ambtenaren vergroten, en de houding en het gedrag daarbij positief veranderen;
Niet alleen bij bovenstaande bewustwordingscampagne werkt informatiebeheer nauw samen met andere expertises. Steeds vaker zoeken we de samenwerking met Privacy, Security, Data en AI, Architectuur en anderen op om samen te werken aan verbetering van de informatiehuishouding. Zo voert Informatiebeheer dit jaar bijvoorbeeld samen met Data en AI een kwaliteitsmeting uit;
Uit het 'Interbestuurlijk toezicht Zuid-Holland' blijkt dat de gemeente Den Haag in 2022 vrijwel geheel voldeed aan de eisen uit de Archiefwet.