Enerzijds willen we met de nieuwe versie van het document management systeem de gebruiker tegemoet komen, anderzijds willen we voldoen aan de vigerende wet-en regelgeving met betrekking tot (onder andere) informatiebeheer. Gebruiksvriendelijkheid en governance staan soms lijnrecht tegenover elkaar, omdat het voldoen aan regelgeving vaak extra handelingen vereist, denk hierbij bijvoorbeeld aan het toevoegen van metadata. Door het slim toepassen van enkele nieuwe mogelijkheden, hebben we deze handmatige gebruikershandelingen kunnen reduceren.

Het nieuwe DMS werkt volgens een zaakgerichte structuur. Dit wil zeggen een manier van werken die zich richt op het goed en transparant afhandelen van ‘zaken.’ Een zaak is in dit verband een samenhangende hoeveelheid werk, met een duidelijke aanleiding en een duidelijk resultaat. Door metadata op te nemen in een ERD en FlexFolders is het mogelijk om automatisch te metadateren. De gebruiker sleept een document naar een zaak en ruim twintig essentiële metadatavelden worden automatisch ingevuld.

Hieronder de ERD simplistisch weergegeven.

Op deze pagina kunt u per onderwerp de metadata terugvinden.

Heeft u een vraag? Neem gerust contact met ons op