{{fa>ge?48&align=right}}

======Metadataschema "bonus"-velden======

[[metadatavelden|Hier]] vindt u een uitwerking van het vastgestelde 'Minimale metadataschema'. Wanneer de informatie indirect via een proces-, zaak- of vakapplicatie of direct via een individuele gebruiker in DMS belandt, wordt er echter automatisch een aantal extra velden gegenereerd en vastgelegd. 

Daarnaast is er binnen de gemeentelijke informatiebeheerketen een [[informatieplattegrond|Informatieplattegrond]] ontwikkeld, waarin alle gemeentelijke processen zijn vastgelegd. Doordat de procesnaam geldt als unieke "sleutel" kunnen de gegevens die hieraan gelieerd zijn ook automatisch als metadatavelden worden toegevoegd wanneer daar behoefte aan is.

Hieronder vindt u een uitwerking van de "bonus" velden die automatisch en uniform bovenop de minimaal vereiste metadata kunnen worden toegevoegd. Alhoewel deze velden voor de gemeente Den Haag niet verplicht maar optioneel zijn t.b.v. het beheer van haar te vernietigen en mogelijk te bewaren informatie (tot aan overbrenging) konden wij het niet laten om deze "bonus" metadatavelden te koppelen aan de eisen en voorwaarden zoals vastgelegd in IRMA.

====Metadata die standaard door het DMS worden gevuld op documentniveau (géén onderdeel Minimale Metadataset)====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**23**|**Documentnummer**|Identifier van het informatie element dat is opgeslagen en ontsloten in het DMS|Garanderen dat elk informatie object slechts één unieke sleutel heeft|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Integriteit|Integriteit]]|DMS|Nee|

|< 100% >|
|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS wordt het metadataveld "Uniek documentnummer" (#23) automatisch gegenereerd.//|

====Metadata die standaard door het DMS worden gevuld op versieniveau van een document (géén onderdeel Minimale Metadataset)====

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**24**|**Auteur**|Geeft de auteur van het informatieobject aan|Legt de auteur per versie van het document vast, t.b.v. authenticiteit |[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|Active directory|Ja|
^**25**|**Bewerkt op**|Geeft een mutatie aan|Legt elke mutatie vast in de historie van het document|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|DMS|Ja|
^**26**|**Gemaakt op**|Geeft de creatiedatum aan|Legt de creatiedatum vast|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|DMS|Ja|
^**27**|**Laatst bewerkt door**|Geeft de laatste gebruiker aan, die een mutatie heeft doorgevoerd|Vastlegging wie wat en wanneer met de informatie heeft gedaan|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|Active directory|Ja|
^**28**|**Typist**|Geeft een uniek ID van een gebruiker weer|Legt betrouwbaar de laatste gebruiker vast|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|Active directory|Ja|
^**29**|**Versienummer**|Bijhouden van verschillende fases van informatie tijdens diens levenscyclus|Verschil qua inhoud tussen de versies van hetzelfde informatie element duiden|[[Betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[Authenticiteit|Authenticiteit]]|DMS|Nee|

|^//Nadere specificatie: Binnen Open DMS worden de metadatavelden "Auteur" (#24), "Bewerkt op" (#25), "Gemaakt op" (#26), "Laatst bewerkt door" (#27), "Typist" (#28) en "Versienummer" (29) automatisch gegenereerd.//|

====Metadata die standaard kan worden aangevuld d.m.v. de Informatieplattegrond (géén onderdeel Minimale Metadataset)====

Op basis van de gegevens die zijn vastgelegd in de [[informatieplattegrond|Informatieplattegrond]] kunnen automatisch extra metagegevens worden toegevoegd. Hierbij geldt de [[stamtabelproces|unieke procesnaam]] als "sleutel" om deze gegevens op te halen. 

|< 100% 3% 14% 21% 21% 12% 12% 12% >|
^**#**^**Metagegeven**^**Omschrijving**^**Doel**^**Eis**^**Voorwaarde**^**Gevuld door**^**Tabel**^
^**30**|**ZTC**|Zaaktypebenaming, gebaseerd op VNG voorbeeld ZTC maar uitgewerkt door de GDH|Benodigd voor het kunnen vertalen van een unieke zaaktypebenaming naar een unieke procesbenaming zodat de informatie die voortkomt uit een zaakapplicatie ook beheerd kan worden (de vigerende en oudere Selectielijsten zijn hiervoor niet uitgerust)|[[Herbruikbaarheid|Herbruikbaarheid]]|[[Ordening|Ordening]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelztc|Ja]]|
^**31**|**RGBZ**|Referentiemodel Gemeentelijke Basisgegevens Zaken benaming. Zie ook de [[https://www.gemmaonline.nl/index.php/Procesarchitectuur_Processenlandschap|'Procesarchitectuur Processenlandschap' vanuit GEMMA]]|Vastleggen of het een "sturend", "uitvoerend" of "ondersteunend" proces betreft. Tevens van belang voor het bepalen van het risiconiveau van de informatie die voortkomt uit een zaak / proces|[[Herbruikbaarheid|Herbruikbaarheid]]|[[Ordening|Ordening]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelzaaktypen|Ja]]|
^**32**|**UPL**|Uniforme Productnamen Lijst, gebaseerd op de [[https://standaarden.overheid.nl/owms/oquery/UPL-gemeente.plain|UPL van gemeenten]] maar verder uitgewerkt door de GDH|Uit elk(e) gemeentelijk(e) proces / zaak volgt minimaal één product of dienst, deze worden vastgelegd in de UPL. Daarmee heeft de GDH ook haar producten- en dienstencatalogus op orde|[[Herbruikbaarheid|Herbruikbaarheid]]|[[Ordening|Ordening]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelupl|Ja]]|
^**33**|**Applicaties**|Duiding in welke applicaties informatie voortkomend uit het desbetreffende proces wordt ontvangen dan wel gegenereerd|Bij vervanging of upgrades van (legacy)applicaties die nog niet op het DMS zijn aangesloten dient te worden bekeken welke beheersmaatregelen met de informatie die voortkomt uit die applicaties moeten worden genomen|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|Ja (applicatieregister)|
^**34**|**WOO-categorie**|Duiding of de informatie die voortkomt uit het proces wel of niet geoormerkt is met een WOO-categorie, gebaseerd op [[https://vng.nl/sites/default/files/2021-03/handreiking-van-wob-naar-woo.pdf|'Handreiking WOO']] van de VNG|Uit eigen beweging openbaar maken van informatie i.h.k.v. de WOO|[[betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]|[[integriteit|Integriteit]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelplooicategorieen|Ja]]|
^**35**|**Proceseigenaar**|Duiding wie verantwoordelijk is voor de informatie die voortkomt uit een proces|Dient toestemming aan de gemeentelijke informatiebeheerketen te geven voor vernietiging / overbrenging van informatie waar de proceseigenaar voor verantwoordelijk is|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[vernietiging|Vernieting]]|Informatieplattegrond|Ja|
^**36**|**Risiconiveau**|O.b.v. toegekende bewaar- en vernietigingstermijnen, WOO-categorieën, vertrouwelijkheidsniveau, persoonsgegevens en R.G.B.Z. wordt automatisch bepaald of een proces een laag, midden of hoog risiconiveau heeft|Van belang bij het uitfaseren / upgraden van (niet op DMS aangesloten) legacy sytemen en wat het beheerregime wordt van de informatie die voortkomt uit die applicaties|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[vernietiging|Vernieting]]|Informatieplattegrond|Ja|
^**37**|**Wettelijke kaders**|Duiding of een proces wel of niet uitgevoerd wordt i.h.k.v. wet- en regelgeving|Van belang voor het beheerregime van de informatie die voortkomt uit een zaak of proces|[[betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]], [[vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[context|Context]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|Ja|
^**38**|**Privacygegevens**|Duiding of de informatie die voortkomt uit de gemeentelijke processen / zaken privacygegevens bevat i.h.k.v. de AVG, zie ook [[https://gdpr-text.com/nl/read/article-30/|Artikel 30 AVG 'Register van Verwerkingsactiviteiten']]|Verwerkingsregister (wettelijke verplichting) kunnen vullen (verantwoordelijkheid EC Privacy). Tevens van belang voor het bepalen van het risiconiveau van de informatie die voortkomt uit een zaak / proces|[[Herbruikbaarheid|Herbruikbaarheid]], [[veiligheid|Veiligheid]]|[[Ordening|Ordening]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|Nee (vinkje aan/uit)|
^**39**|**Verwerkingsverantwoordelijke**|Een natuurlijke persoon of rechtspersoon, een overheidsinstantie, een dienst of een ander orgaan die/dat ten behoeve van de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt (Artikel 4, Lid 8 AVG)|Duiding wie eindverantwoordelijk is voor het verwerken van persoonsgegevens. Let op: dit is dus niet een "gewone" medewerker maar bijvoorbeeld de Burgemeester|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelverwerkingsverantwoordelijke|Ja]]|
^**40**|**Grondslag AVG**|Duiding van de reden waarom de verwerkingsverantwoordelijke persoonsgegevens verwerkt i.h.k.v. de AVG|Ter voorkoming van onterechte inbreuk van de privacy van personen|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelgrondslagavg|Ja]]|
^**41**|**Categorieën betrokkenen**|Overzicht van welke "groep" mensen persoonsgegevens worden verwerkt|Verplichting vanuit de AVG over wie persoonsgegevens worden vastgelegd|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelbetrokkenen|Ja]]|
^**42**|**Gemeenschappelijke verwerwerkings verantwoordelijke**|Aanduiding "waarom" en "hoe" persoonsinformatie  |AVG|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelgezamelijkeverwerkingsverantwoordelijke|Ja]]|
^**42**|**Categorieën ontvangers**|De (mogelijke) ontvangers van persoonsgegevens vanuit de GDH|Inzicht geven aan wie mogelijk persoonsgegevens worden verstrekt|[[ve3ligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelontvangers|Ja]]|
^**44**|**Categorieën persoonsgegevens**|Aanduiding wat voor soort algemene en specifieke persoonsgegevens van een persoon (kunnen) worden vastgelegd|Specificatie om wat voor soort persoonsgegevens het gaat zodat de organisatie kan duiden of of deze gegevens zijn opgeslagen conform het doel waarvoor deze zijn opgeslagen|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|[[stamtabelpersoonsgegevens|Ja]]|
^**45**|**Doorgifte naar derde landen/internationale organisaties**|Het "beschermingsniveau" van de AVG moet "meereizen" wanneer de gegevens doorgegeven worden naar landen / organisaties waarvoor de AVG niet geldt (zie artikel 3 en hoofdstuk 5 van de AVG)|De bescherming die mensen in de EU hebben onder de AVG en andere wetten, mag niet omzeild worden als hun gegevens de EU verlaten, zijn extra beveiligingsmaatregelen benodigd?|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|Nee, vinkje|
^**46**|**(Pre-)DPIA**|Data Privacy Impact Assesment, zie ook de [[begrippen|begrippenlijst]]|Is er wel of geen DPIA-toets uitgevoerd voor de applicaties die dit proces ondersteunen?|[[veiligheid|Veiligheid]]|[[openbaarheid|Openbaarheid]], [[vernietiging|Vernietiging]]|Informatieplattegrond|Nee, vinkje|
^**47**|**Informatie**|Omschrijving van het proces. Wat zijn de (wettelijke) taken? Welke elementen zitten in het proces?|Extra aanvullende informatie over het proces|[[Vindbaarheid|Vindbaarheid]]|[[Context|Context]]|Informatieplattegrond|Nee|

|^//Nadere specificatie: metadatavelden #30 t/m #47 kunnen automatisch worden gegenereerd doordat de procesnaam (#10) de unieke sleutel is die is vastgelegd in de Informatieplattegrond waaraan genoemde metadatavelden zijn gelieerd.   //|