{{mdi>table-edit?48&align=right}}

=====III: IRMA in één oogopslag=====

IRMA is een samenhangend geheel van kaders, modellen en instrumenten. De kern is dat IRMA strategische uitgangspunten verbindt met de concrete inrichting en uitvoering van de informatiehuishouding volgens het ‘by design’-principe. Daarbij stelt IRMA van bovenaf de normen vast en sluit het van onderaf aan op de praktijk.

|< 100% >|
|**1: Het fundament: doel & scope**|

IRMA richt zich op de volledige levenscyclus van informatie: 

  * Ontstaan en ontvangst;
  * Gebruik en beheer;
  * Delen en openbaar maken;
  * Beheer, vernietiging of blijvende bewaring.

De scope is organisatiebreed:

  * Alle processen;
  * Alle informatietypen ongeacht diens verschijningsvorm (documenten, data, dossiers);
  * Alle informatiesystemen en applicaties;
 
Met IRMA wordt informatie gezien als een integraal strategisch middel, en niet als een los beheer- of archiefvraagstuk.

|< 100% >|
|**2: De normerende laag: eisen en voorwaarden**|

|< 100% >|
|//2 A: IRMA‑eisen (wat moet informatie zijn?)//|

  - [[:toegankelijkheid|Toegankelijkheid]]
  - [[:vindbaarheid|Vindbaarheid]]
  - [[:betrouwbaarheid|Betrouwbaarheid]]
  - [[:veiligheid|Veiligheid]]
  - [[:duurzaamheid|Duurzaamheid]]
  - [[:herbruikbaarheid|Herbruikbaarheid]]
  - [[:volledigheid|Volledigheid]]

Deze eisen zijn afgeleid van wet‑ en regelgeving, organisatiedoelen en de primaire processen van de gemeente.

|< 100% >|
|//2 B: IRMA‑voorwaarden (wat is nodig om aan de 7 eisen te voldoen?)//|

Aan bovenstaande eisen zijn 10 voorwaarden gekoppeld:

  - [[:metadata|Metadata]]
  - [[:ordening|Ordening]]
  - [[:authenticiteit|Authenticiteit]]
  - [[:integriteit|Integriteit]]
  - [[:context|Context]]
  - [[:vernietiging|Vernietiging]]
  - [[:openbaarheid|Openbaarheid]]
  - [[:proces|Proces]]
  - [[:vorm|Vorm]]
  - [[:autorisaties|Autorisaties]]

Samen vormen de 7 eisen en 10 voorwaarden het normatieve kader van IRMA: ze duiden wat nodig is voor een goede gemeentelijke informatiehuishouding.

|< 100% >|
|**3: De modelmatige laag: structuur en samenhang**|

De kracht van IRMA zit in het feit dat het niet bij normen blijft, maar deze uitwerkt in verschillende praktisch toepasbare producten.

|< 100% >|
|//3 A: Informatieplattegrond//|

De Informatieplattegrond brengt o.a. samen:

  * Gemeentelijke processen;
  * Producten en diensten;
  * Zaaktypen;
  * Woo-categorie;
  * Informatie over het desbetreffende proces;
  * Procesverantwoordelijke;
  * Documenttypen;
  * Bewaartermijnen;
  * Applicaties.

Bij een goede, geordende informatiehuishouding staan gemeentelijke processen centraal, niet de applicaties. De Informatieplattegrond biedt inzicht en grip op de informatiehuishouding binnen de hele organisatie. Voor een uitgebreidere beschrijving, volg: [[https://irma.denhaag.nl/irmainformatieplattegrond|deze link]].

|< 100% >|
|//3 B: Metadatamodel//|

IRMA bevat een organisatiebrede Minimale Metadataset:

  * Vastgelegde set minimale metadatavelden;
  * Duidelijke definities en relaties;
  * Toegepast op zowel informatie als zaken/dossiers.

Metadata zijn hiermee geen keuze, maar zijn een essentieel verplicht onderdeel van de inrichting.

|< 100% >|
|//3 C: Datamodel//|

Het ERD (Datamodel) laat zien:

  * Hoe metadata, processen, documenten en zaken samenhangen;
  * Hoe systemen “dezelfde taal spreken”.

Het datamodel maakt semantische interoperabiliteit mogelijk en ondersteunt by design inrichting van applicaties.

|< 100% >|
|//3 D: Technische architectuur//|

Het federatieve technische architectuurmodel maakt het mogelijk om de informatiehuishouding organisatiebreed te sturen en te verbinden, terwijl systemen zelfstandig blijven functioneren.

|< 100% >|
|//3 E: Afwegingskader//|

Het afwegingskader beschrijft de verplichte functionele, technische en semantische aansluitvoorwaarden waaraan applicaties moeten voldoen bij aanschaf of vervanging.

|< 100% >|
|**4: De afwegingslaag: by design toepassen**|

IRMA fungeert expliciet als afwegingskader bij:

  * Nieuw beleid dat de gemeentelijke informatiehuishouding raakt;
  * Projectstart;
  * (Her)inrichting van processen/applicaties;
  * Aanschaf of vervanging van applicaties;
  * Wijzigingen aan applicaties.

IRMA bepaalt hierbij niet één oplossing, maar:

  * Welke keuzes gemaakt moeten worden;
  * Welke functionele, semantische en technische eisen minimaal gelden;
  * Hoe verantwoord afwijken kan worden onderbouwd.

Dit maakt IRMA sturend, maar niet star.

|< 100% >|
|**5: De operationele landing: werken met IRMA**|

In de praktijk landt IRMA via:

  * Verplichte toetsing bij projecten (by design);
  * Inrichting van gemeentelijke vak-, zaak- en procesapplicaties;
  * Automatische metadatering;
  * Aansluiting op landelijke standaarden (zoals Common Ground);
  * Samenwerking tussen IB, privacy, security, architectuur en IT.

Op deze manier zorgt IRMA ervoor dat de informatiehuishouding vanaf het begin goed wordt ingericht, in plaats van achteraf te moeten worden “gerepareerd”.

**Samengevat**:

|//De opzet van IRMA bestaat uit vier logisch samenhangende lagen: 1) Normatief: eisen en voorwaarden, 2) Modellerend: Informatieplattegrond, metadataset(s), datamodel en technische architectuur 3) Afwegend: kader voor keuzes en ontwerp en 4) Toepasbaar: ‘by design’ in processen en applicaties. IRMA is daarmee het raamwerk dat de randvoorwaarden voor een goede informatiehuishouding vastlegt. Het model laat zien hoe deze vervolgens is ingericht en een afwegingskader dat bewuste keuzes vanaf het ontwerp ondersteunt.//|